面对面会议 VS 视频会议

　　作者:郭莹 高雪娟 汪蔚

　　【赛迪网讯】开会的第一件事情就是关手机。这是礼貌，也是纪律。但是，有了视频会议系统，开会前第一个规定动作就成了开机。

　　此机非彼机。开会前关手机是要求，而开会前开计算机是工具。开了计算机，大家

就能坐在屏幕前开视频会议啦。

　　面对面会议VS 视频会议

　　服装界第一梯队的A集团和B集团是紧咬着的两个竞争对手。这不，金秋刚刚来临，两家集团就都准备召开省级分公司经理会议，探讨冬装的运输调度和市场营销工作。不同的是，两个对手召开会议的形式也不尽相同。A集团把会议地点选在美丽的海滨城市大连——顺便放松一下，休整队伍。B集团的会议地点选在总部深圳，但各个分公司的经理不需要出差到深圳，而是在本地通过视频会议系统开会。

　　A集团的开会流程是这样的：总裁办公室以及生产管理部、市场部、物流部于两个星期前下发会议通知，要求各个分公司与会人员准备开会材料，各地分公司的商务人员提前五天定好机票。会议所花去的工作时间为：两天开会、一天往返、一天游玩，共四个工作日。差旅和食宿费平均每个人为4000元，以每个分公司两个人计，全国设立的30个分公司加起来共发生费用24万元。

　　B集团的流程如下：集团总部和各个分公司前期已经花费16万元用于购置远程视频会议系统。各地开会人员不须出差，几乎没有发生可变费用。开会两个工作日，效率是A集团的两倍。在会议进行的几天中，B集团各地分公司并行处理很多日常事务，工作向前推进进度较快。

　　比较而言，从发生的成本来看，B集团由于购置了远程视频会议系统，长期摊销成本将更低；从效率来看，B集团的效率比A集团提高了两倍。从长远来看，如果A集团继续采用现场会议的形式，成本将继续保持高速增加态势。

　　但从效果来看，由于现场会能够感受到实际的工作氛围，A集团在会议探讨的氛围上明显比B集团活跃；同时，由于现场会的形式，会后各地分公司经理之间有了更多时间和话题上的沟通，交流较为充分，各地之间相互借鉴和学习的氛围浓厚，会议效果好于B集团。特别是会议的营销环节上，B集团和A集团更是出现了较大差别。从后期冬装上市的推广活动来看，A集团对于会议精神的理解以及后期的执行要好于B集团。A集团会后的拓展训练以及集体活动增强了团队精神和队伍凝聚力。

　　可以说，从上述案例来看，现场会和远程视频会议各有利弊。但不可否认，视频会议正在越来越多地获取人们的认可，科技的进步也使得视频会议越来越接近于现场会议所取得的效果。

　　对于大型集团公司来说，视频会议带来的最直观的好处就是差旅成本的节约，尤其是分公司较多、地理位置分布比较广的公司。另外，快速召开会议，意味着更快的决策和更快的市场反应。

　　VS结论：谁也不能抹杀面对面交流的效果，因为那除了话语，还有眼神、神态，更有私下的交流。所以当面开的会一年怎么也得来两次。不过其余时间，为了提高效率，还是视频会议吧。

　　即时通讯VS 专业视频

　　C公司是一个正在发展中的企业，除北京总部外，各地有十几个分公司，销售人员经常出差。老板希望能及时掌握各地的动态，并通过交流解决问题，但是开会实在是个难题,不但成本高，而且把人碰齐了也不容易。在IT时代，还能被这些事难倒？CIO高明毫不犹豫地拍板，启用远程视频语音来开会。高明相对青睐熟悉的QQ、MSN这些即时通讯软件。高明是对QQ、MSN等很熟悉的玩家。最后，C公司选择使用腾讯RTX即时通讯软件来开会。

　　要开会时，进入软件主操作界面下面的“进入网络会议”打开会议室，选择要参加本次会议的人员后再确定会议召开的时间。这样，一个网络会议就创建好了，大家就可以“坐下来”开会。会议支持文本、语音和视频方式。利用RTX，C公司可以召开多部门、跨地区的网络会议。销售即使在外出差，也可以通过拨号上网进行语音交流，节约通信费用。

　　而同一时期，高明的发小儿郭庆也在选择远程视频开会的方案。郭庆的企业情况跟C公司差不多。参观了高明的“得意之作”之后，郭庆心想，开会得有一个开会的样子吧，这么多人都散坐在自己的座位上，如果有人半道离席，自己都不知道。再说了，开会的内容事关公司机密，被哪个黑客闯进来，那可就……于是郭庆选择商用视频会议系统的解决方案。这套方案可以实现视频会议系统和即时通讯系统的无缝衔接。虽说费用高，可郭庆觉得总体效果挺好，达到了自己的要求。

　　高明和郭庆对于自己的远程视频开会方案都很满意。这一方案的分歧，其实正说明了即时通讯软件对传统视频会议系统已经构成了威胁。

　　传统的商用视频会议产品仍然是视频会议市场的主流，语音、视频都比较稳定、高质。有的系统还可以提供电子投票和表决功能，支持会议议程安排，会议过程中的文字交流和文件实时传输都不在话下。但是，随着即时通讯软件的大行其道，即时通讯软件与专业视频会议产品竞争越来越激烈。

　　与过去的纯文本交流不同，新型的即时通信业务融合了视频、音频交流等宽带应用元素。目前，各种即时通信除提供基本的即时互动交流外，还能提供视频、语音通信服务，在短信收发、文件共享、数据传输等方面也都有大的开拓和创新。而且企业级的即时通讯软件也不再限于点对点的通讯了。

　　可以说，使用企业级即时通信软件开会的方案，费用低廉，而且安装和使用方便，能充分实现实时交互。现在，召开视频会议前可以在线呼叫某人：“开会了，快上RTX/MSN。”这样就可以完成召集工作。而且，即时通信业务承载的设备也将趋于多样化，用户通过PC、手机、PDA以及其他设备都可以使用即时通信，宽带电话、

　　但是，即时通信软件的会议功能缺陷是致命的。与商用视频会议软件相比，往小处说，即时通讯容易有掉线事故，另外听会者到底是否在听，是不是只是机器在线人不在不好把握，会议发起者对会议的控制力也不够，不能通过系统主持好会议。往大处说，不少即时通讯软件的稳定性和安全性还有待加强，漏掉信息、忽略重点，甚至被黑客攻击导致企业绝密泄漏也不是没有可能。

　　在竞争面前，融合是一种方式。但到底是以即时通信为底本，融合商用视频会议软件的功能，还是以商用视频会议软件为底本，融合即时通信的长处，还有待时间和市场的考验。

　　VS结论：即时通讯再发展下去，视频会议就要被挤得没地儿啦。不过别担心，视频会议的高安全性还是很多用户青睐的基础呢。

　　硬VS 软

　　上海人和科技仪器有限公司代理销售了很多种国外的仪器设备。为了解决不同地区客户的售后服务问题，人和公司开始筹建视频会议系统。他们购买了一套价格仅为10万元的视频会议软件。自从安装视频会议系统后，人和每销售出一套科学仪器产品，都会免费赠送给客户一个价值300元左右的数字摄像头，并在对方计算机上安装一套V2视频会议客户端软件。目前公司已经为大约近百家客户安装了客户端。这些客户遇到任何问题都可以先通过网上视频讨论，一般问题就无须技术人员出差解决了。为了能更好地看清出现问题的机器的零部件，人和公司购买的是大视频(分辨率为352×288)版本，用户可以将视频图像放大几倍，直至全屏显示。自从使用这套系统以来，公司已经节省了近10万元的出差费用，更重要的是，节省了时间，提高了客服工作效率，缩短了反应时间，提高了客户满意度。

　　而深发展视频会议项目是在已有的DDN网络的基础上，为深圳发展银行在17个城市共19个点之间搭建的全国性会议电视平台。整个深圳发展银行会议电视系统组网分为两级，中心点3套Penteview 2030到下面16个异地的分支行，是典型的硬件视频案例应用。深圳发展银行大厦6楼大会议室、培训小会议室、32楼会议室作为主会议室，在6楼的机房中放置主MCU(多点控制单元)和一个终端，培训小会议室放置一个终端，其他16个异地分支行分别放置一台Penteview 2030终端，通过现有的深发展DDN网络相互连通。根据深发展通信网络结构及传输容量的实际情况，各地可通过现有的DDN专线组建起多点会议电视系统。这个项目开通实施以后，满足了深圳发展银行的远程电视会议、商务交流、员工培训等要求，满足深圳发展银行不同地域、不同区域之间实时远程视频会议的需要。

　　乍看起来，好像视频会议可以用硬件也可以用软件，那么究竟硬件视频与软件视频相比，有哪些差别？

　　首先，是成本。成本差距是软硬件视频系统最大的差别，也是软件视频会议系统最大的优势。软件的购买成本和维护成本都低于硬件系统。的确，一个硬件终端的价格在五万元，一个MCU则动辄几十到十几万元。如此高的价格，除了大型企业、政府、银行以外，很多企业用户难以承受。而且硬件淘汰率较高，视频硬件需要保养、购置、维护，要不断地根据用户需求增加而增加设备，这些都需要不断付出资金。

　　其次，是环境要求。硬件视频系统一般需要384kbps以上的独立线路或者专网，解决防火墙问题就已经很复杂。而软件视频方案，则可以使用用户现有的网络环境，56kbps的拨号、xDSL、专线，或者其他方式接入的网络环境都能应付自如。

　　虽然看起来软件视频比硬件视频更有优势，但仍有不足。硬件视频能够提供高清晰度、流畅的视频会议服务。软件视频会议系统则由于设备与网络的限制，在这方面难以相比。

　　在未来的企业市场中，软件视频有先天的优势，但也不可能完全代替硬件视频—必然会有企业对于视频会议的要求较高，也会有企业要求较低，两者必定会有各自不同的需求产品。未来的市场格局也许是硬件视频适合那些高端用户，而软件视频则更适合中小企业用户。

　　VS结论：一分钱一分货。贵的硬件视频当然有质量高、效果好的优点，当然如果为了省钱来点软件视频也足够使用。是什么车，就运什么货，有多少金刚钻，就揽多少瓷器活吧。

　　租VS 买

　　D集团是国内知名的家电集团，在全国有30个分支机构。为了降低开会的成本，集团决定使用视频会议系统。自建视频会议系统遇到的第一个问题是成本如何分摊。各分支机构不愿意做出视频会议第一次的“巨额”投资，而总公司又不愿意替他们承担成本。租用联通的“宝视通”成为总部和分支的共识。现在每次集团开会，就去酒店的视频会议室。一个意外的收获是开会效率提高了很多——租用的视频会议系统按分钟记费，大家都惜时如金。

　　E公司是北京某高校教授新成立的一家高科技公司，在深圳有一个销售分部，公司合计不到50人。公司为深圳的客户提供一种高精密的仪器。这种仪器涉及的技术很先进，很多问题需要向北京的专家请教，于是空中飞行成为北京专家的常事。为了让两地的技术人员可以经常像见面一样讨论，这位教授一咬牙，上了一套视频系统。从此北京的专家不用两地奔波，在北京照样解决深圳的问题。

　　视频会议系统的组建方式可以分为租和自建两种。很多人会想当然以为，大企业财大气粗应该自建，而小企业实力有限，估计得租。但真正的衡量方法不是这样的。

　　在上文中，D集团在人数上是E公司的几百倍，分支机构的数量是后者的30倍，注册资金更是后者的上百倍。但强大的D集团选择了租用，而小而精的E公司却建了一套视频会议系统。

　　是什么促使他们作出各自的决定？一位视频会议销售人士认为，成本才是决定买和卖的关键所在。

　　目前，企业实现视频通信应用的方式有两种：一种是买，企业与视频通信专业厂商直接合作，自建视频通信系统；另一种是租，通过选用某些运营商提供的运营级视频通信服务享受视频会议。租的方式也可选：自建终端(终端可以是会议室的产品，费用由设备数量和所选的设备价格决定)，租用视频会议MCU。也可以是纯粹的租用，例如“宝视通”。

　　可以先算成本账。视频会议的建设成本很高。一个常见的错觉是，建设视频会议系统的就应该是有众多分支机构的政府部门或者集团公司。其实不然，不论买还是租，都可以计算出单位开会时间的开会成本。

　　购买视频会议系统的总投资包括网络环境搭建费用、会议室

　　D集团采用租的方式，表面上看是总部和分支机构在投资上没有达成一致意见，但根本的原因是集中开会的次数很少，租比较合算。E公司尽管小，但视频会议需求多，买是最优的选择。

　　除了成本因素之外，企业自建的方式会提供更大的便利，可以随时召开会议，适合对视频通信的需求迫切且对质量要求高、并能承担全套设备成本的用户。租的方式不用考虑技术进步所带来的损失，也没有维护的烦恼，适合需求不是很频繁，不愿意一次投资购置整套视频通信系统的用户。

　　VS结论：卖的精更要买的精。租还是买，对于用户来说，关键是算好账。开一次会的成本到底能低到多少，直接关系到用户的选择。

　　IPv6后的视频会议

　　IPv6(Internet Protocol Version 6，互联网协议第六版)的缩写，是IETF(Internet Engineering Task Force, 互联网工程任务组)制定的替代IPv4(Internet Protocol Version 4，互联网协议第四版)的最新协议。该协议将成为下一代互联网的标准协议。那么，IPv4为什么要换成IPv6呢？

　　IPv6吸取了IPv4地址资源不足的教训，采用128位编码，能产生2的128次方个IP地址(IPv4仅为2的32次方个)，充分解决了地址匮乏的问题。在IPv6下，全球的几乎每个电子设备(家电、手机、汽车)都可以拥有一个固定的IP。同时，以IPv6为核心的下一代互联网的数据传输速度将比当前提高1000～10000倍，可以实现更高的端到端的传输。另外，IPv4协议中由于没有设置网络层安全机制，很容易被黑客攻击、盗取数据，存在大量安全隐患。而在IPv6协议中加入了IPSec安全认证和加密等机制，提供端到端的安全，可以有效控制和减少安全隐患。同时，IPv6简化固定的基本报头，提高了处理效率；引入灵活的扩展报头，提高效率的同时提供灵活的扩展性；即插即用，地址配置简化，实现自动配置；地址格式更具层次性，便于路由聚合；新增流标记域，更好地支持综合QoS服务(内建的服务质量保证)，可以直接标识流，并配合RSVP实现资源预留。

　　2003年，以国家战略项目—中国下一代互联网示范工程(CNGI)的启动为标志，中国IPv6商用化进入实质性发展阶段。中国的5大运营商及两个学术网络全面加入IPv6规模部署阵营。预计到2005年底，中国将建成世界最大规模的IPv6网络。

　　IPv6之后，视频会议将迎来新的高潮，因为它解决了地址容量问题，优化了地址结构以提高选路效率，提高了数据吞吐量，以适应视频通信大信息量传输的需要。IPv6还加强了组播功能，实现基于组播并具有网络性能保障的VC视频会议、高清晰度

　　记者手记

　　念好中小企业经

　　要问现在视频会议厂商都在以谁为销售对象，肯定大部分会说政府和大型企业。政府的会议比较多，大型企业的“据点”比较分散，相对来说会议成本高，对保密要求高，所以成为众多视频厂商的瞄准对象。

　　但还有另外一种说法是，政府已经过了建设高峰期，市场容量已经有限，而大型企业数过来只有那么多，也大都完成了建设工作。所以该把目光投向中小企业了，尤其是中小企业基础比较差，而基数很大，成为众多视频厂商的关注群。

　　可以分析一下中小企业的实际需求。对于中小企业来说，在各地设置分支机构的可能性不大，频繁开会的几率也比较小，所以好像并没有太多的市场挖掘度。

　　不过，注意一下，中小企业在整个产业生态链中处于比较尴尬的位置，他们大多数是大型企业或政府的配套厂或供应商，他们需要与大型企业进行充分的沟通，电话、传真、邮件固然是良好的沟通方式，但大企业一发话，小企业连忙登门拜访、当面沟通也是经常的事情。对于中小企业来说，与大企业实现良好的沟通，当然是能够接入到大企业或政府的视频会议系统最好，这样，小企业也沾个大企业的光，只要弄个终端就可以实现与大企业的良好沟通，保证了工作效率。从这个意义上说，视频会议厂商确实应该调转一下声调，开始念中小企业经，尤其要找到为大企业或者是政府配套厂的中小企业调门。