办公室MM工作密技之无纸化传真全攻略(2)

　　方案二　利用扫描仪，可以丢掉传真机

　　新的订购合同制定好了，得赶快将老板已经签好字、盖好章的文件传送给客户，但是这种已经打印出来的文件却不能通过“方案一”进行传真。怎么办?面对这个难题，小雯想到了采用第三方软件进行解决，再加上办公室里的扫描仪，就可以直接将扫描的内容通过传真发送到对方的传真机上。

　　方案优势:转真效果和利用传真机进行发送几乎一致，非常适合于发送有签字或盖章的合同。

　　使用工具:电脑、带传真功能的Modem、传真软件(Fax Machine，点击下载)

　　对比传统:转真效果几乎和传统方式完全相同，然而却不用传真机的支持。

　　发送有签字或盖章的合同、文书等文件时，这是除使用传真机外最好的办法，它能将文件“原汁原味”的发送给他人。在没有传真机，需要发送特殊文件的情况下，别忘了这个方法。

　　1.基本设置

　　在Fax Machine的主界面(图2)内单击“Settings(设置)”按钮进入设置对话框。进入“General(常规)”选项卡，对是否使用传真封面、是否打印报告等常用设置进行选择后，切换到“Scanner”和“Modem”选项卡可以对传真和调制解调器进行设置。

图2 Fax Machine的主界面

　　2.准备传真稿

　　将要传真的文件放入扫描仪，点击Fax Machine主界面的“Scan page(扫描页面)”按钮启动扫描引擎进行扫描。扫描完成后将会弹出传真预览窗口。按下“OK”按钮后，Fax Machine将把该图片保存在临时文件夹中，准备进行传真。

　　3.发送传真

　　回到Fax Machine主界面，点击“Send fax(发送传真)”按钮，打开传真发送对话框(图3)。输入传真接收方的姓名、公司和传真号码等信息并勾选“Use dailing prefix(在拨打对方传真号码前，先拨单位规定的要拨外线时先拨打的号码)”。如果需要发送传真封面还可以在“Cover page”中设定封面的主题和内容。

图3 Fax Machine主界面

　　最后，单击“Dial and send(拨号并发送)”按钮，软件便会将我们扫描的成果通过Modem发送出去了。

　　方案总结

　　这个方案能够将手写的文字等无法直接通过电脑传送的内容发送到对方的传真机中，这在企业需要签订协议等情况下比较适用。

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