文/凌冉

　　Excel 2000本身不知何故，并不支持单条记录的输出，如果想把Excel 2000里的通讯录一条一条打出来，倒也成问题。来来来，且看我三板斧是如何让它乖乖就范的！

　　一板斧：Access转移大法

　　不能眼睁睁看着Excel 2000干着急吧，换个思路，打入Access内部，让它助我一臂之力。

　　比起Excel 2000来说，Access才能算是个数据库，毕竟Excel 2000大名还只是“电子表格”，没敢起得太夸张。Access能做报表，所以不妨拿来一用。打开Access，点击“文件”菜单下的“获取外部数据”，再选择“导入”，这是惯用手法，只要涉及到数据搬家，可能都会见到类似的操作，你可得记住了。

　　再在“文件类型”中选择Excel 2000，选中做好的Excel 2000通讯录文件，导入，可能有一堆选项，不用管它，因为我们的目的就是要数据，所以可以直接按“完成”，不过想了解一下Access导入数据的过程，也不妨一步一步跟着走走看，只需点“下一步”即可。最后Access自然会接收到Excel 2000表格中的数据。

　　下面就可以输出了，前面已经说了，要借“报表”一用，所以要先新建一个报表，看看弹出的对话框里的各个选项，“标签向导”比较合适(如图1)。

图1

　　别忘了选下面的数据来源表或查询，现在只有一个由Excel 2000导入的Sheet1表，确定后弹出标签向导(如图2)。

图2

　　因为导入表的时候没管它的字段名，所以现在只能看到“字段1”、“字段2”这些不知其所以的名字，还好目前表还简单，而且我们知道按顺序选择没有错，所以也无大碍，不过如果表复杂，你就得考虑在导入的时候做点设置了。

　　有了数据以后，还可以设计标签布局、确定变量位置，此外还能加一些线条、边框之类的修饰，我们暂且不去精心设计，因为就我个人观点，这种方法相对比较麻烦，我还有更好的办法。最基本的输出如下(如图3)。

图3

　　不管怎么样，也算是能够达到目的了。

　　二板斧：Word手工大法

　　说它是大法真是有些惭愧，实际上大多数的工作都得要我们手工完成，有点机械工人的味道。

　　先把Excel 2000表格贴到Word里，就用一般的复制、粘贴就可以。把光标移到需要输出的第一条记录的末尾(如图4)，

图4

　　这个位置很重要，然后回车，表里多了一个空行，下面得把第一行和其余行分成两个表。剩下的工作就是依葫芦画瓢了。开始我不知道怎么做，想着是不是在这一行后面再加一个空行，然后把它的边框去掉，这样看上去就分开了，不过还是觉得名不正言不顺，查了一下，发现其实只用按下Ctrl +Shift +Enter键就能把表分割开。如法炮制就可以把各条记录逐条地区别出来，不过必要的情况下还可以为后面每条记录增加一个表头，其实就是把第一行复制过来就行(如图5)。

图5

　　太麻烦了？确实，记录少还行，记录多的话，按来按去的，即容易出错，效率又太低，而且实在是让人头大，别急，我还有最拿手的第三板斧。

　　三板斧：邮件合并大法

　　还是要利用Word，不过这一次就要让Word自己帮我们实现了。别因为“邮件合并”的名字产生误解，以为它只能完成邮件的合并，其实我们许多数据导入的工作都可以在这里完成。

　　点击“工具”菜单，选择“邮件合并”，调出“邮件帮助器”后如下选择“主文档”下的“创建”按钮，点击后选择“套用信函……”，新建主文档。创建一个主文档后，再点击数据源下的“获取数据”按钮，选择前面的Excel 2000通讯录文件，选择插入整张电子表格。这时候会弹出一个对话框，声称“Word在主文档中找不到合并域，请选择“编辑主文档”按钮，在主文档中插入合并域”，别担心，照办就是。点击“编辑主文档”之后，回到主文档中，看到多了一个工具栏了吧，点击第一个“插入合并域”按钮，拉下来一组可以插入的域，也就是由Excel 2000表格读入的各个字段名。先设计一个表格，第一行填入姓名、地址、邮编、单位和电话，这是表头，以后生成的每条记录都会带上这个表头，如果不需要也可以去掉。再在第二行的各个单元格里插入相应的域(如图6)。

图6

　　下面点击工具栏上的“合并选项……”，会弹出一个合并对话框，就用它的默认设置吧，这样会把所有记录都逐条输出，当然你也可以选择输出记录的范围(如图7)。

图7

　　现在得到的文档中，每条记录都分开了，不过还有个问题，一页只输出了一条记录，太浪费了。要在一页上多显示一些信息，虽然可以用类似于制作名片的方法来完成(在另文中介绍过)，不过相对还显麻烦，告诉你一个更简便的方法，就是利用分栏(例如分上三栏)，不过如果是分栏显示的话，一般一条记录就不要水平地摆放了，可以竖向设计，再多复制几次，直到一个页面占满，这样就能充分利用空间，而且也不用过多的设置(如图8)。

图8

　　现在再来合并，不仅每页对应一条记录，而且还最大程度地节省了空间，效果如下(如图9)。

图9

　　接下来的工作就是打印出来，再拿把剪刀剪开即可，这就不用多罗嗦了吧。

　　既然有这么多招式可以施展，看来Excel 2000表格中不直接支持单条记录输出也是情有可原的。

　　(责任编辑冲锋队)