Excel 2000中，数据清单是包含相关数据的一系列工作表的数据集合，如成绩单、工资表等。数据清单可以像数据库一样使用，其中行表示的是记录，列表示的字段。包含大量数据的数据清单创建完成后，最常进行的操作就是从中查找具备特定条件的记录，Excel 2000中自带的数据筛选功能可以帮助你快速地从中查找数据。

　　自动筛选功能

　　自动筛选功能提供了快速访问大量数据的管理功能，自动筛选后的工作表中只显示那些满足条件的记录，而将那些不满足条件的记录筛选掉并隐藏起来。

　　1、假设只显示数学成绩为95的学生，自动筛选功能的操作步骤如下：

　　(1)在数据清单内选定任一单元格；

　　(2)单击“数据”菜单中的“筛选”命令，在其子菜单中单击“自动筛选”命令，此后你会发现在每个字段名的右边都出现了一个下拉箭头小按钮；

　　(3)单击“数学”字段名右边的下拉箭头，在下拉列表中选“95”。

　　经过筛选后的数据清单，只显示了数学成绩为95的学生，其他记录被隐藏起来(如图1)。

　　2、如果想显示最大或最小的几项，还可使用自动筛选的“前10个”功能。如下面是筛出数学成绩最高的五名学生，其操作步骤如下：

图1

　　(1)、(2)步骤同上；

　　(3)单击“数学”字段名右边的下拉箭头，再在下拉列表中点击“前10个”命令，打开“自动筛选前10个”对话框；

　　(4)在“自动筛选前10个”对话框中设置好筛选条件。因为要筛出5个高分，所以选择“最大”，然后在筛选个数中设置为5。

　　(5)单击[确定]按钮后，筛选结果见图2。

图2

　　注：如果要取消自动筛选，只需单击“数据”菜单中的“筛选”命令，在其子菜单中再次单击“自动筛选”命令项即可。

　　3、使用自动筛选的扩展功能：自定义功能。

　　在自定义自动筛选功能中，还可以自定义自动筛选的条件，扩展自动筛选的功能。如要筛选出数学成绩在90分以上的学生，其操作步骤如下：

　　(1)、(2)步骤同上；

　　(3)单击“数学”字段名右边的下拉箭头，再在下拉列表中点击“自定义”命令，打开“自定义自动筛选方式”对话框。

　　(4)在“自定义自动筛选方式”对话框的第一行条件选项中选择“大于或等于”，并输入“90”后单击[确定]按钮。

　　高级筛选功能

　　如果要选出各科成绩均高于85分的记录，使用自动筛选就显得太过繁琐了，这时可使用高级筛选功能。要使用高级筛选，前提条件是需先建立一个条件区域用以指定要筛选的数据需要满足的条件，在条件区域的首行中包含所有作为筛选条件的字段名且要与数据清单中的字段名相同，在条件区域内的字段名下面输入筛选条件，建成条件区域后用一个空行将条件区域和数据区域分开。下面是用高级筛选选出各科成绩均高于85分的记录的操作步骤：

　　1、在原有区域显示高级筛选结果

图3

　　(1)建立条件区域并在条件区域设置筛选条件(如图3)。

　　(2)在数据清单内选定任一单元格；

　　(3)单击“数据”菜单中的“筛选”命令，在子菜单中单击“高级筛选”命令，打开“高级筛选”命令对话框(如图4)，在其“数据区域”文本框中输入显示数据清单区域的地址(注：也可单击“数据区域”文本框右侧的[工作表]按钮后回到工作表区域用鼠标选定)。

图4

　　(4)在“条件区域”文本框中输入条件区域的地址。点按[确定]按钮后筛选结果如图5所示。

　　2、将高级筛选结果复制到工作表的其他位置

　　在高级筛选中还可以把筛选结果复制到工作表的其他位置，也就是在工作表中既显示原始数据也显示筛筛选后的结果。其操作步骤如下：

　　(1)在数据清单内选定任一单元格；

　　(2)单击“数据”菜单中的“筛选”命令，在子菜单中单击“高级筛选”命令，打开“高级筛选”命令对话框；

　　(3)选中“将筛选结果复制到其他位置”按钮；

　　(4)选择“数据区域”和“条件区域”；

图5

　　(5)点按[复制到]文本框右侧的[工作表]按钮回到工作表区域，弹出“高级筛选-复制到：”对话框，在工作表数据区域外单击任一单元格；

　　(6)单击“高级筛选-复制到：”对话框中的文本框右侧的按钮，返回到“高级筛选”对话框，点按[确定]按钮。