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学校Excel“分班”终极技巧放送

http://www.sina.com.cn 2002/05/22 18:05 赛迪网--中国电脑教育报

  文/吴国强、唐修君

  2001年暑假即将结束时,一所私立学校在火烧眉毛之际,请本“教头”去为新生分班,本“教头”驾驶“粮食发动机”驱动的Bike到了以后,才发现他们的机器上没有装FoxPro,学生成绩还是在Word中录入的,而且机器还没有光驱(关门挤鼻子——真是巧)。

  按常理,得找光盘→拆机器→装光驱→安装FoxPro→写程序,一番拳脚折腾下来,肯定得“日落西山红霞飞”了。但是本人借助Excel,仅用10分钟就“把营归”了,本“教头”
不敢独专其利,谨将操作步骤简述如下,让那些不会FoxPro的同行们,也能轻轻松松赚一顿小酒,杀一杀“内存病毒”,呵呵。

  领会精神明确方法

  本“教头”一边风度翩翩地喝着主人敬过来的水,一边“耐心+虚心”地询问分班的要求,半杯水进入“内存”后,本教头就深刻地领会了校方分班的指导精神:

  1、各班的男生、女生比例要基本相同。

  2、按成绩分为8个班,采用名次“轮回法”,如图1所示。


图1

  转换数据调整字段

  受命于危难之际,本“教头”自不敢怠慢,喝完主人一杯水,就将满腔热情落实在具体行动上了。

  1、创建“新生分班”工作簿

  打开Excel,新建一工作簿“新生分班”,将Sheet1改名为“学生数据”。

  2、插入新生数据到“新生分班”工作簿

  打开存储学生数据的Word文档,将其中的表格数据“复制、粘贴”到Excel中的“新生分班/学生数据”工作表中。

  3、调整工作表结构

  打开“学生数据”工作表,调整工作表结构如图2所示。


图2

  排名排序汇总分班

  1、在“年级名次”栏填充名次

  查看学生名单,在“年级名次”一列中,单击鼠标左键,选择D2单元格(第1位同学名次所在单元格),“照葫芦画瓢”地输入下列公式“=RANK(C2,C2:C401,0)”。

  本“教头”提示:

  (1)公式中的“C”为成绩所在列的列号,C2、C401分别为第一位同学和最后一位同学的成绩所在的单元格,具体字母、数字根据实际情况而定。公式中的“”不可省略,最后一个“0”也不可省略。

  (2)注意不要用“=IF(c2=c1,d1,row(c2)-1)”,不信?试试就知道了。

  输入完以上公式后回车,即可自动得出该学生的名次如图3所示。此后,鼠标左键双击(如果你愿意,也可以用“拖拉大法”)D2单元格右下角的控点(是一个小黑方块),即可自动得出全部学生的名次了。


图3

  2、按性别、名次排序

  选择菜单“数据→排序”,显示图4所示对话框,按照图中的样子调整参数,单击[确定]按钮即可。


图4

  3、填充班号

  在“班号”一栏中,按照如此循环填充班号:

  1-2-3-4-5-6-7-8→8-7-6-5-4-3

  -2-1→1-2-3-4-5-6-7-8→8-7-6-5-4-3-2-1……

  [方法一]:手工方法

  虽说是手工,但实际上并不慢,因为只需人工填写一个循环节即可,其余的可以复制、粘贴。

  [方法二]:自动填充

  (1)选择菜单“工具→选项”,在弹出的对话框中单击“自定义序列”标签,在左侧小窗口中单击“新序列”,在右侧小窗口中输入“b8,b7,b6,b5,b4,b3,b2,b1,b1,b2,b3,b4,b5,b6,b7,b8”(b为班,引号内的每一个逗号都代表一个回车。注意序列是b8—b1—b1—b8,而不是b1—b8—b8—b1,为什么?自己试一试就知道了),如图5所示。输入完毕,单击[确定]按钮退出。


图5

  (2)在“E2”(第一名同学“班号”所在的单元格)中输入“b1”后,用鼠标左键双击“E2”单元格右下角的控点,即可自动得出全部学生的班号。

  本“教头”提示:

  自定义序列可以修改,修改时在图5左侧的小窗口中选择自定义的序列后,单击右边的小窗口即可编辑修改。

  4、按班号排序

  选择菜单“数据→排序”,显示新的对话框,调整参数如图6所示,单击[确定]按钮即可。


图6

  本“教头”提示:

  图中的“次要关键字”、“第三关键字”可根据实际需要进行调整。

  5、按“班号”分类汇总


图7

  (1)选择菜单“数据→分类汇总”,显示如图7所示的对话框,调整参数如图所示(一定要选中“每组数据分页”,否则打印出来班与班之间不分页,那就得用“剪刀大法”了),然后单击[确定]按钮即可。

  (2)选择菜单“编辑→替换”,将“计数”替换为“班人数”。

  6、设置页面,排版打印


图8

  选择菜单“文件→页面设置”,显示对话框,调整参数如图8所示,单击[确定]按钮即可(图中参数中要注意“缩放比例”,它的大小由内容决定:内容窄、短,则比例要大;反之,比例要小)。


图9

  接着在“页面设置对话框→工作表”中按图9所示调整好参数后单击[确定]按钮即可(要注意“顶端标题行”的设置,假设有N行标题,就是“1:N”)。

  好了,到此任务已经完成,我的分班经历也已经结束,本“教头”喝酒杀毒去也(盛情难却呀)!


  


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