大文档的创建与维护就像大文档本身一样复杂多变，本文结合笔者使用Word 2000编写论文时的经历，谈谈这方面的体会。

　　1.大纲

　　在撰写大文档时，我们一般会先写一个提纲，然后再逐步充实内容，Word2000的大纲视图可以帮助我们完成这一任务。单击“视图→大纲”进入大纲视图，然后按照提纲输入各级标题文字。几个常用操作如下：

　　升级标题：按tab键；

　　降级标题：按shift＋tab键；

　　将标题转为文本：选择内容，然后按ctrl＋shift＋n组合键。

　　虽然在大纲视图中文档的结构一目了然，但若能给每个标题加上编号，会更清楚一些。方法是：单击“格式→项目符号和编号”选单，单击“多级符号”标签，选择一种标题编号方式，单击确定。

　　2.动态信息

　　上述的大纲标题就是文档动态信息的一个方面，假设我们调换了不同章节的位置，则后续所有章节的各级标题编号都要做相应的改变，对于一个大文档手工进行这样的调整，无疑相当费时费力。但在Word 2000中，只要你采用标题来建立提纲，有关标题的任何一个改变都会自动传递到其它标题上。下面介绍两个与此有关的抽象的概念。

　　(1)“样式”

　　“样式”是Word 2000动态维护信息的一个重要手段。我们输入的任何信息背后都有一种样式，例如，文档中的大部分文本使用的是“正文”样式。了解与采用“样式”的好处在于：只要对“样式”进行一次改变，那么所有基于这一“样式”输入的文本也自动随之改变。而且，你不仅可以使用定义好的样式(如标题)，也可以重新定义一个新的“样式”，此功能位于“格式→样式”选单。

　　(2)“域”

　　“域”也是一种重要的信息动态更新方式，例如，页码就是一种“域”，随着文档页数的增加，页码也会相应变化。后面要谈到的题注、目录等都是“域”的实现。此功能位于“插入→域”选单。

　　(3)小结

　　如果要动态改变格式，使用“样式”；

　　如果要动态改变内容，使用“域”。

　　3.创建复杂文档

　　对于大文档来说，各种复杂的情况都可能发生，如何在同一文档中同时使用多种排版方式，“节”是一个途径。在Word中你可以创建任意多的“节”，不同“节”之间用“分节符”隔开。

　　(1)插入“分节符”

　　单击“插入→分隔符”选单(见图1)，选择一种分节符类型，单击确定。

图1

　　(2)创建横向排版页

　　在需要横向排版的开始与结束位置各插入一个“分节符”，然后单击横向排版页上任意一个位置，单击“文件→页面设置→纸型”选单，选中“横向”选项，单击“确定”按钮。

　　(3)在文档中使用不同页号方式

　　例如，在目录页中使用罗马数字，而在内容页中使用阿拉伯数字。方法为：在目录页与内容页之间插入一个“分节符”，然后单击第二节的任意位置，单击“视图→页眉与页脚”选单，不选中页眉、页脚工具栏上“同前”按钮。关闭页眉与页脚，在两个“节”中分别插入页号。

　　4.为文档创建“地图”与“路标”

　　打个比方，文档“目录”就好像是一幅“地图”，而“题注”就是一种“路标”。用较专业一些的话讲，“目录”和“题注”都是“域”，是文档中可以动态更新的部分。

　　(1)创建“地图”

　　移动到要创建目录的开始位置，单击“插入→索引与目录”选单(见图2)，单击目录标签，做必要设置，单击确定。

图2

　　(2)创建“路标”

　　在文档中经常提到“见图1”、“见表2”这类文字，如果一个大文档中图表很多，改变一个图或表的编号就需要改变其后续所有图表的编号以及对它们的引用，这样的工作量也不小。如果使用“题注”来标记图表，并在需要的时候引用“题注”，则可以实现图表编号的自动更新。具体的方法是：

　　插入“题注”：单击一幅图或一个表格的内部，单击“插入→题注”选单。

　　引用“题注”：将光标移动到要插入“题注”的位置，单击“插入→交叉引用”选单(见图3)，然后在引用类型中选择“图”(笔者新建的标签)，在引用内容中选择“只有标签和编号”，单击插入。

图3

　　(3)创建图表目录

　　对图形与表格应用了题注还有一个好处，就是可以帮助我们快速创建一个图表目录，方法与目录的创建相似，只不过是使用“图表目录”标签(见图2)。

　　5.快速定位

　　使用“文档结构图”，单击“视图→文档结构图”选单，显示文档结构，之后，单击任何一个标题可以在主视图中快速显示出该标题的位置：

　　定位：按ctrl＋g弹出定位对话框；

　　快速转到刚修改的位置：按shift＋f5可在最近修改过的三个位置间切换。

　　6.多余信息的处理

　　批注：有些文本如果与某一主题相关，可以选中它们，然后按ctrl＋x送至剪贴板，再将插入点移至主题后，按ctrl＋alt＋m插入批注，按ctrl＋v粘贴文本。

　　隐藏：选择文本，然后按ctrl＋d弹出字体属性对话框，选中“隐藏文字”项。(责任编辑Ray)