文/atspeed

　　用Excel 2000处理大量数据非常方便，但输入大量数据可不是件好玩的事情。下面就介绍两种方法，希望会对大家有所帮助和启发。

　　方法一：下拉菜单实现输入

　　有时候我们在各列各行中都输入同样的几个值，比如说，输入学生的等级时我们只输入四个值：优秀，良好，合格，不合格。我们希望Excel 2000单元格能够象下拉框一样，让输入者在下拉菜单中选择就可以实现输入。

　　操作步骤：先选择要实现效果的行或列；再点击“数据有效性”，打开“数据有效性”对话框；选择“设置”选项卡，在“允许”下拉菜单中选择“序列”；在“数据来源”中输入“优秀，良好，合格，不合格”(注意要用英文输入状态下的逗号分隔！)；选上“忽略空值”和“提供下拉菜单”两个复选框(如图1)。点击“输入信息”选项卡，选上“选定单元格显示输入信息”，在“输入信息”中输入“请在这里选择”(如图2)，效果如图3。

图1

图2

图3

　　方法二：自动实现输入法中英文转换

　　有时，我们在不同行或不同列之间要分别输入中文和英文。我们希望Excel 2000能自动实现输入法在中英文间转换。

　　操作步骤：假设我们在A列输入学生的中文名，B列输入学生的英文名。先选定B列，点击进入“数据有效性”，打开“数据有效性”对话框；选择“输入法”对话框，在“模式”下拉菜单中选择“关闭(英文模式)”(如图4)；然后再“确定”，看看怎么样(如图5)。

图4

图5

　　这两个例子中我们都用了“数据有效性”，平时可能大家都不太注意它，但它其实很有用。Office作为一个庞大而优秀的软件，可以用来创造性地做很多事，关键是你要常提出问题“想怎么样？怎么通过这个工具实现它？”

　　(责任编辑 Ardeler)