超级实用 Office语法拼写帮你检查错误(2)

    二、Excel 2007的错误提示

    在输入相关数据时，经常会由于各种原因误输入完全错误的错误，如果依靠人工校核，既不方便也容易遗漏，其实我们可以利用Excel 2007的“数据有效性”功能来快速查找无效的错误，例如我们要求在某份记分册中找出无效的成绩，这里限定该学科的成绩在0～150分之间，超出此范围的成绩当然是无效的。

    首先选定工作表中的相关区域，然后从“数据”标签页下打开“数据有效性”对话框，按照图4所示进行设置，这里当然不需要小数和空值，确认后关闭这个对话框，接下来就可以在“数据有效性”下拉菜单中选择“圈释无效数据”，执行后即可看到图5所示的红色椭圆，这样那些无效的数据看起来就一目了然了。

图4 数据有效性

图5 红色椭圆提示

    如果你需要删除工作表中的重复记录，一般是使用高级筛选，但Excel 2007提供了一个实用的“删除重复项”的功能，执行后可以快速删除当前工作表中的重复行或重复列，使用时首先单击选中数据区中的任一个单元格，然后单击“数据”标签页下的“删除重复项”按钮，在弹出的对话框中选择需要检查的字段(见图6)，确认后工作表中符合要求的重复记录会被全部删除，当然第一个记录仍然会保存下来，感兴趣的朋友不妨一试。

图6 删除重复项