文/贾燕枫

　　在Office家族的许多成员中，都提供了一个利用电子邮件传送文档的功能。例如：有一张需要公司内所有员工填写的表格，用以登记每位员工的通讯方式。在传统的思路下，我们可以先用Word创建一个文档，绘制好相应的表格。接下来将该表格打印出来，依次传递给每一个员工手工填写。或者由工作人员将做好的文档以电子邮件附件的形式发送给每位员工，直接在Word文档中进行填写。而工作人员在收到每个员工的邮件后，需要逐个打开相应的邮件，将员工所填写的内容汇总到一张表格中。

　　我们可以利用Word或Excel等软件提供的传送文档功能轻松地开始接力棒传递的工作。即由发起人事先设置好所有参与接力传递的人员名单，就可以立即开始文档的接力工作，该表格文档将作为电子邮件的附件以Word格式(.doc)发送。邮件将按照事先设定好的传送名单依次发送给每位收件人。发起者也可以随时监控接力传递的进度，最终当所有收件人都在该邮件中填写完各自的信息后，接力棒将自动发还给接力活动的发起者。而作为发起者的你，就可以坐享其成了。

　　第一步 打开或创建要传送的文档，例如Word文档“员工信息登记表.doc”。单击“文件”→“发送”→“传送收件人”命令，屏幕显示如图1所示的对话框。要选择传送文档的收件人，可单击“地址”按钮。此时屏幕显示如图2所示的对话框，在“键入名称或直接从列表中选择”框中键入收件人的姓名，然后单击“收件人”按钮。当在“收件人”框中输入了最后一个收件人的姓名之后，即可单击“确定”按钮。

图1

　　需要指出的是，这里利用的是通讯簿中的联系人。如果选择了个人通讯组列表作为收件人，Word 会将文档的副本同时传送给个人通讯组列表中的所有成员。

图2

　　第二步 选择好相应的收件人后，即可单击“确定”按钮返回“传送名单”对话框，此时将看到如图3所示的效果。在该对话框中通过更改列表中收件人姓名的前后顺序，可以改变收件人接收传送文档的顺序。只需要先选定列表中需上移或下移的收件人姓名，然后单击相应的移动箭头按钮即可。

图3

　　根据需要可选择图3对话框中的其他一些选项。要立即传送文档，可单击“传送”按钮。要在以后传送文档，可单击“添加名单”按钮。

　　第三步 准备传送该文档时，即可打开该文档，然后单击“文件”→“发送”→“下一传送收件人”。在出现的对话框中选择“将文档传送给xxx”即可，Word会自动利用相关的电子邮件管理程序，例如，Outlook将该文档以邮件附件的形式发送给传送名单中的第一个收件人。

　　而作为传送文档的收件人，将会收到附带有传送文档的电子邮件。此时可通过双击附件“员工信息登记表”文档图标打开该传送文档，在里面填写个人相应的信息即可。

　　第四步 填写完毕后，如果要将该文档传送给传送列表中的下一个收件人，可在Word中继续单击“文件”→“发送”→“下一传送收件人”，再单击“将文档传送给‘收件人姓’”选项即可将接力棒交给下一个收件人了。

　　当文档在收件人之间传递时，将自动产生一封新邮件发给最初接力的创始人，如图4所示，以提示目前传递的进程。当文档在所有收件人之间传递结束后，最终将回到最初的发件人的手中。

图4

　　此外，如果需要编辑修改传送名单，可以打开带有要编辑的传送名单的Word文档。单击“文件”→“发送”→“其他传送收件人”，即可进行传送名单的调整操作。

　　最后提醒大家一点，这可是几个软件之间协同工作的结果，因此要想实现这个 功能，除了需要 Word 2000 之外，还需要安装一种电子邮件程序，例如：Outlook、Outlook Express、Microsoft Exchange Client 或其他与 Messaging Application Programming Interface(MAPI)兼容的 32 位电子邮件程序。

　　(责任编辑 Ardeler)