文/宇飞

　　2002年上班第一天，主任就找到我，说2001年一年间公司新增了许多客户，而且还有很多订单，他一向都是将客户联系方式记录在自己的笔记本上的，随着客户不断增加，查找起来，不是很方便。能不能想办法解决一下？听口气竟是在和我商量，这不是真的吧，我使劲摇了摇头，又赶紧点了点头，说：“Office XP办公套件中的Access数据库应该可以解决，我去试试。”

　　建立数据库

　　首先需要建立一个数据库，这样可以为数据资料找到一个安身之所。为了简便起见，还是使用向导建立吧。

图1

　　单击工具栏上的［新建］按钮，然后在“新建文件”任务窗格中的“根据模板新建”下，选择“通用模板”选项。会打开一个“模板”对话框，选择“数据库”选项卡，单击“联系管理”的图标，然后［确定］。在“文件新建数据库”对话框中，选择数据库的名称和保存位置后，单击［创建］按钮。

　　接下来会打开“数据库向导”对话框，单击［下一步］按钮进入“请确定是否添加可选字段？”对话框(如图1)，这个对话框中分类列出了数据库中可能包含的信息，左边是信息的类别，右边是当前选中的类别中的信息项。勾选信息项前面的小方块即可选中此项，字段选择完成后，单击［下一步］按钮。然后在“屏幕显示样式”和“报表显示样式”对话步骤中分别选择合适格式后，即可进入“指定数据库标题”界面，输入“公司联系管理”后，单击［下一步］，在完成界面中选中“启动数据库”选项后单击［完成］按钮。此时系统会自动创建一个新的数据库，并在Access的主窗口中打开(如图2)。

图2

　　宇飞提示：一个数据库中可以包含多个表，Access作为一个数据库管理系统，它为数据库管理提供一个交互式的平台，这样就可以省去编程的麻烦，适用不同层次的用户需求。

　　输入数据

　　那么如何输入数据资料呢？原始数据库的建立是一项量比较大的工作，所以一个良好的数据库交互操作平台就显得至关重要了。单击刚才建立的数据库界面上的［输入/查看联系人］按钮，打开联系人输入对话框(如图3)，在此界面中输入联系人的相关资料就可以了。

图3

　　查询、修改数据

　　在我们查看表数据过程，可能会因为项目太多，而无法看到一些列的显示，这时可以使用“冻结列”的方法，使指定的列不会随着滚动条的拖动而移动。如果要在表中冻结几个列，需要先将这几个列选中，然后单击“格式”菜单中的“冻结列”命令，这样列就被冻结了。

　　随着时间的推移，可能表中的一些字段会发生变化，或者增加，或者减少，所以还需要对当前数据表中的字段进行添加和修改，这也是做好数据库维护工作的一部分。在数据库视图窗口中，选中一个需要修改字段的数据表，然后单击界面上方的［设计］按钮，打开“设计”视图。如果要将字段插入到表中，可以单击要在其下方插入字段的行，执行“工具/插入行”命令。在“字段名称”中填写好字段名，回车后在下面的列表中设置好所需的字段类型(如图4)。如果要删除一个或多个字段，可以单击此字段的行选定之，然后单击工具栏上的［删除行］按钮即可。

图4

　　宇飞小结：这次着重介绍了如何在Access中建立一个数据库，并如何输入数据，以及数据表的操作。数据库建立完成后，还需要不断维护，其中原始数据的输入一般来说是一项工作量比较大的任务。数据输入后，还需要对数据库及表进行不断维护和更新，才能保证数据资料的完整性。

　　嘿嘿，主任看着我为他建立好了一个数据库，并成功输入了一些测试的数据资料后，乐得嘴都合不上了：“我说宇飞啊，看你干活真是利索，打字也这么快，就把公司的客户关系都输入到数据库中吧”。

　　啊？我晕……