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办公室MM工作密技之无纸化传真全攻略


http://www.sina.com.cn 2006年02月21日 10:58 电脑报

  作者: 木土 梦梦

  商品发布会的邀请函发出去了吗?客户代表发来的产品数目确认函收到了吗?原材料供应公司的订单合同收到了吗?签字返还了吗?

  在繁忙、高效的商业来往中,传真,一种传递商务信息、合同的手段早已被广泛采用。不过,对于很多小型企业、办公室而言,出于成本考虑或业务范围,传真机并非必备产品。然而,当我们急需这种信息、合同的传递方式时,又该怎么办呢?请看我们聪明的Office Lady小雯如何搞定这个难题……

  方案一 废Modem当宝用,用Win XP实现无纸传真

  “既要节约硬件成本,又要减少对第三方软件的依赖”,这是老板对小雯提出的要求。还好,强大的Windows XP系统提供了传真功能,而闲置已久的Modem(也就是我们常说的调制解调器,俗称“猫”)则可以负责传真工作。小雯开始对 Modem进行功能的“二次开发”……

  方案优势:不用第三方软件的支持,充分利用了闲置设备。

  使用工具:Windows XP

操作系统、电脑、带传真功能的Modem

  对比传统:完全抛弃传真机,实现了Modem的再利用。

  在对硬件成本或软件成本有所控制的环境下,使用这一方案完全实现了传真的无纸化发送、管理,能将Windows中生成的文件直接通过Modem传送到对方的传真机上。

  1.安装Modem

  将Modem安装到电脑上。安装完成后,回到“控制面板”,双击“电话和调制解调器”图标,在弹出的“位置信息”窗口中填入本地区的区号,按下“确定”按钮。在弹出的窗口中,选择“调制解调器”标签,点击“属性→诊断→查询调制解调器”,如果看到反馈信息,说明Modem已正确安装,可以使用了。

  2.设置传真机

  Windows XP操作系统本身就集成了非常完善的传真功能,但默认安装方式中是没有传真机的,所以我们需要手动添加传真机(并非添加真正的传真机)。

  点击“开始→打印机和传真”,我们将会看到“打印机和传真”对话框,单击“设置传真”命令,Windows就会为我们安装和配置传真机的组件。安装完毕后,在“打印机和传真”对话框中就会多出一个名为“Fax”的图标,这说明传真机已经安装成功了。双击Fax图标,我们将看到“传真配置向导”,单击“下一步”,设置好传真的号码、电子邮件地址、电话号码等发件人信息,单击“下一步”按钮即可完成对传真的配置了。点击“完成”按钮,Windows将弹出“传真控制台”对话框,在该控制台中我们就可进行传真的收发控制了。

  3.收发传真

  在“传真控制台”窗口单击“文件→发送传真”,打开“传真发送向导”对话框。单击“下一步”按钮,填写收件人的信息,主要包括收件人的姓名和传真机的号码,然后单击“添加”按钮,将收件人信息添加至列表中。

  填写完毕后单击“下一步”按钮,在弹出的“准备首页”对话框中设定首页的格式和相关信息。Windows XP提供了四种模板供用户选择,使得用户可以按照模板的格式来设计传真。单击“发件人信息”按钮,填入个人信息后,单击“下一步”按钮选择发送时间以及优先级,即可进入下一页面预览传真效果。如果你对设计的传真感到满意,则可以单击“完成”按钮完成“传真发送向导”操作。

  此时,电脑将通过已经连接好并且正常工作的Modem开始发送传真,发送的进程可以从“传真监视器”对话框中查看(图1)。

办公室MM工作密技之无纸化传真全攻略

图1 Windows XP自带的传真监视器

  在Windows XP中,我们也可以利用Modem来接收传真。在“传真控制台”中依次选择“文件→立即接收传真”命令,即可开始接收传真。接收完成后,我们可以进入“传真控制台”的“收件箱”中进行查阅。

  方案总结

  本方案最大的特点便是将传真实现了无纸化管理,既节约了成本,又实现了企业提高效率的目标,因此具有很大的可行性。当然,这对于操作者的要求相对高了许多。

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