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综述:电子邮件引发外企“冷暴力”

http://www.sina.com.cn 2007年04月09日 07:26  第一财经日报

  王立伟

  继“史上最牛女秘书”后,上月中旬,上海一家西班牙企业又惊爆“史上最牛财务经理”。

  前者因不满老板指责,将一封咄咄逼人的回信抄送给了中国公司的所有员工,最终传遍国内外企;而后者则因揭发总经理被开除,质疑解聘决议的财务经理,连续三次向公司同事发出公开信,获得包括公司生产部门、技术部门、IT部门以及北京分公司的声援。

  电子邮件,在两起事件中扮演了重要角色。

  百 度一下“邮件曝光”,柯达内部邮件曝光、雅虎内部邮件曝光、网易内部邮件曝光、百 度内部邮件曝光……诸如此类,比比皆是。

  使用简易、传递迅速、跨时区跨地区、易于保存,电子邮件已经成为办公室必备工具,不过使用不当,电子邮件可能被滥用,抑或出现更严重的结果,成为“杀手”。

  这个杀手有点冷。

  CC 不可言说的圈套

  正如去年大卖的弗里德曼那本著名的书——《世界是平的》一样,有了电子邮件的存在,公司也开始成为一个“平”的世界。

  每个人都有可能制造一个平的世界,每个人也可能被卷入一个平的世界。

  黄小姐去年从一家国有银行跳槽到一家知名的跨国金融公司工作。面对庞杂的组织结构,她无所适从。

  每个项目结束后,黄小姐就会老老实实地以电子邮件的形式向直接上司汇报。但一个偶然的机会,她发现与自己同级别的同事Candy不但将情况汇报给直接上司,同时也会抄送(CC)给上司的上司。

  Candy在电梯入口处与上司的上司相谈甚欢,不经意透露的这一句话让站在一旁的黄小姐紧张不已。

  作为新人,黄小姐既不熟悉公司的组织架构,也不了解公司的人际关系,究竟该不该抄送,抄送给谁,她陷入困境。

  一年以后,对公司有了相当程度的熟悉后,黄小姐已经对向谁汇报,采取怎样的方式汇报驾轻就熟。CC的方式不仅仅用于巧妙的汇报工作,同时也能够让所有在一个项目中的同事了解自己的任务。

  “最讨厌的不是CC,是BCC。”她开始抱怨那些喜欢BCC(秘密抄送)的同事。在她看来,BCC就像一个圈套,收到信的人不知道自己的信还同时被哪些人收到,也不知道自己的信会被秘密转发到哪些人手中,这是一个危险的做法——这些秘密的收信人可能是项目的负责人,可能是公司的CEO。

  “即使同事不能成为你的朋友,也绝不要使用‘不阳光’的方式相处。职业一点,专业一点。”人力资源咨询公司PDI高级咨询顾问李峰建议。

  留存 掌握证据

  写信,回复,转发,抄送,秘密抄送……一个电子邮件,就这么被层层传播,最终不知去向。但外企的原则是,你可以让它传播,不可以让它消失。

  李先生每隔一个月就会将自己已经收到和发出的电子邮件打包,并把它们小心地分类保存起来,他甚至还做了一个备份,以免邮件丢失。这个习惯他已经保持了6年。

  毕业后进入工作岗位的第一年,他并没有意识到电子邮件的重要性。直到有一天,当一个项目由于某个环节而无法继续下去时,其他同事都能够提供自己当时在电子邮件中沟通的细节,以及自己已经完成了属于自己的工作。而李先生却因为释放邮箱空间删除了自己的发件,没有任何证据证明他做了自己应该做的一个部分的工作。

  他没有受到任何处分,但这给了他一个教训。李先生痛下决心,一定要保存邮件,直到自己离开现在的岗位。

  而陈先生则早就养成了一个习惯,他绝少口头与同事达成共识,每当讨论出来一个结果,必会要求同事发电子邮件给他确认。

  即便是坐在对面的同事,他也同样会提出“发个电子邮件给我”的要求,一些同事起初并不适应他的工作方式,不过在陈先生的坚持下,大家慢慢开始形成默契。

  “电子邮件是最好的证人。”陈先生坦言。

  写信收信的时间、信件的内容,清晰可见,电子邮件,有一天可能会成为呈堂证供,想想这些,你还会或者还敢于按下删除键吗?

  “书面容易留存是职场人喜欢使用电子邮件的重要原因,但同时也不排除有些职场人出于不善于面对面沟通,试图回避人际交流的原因,使用电子邮件。”李峰分析,“与其说电子邮件变成办公室政治的工具,不如说它造成了沟通的障碍。”

  接收 夜半邮件回不回

  梁小姐的上司宋先生正试图说服她在家里的电脑上装一个接口,这样即便她不带笔记本回家也可以收发工作信箱的邮件。

  梁小姐颇感为难。

  在过去的几个月里,宋先生配备了一台黑莓手机,在进行全世界范围内的商务旅行时,无论是凌晨两点还是清晨六点,他都有可能发一封邮件给部门里的同事。

  这些邮件,被要求“尽快回复”。一次梁小姐在家加班到深夜,但因为没有申请权限,无法收办公邮件,而错过了宋先生的一个重要邮件。

  “事实上,宋先生完全可以通过电话说出他的想法。”梁小姐开始排斥接二连三的邮件。“它破坏了我的生活,侵占了我的私人空间。”

  “电子邮件对于全球化的公司来说是一柄双刃剑。一方面公司在全球24小时都是工作时间,电子邮件能够提高工作效率;但另一方面,它严重影响了不同时区员工的个人生活。”李峰说。

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