手把手教你利用Word制作公文(多图)

　　文/冰蛋

　　编者按：大家在办公时可能经常会遇到一些棘手的问题，其实有些问题并不难，只要你知道其中的一些小技巧，应用起来便可以得心应手！如果你在办公时有什么好的技巧或体会，可以把它写出来，发送到这个邮箱中，让大家一起分享你的经验！

    小张在公司里的办公室工作，不仅材料写的好，而且电脑玩的也不错，因此，很受领导赏视。这不，又到年终总结的时候了，领导给他派了活，让他马上把上报

分公司的《2004年度工作总结》写出来，由于要用正规的行文格式上报，因此，光写出来是不够的，还要制作成公文。对他来说这些当然不在话下，说干就干，接下来，就让我们随他一起去完成这份04年度工作报告吧！

    第一步：完成《2004年度工作总结》初稿、审稿、定稿

    （初稿由小张来完成，审稿、定稿则由上级领导决定，由于这些均不在本文讨论之列，故省略）。

    第二步：合理设置页面、字体、字号

    由于公文格式的特殊性，对纸型、页边距、文档网络以及标题、正文字体、字号等均有明确的规定，因此设置也带有一定的特殊性。打开Word文档（《2004年度工作总结》定稿），首先选中文字，点击工具栏中的“字体”、“字号”下拉框，分别对标题和正文进行设置，通常标题设置为黑体、小二号，正文设置为仿宋体、三号。

图1 设置字体和字号

    依次点击“文件→页面设置”，进入“页面设置”对话框。

图2 设定页边距

    在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米，点击“纸型”选项卡，将纸型设置为16开、方向设置为纵向（通常国际标准格式为A4纸，因在多数单位里仍就使用16开纸型，故此文以16开纸型为例设置页面），最后，进入“文档网络”选项卡，将每页行数设置为23行，点击“确定”按钮，完成第一步字体、字号以及页面的设置。

    小提示：如果经常从事公文制作，可将设置好的页面值保存为默认值。同样，也可将字体、字号设为默认值，点击“格式→字体”，打开“字体”对话框。将中文字体设置为“仿宋 GB2312”，字形设置为“常规”，字号设置为“三号”，点击对话框左下方的“默认”按钮，确定即可。这样在以后编辑、制作公文时就不用重复进行字体、字号、页面的设置了。

图3 将常用的字体、字号设为默认值

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