文/王晓虹

　　Microsoft Office XP为我们提供了简便快捷的无纸化办公解决方案，提高了团队的协同能力及同事之间获得共享信息的效率。使我们可以与他人实时共同处理Word文档、Excel数据和PowerPoint幻灯等，为办公提供了更快捷、高效的协作方式。下面我们将以一份公司任命书的起草和修改过程为例，来演示Office XP的无纸化协作办公的乐趣！

　　小丽是公司的总经理助理，现在需要在今天中午之前完成一份公司人事变动任命书的 起草，并送交总经理审阅，但总经理却在外地出差，那如何完成这件工作呢？很简单，我们可以使用Microsoft Office XP的“发送以审阅”功能，通过对文档编辑和审阅过程的彻底变革来轻松地实现！

　　首先，新建一个Word文档，输入相应的公司任命书的标题及内容。完成后，小丽就可如图1所示，点击“文件(F)”菜单中的“发送(D)/邮件收件人(审阅)”，此时Microsoft Office XP将会自动通过Outlook将Word文档作为附件发送，于是，小丽输入总经理的Email地址和相应的文字说明后，就可以发出电子邮件(文件/发送/邮件收件人(审阅))并等待总经理对该人事任命书的审阅意见了！

　　2分钟后，总经理收到这封E-mail并打开附件中的人事任命书Word文档，此时，他只须要直接在该任命书上进行删改即可，Microsoft Office XP会自动用不同的字体颜色进行审阅标记。确认无误后，就可以附件形式发送回审阅后的文档！

图1删添的内容被醒目地标识出来

图2打开要比较合并的原始文件

图3对删除的内容进行合并处理

　　5分钟后，小丽收到总经理回复的邮件，并打开被审阅后的文件如图2所示，在总经理审阅删除和添加的文字以红色下划线，醒目地标识出来！接下来，小丽要做的就是对文档进行合并，根据总经理的审阅意见形成最后的公司人事任命文件：首先，选择“工具(T)/比较并合并文档(D)”，接着打开先前起草的任命书原始文档(如图3所示)，选择“合并”后，Office XP就自动将两个文件合并好了，但文字到处还是修改的痕迹，在此时，小丽有两种选择考虑修改的内容是否接受——只要在红色的下划线标记文字的修改处，点击鼠标右键，就会在弹出的菜单中出现相应的操作选项，如果是添加插入的文字，那么就会出现“接受插入”和“拒绝插入”的功能项，如果是删除的内容，那么就会出现“接受删除”和“拒绝删除”的功能项。(如图4所示)

图4

　　总经理的指示是最高指示，小丽就直接点击“审阅”工具栏的快捷键“接受对文档所做的所有修订”，于是一份经过领导审阅过的文件就生成了，总共就只花了十来分钟的时间，是不是很有效率呀！^_^

　　上面我们看到的是只有一位审阅者的回复处理，当同时有多位审阅者都回复了处理后的文档后，我们同样可以用上面介绍的方法，把所有回复者的文档合并在一起，并通过“审阅”工具栏中的“显示”设置功能，在邮件合并的文档中选择想接受的回复者的名字，就可以综合处理所有审阅者的意见了！

　　上面介绍的仅是Microsoft Office XP中的Word文档协作办公的演示，其实，也可以在Excel和PowerPoint中进行同样的操作，大家不妨亲自尝试一下！利用Microsoft Office XP的企业版中提供的SharePoint Team Service协作功能，我们就可以在企业局域网中进行多人实时协作，以及信息发布和资源共享等操作了，就像在因特网一样！