作者：徐彬

　　不知道大家和我有没有类似的感受：每一次微软发布新版的Office，总急不可耐地想尝试一下，因为心中总是有个疑惑，觉得目前使用的版本已经够用、好用了，还可以怎样改进呢？而当每次安装了新的版本，使用了一番后，又不得不对微软技术人员的创新能力深表佩服。这两天试用Office XP，这种感觉尤其强烈。Office XP的正式发行版将在6月份才能上市，在你用到正式版之前，先来跟我一起，领略一下Office XP的最新特性吧。请大家在继续阅读本文之前，先做一个思考题：如果你是微软的开发人员，你会为目前使用的Office 2000增加什么功能呢？

　　常规任务的改进

　　不知大家是否知道，微软为其最新版的办公套件定名为Office XP，而不是2002的道理是什么？其实这个XP，是Experience(体验)的意思。采用这个名字，是为了表明，不论是新用户还是老用户，在使用这一版本的Office时，都会有全新的、愉悦的体验。为了达到这个目的，微软对Office的常规任务进行了很多改进。

　　Office任务窗格

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　　Office XP中最常用的任务现在被组织在与Office文档一起显示的窗格中。虽然每个Office XP应用程序都有自己的任务窗格，但当我们使用“搜索”任务在窗格中搜索文件时；从项目库中选取项目粘贴在“Office剪贴板”任务窗格时；使用启动Office程序时的任务窗格创建新文档或打开文件时，不同的应用程序可以共享任务窗格中的内容。

　　任务窗格的概念，使得应用程序界面看起来更加亲切自然，在用户熟悉了以后，巧妙地应用某些任务窗格，可以大大提高工作效率。如图1是Office XP的剪贴板任务窗格。在写作本文的时候，我会频繁用到“Word”、“Office”、“任务窗格”、“Office XP”等短语，我就可以把“剪贴板任务窗格”打开，然后再把这些需要反复用到的词拷贝进去，当需要调用时用鼠标单击一下需要使用的词条就可以了！怎么样？这样写作是不是很方便！

　　新的程序外观

　　Office XP的程序界面配色更加悦目，按钮都适当降低了对比度，这样使得工作文档在屏幕上更加凸显，使按钮降到了次要的地位。另外，Office XP的日历界面也更加简洁，柔和的颜色也让用户感觉更舒适。

　　更方便的“帮助”

　　图1

　　Office XP在菜单栏的右侧增加了一个供用户“提出问题”的输入框。在里面输入有关Office程序的问题时，可以查看选项列表，阅读“帮助”主题。它在很大程度上代替了“Office助手”功能。

　　控件粘贴选项和智能标记

　　“智能标记”是一种新型的按钮，它出现在文档信息的原有位置，允许您快速调整在Office程序中粘贴信息的方式或自动更改的方式。例如，如果将文本从Word粘贴到PowerPoint中，则文本旁将出现一个按钮。单击该按钮可以看到一个用于微调粘贴文本格式的选项列表。智能标记及其相关的选项每个Office程序会有所不同。

　　概念图表——图示

　　Word、Excel和PowerPoint包含一个新的概念图表库。比如在编辑Word文档需要插入图示的时候，选择“插入·图示”，即可看到如图2所示的对话框，选择其中的一种图示类型，即可在文档中插入这种图示，一个浮动的图示工具栏也会同时显示，供我们编辑图示时使用。虽然以前我们也可以利用绘图工具创作出这些图形，但毕竟不如这种拿来就能用的图示方便。

　　更多的输入方法

　　语音控制现在，除了使用鼠标和键盘，您还可以在Office XP简体中文版等版本中使用语音控制和听写功能，通过朗读来选择菜单、工具栏和对话框项，进一步解放自己的双手。当然你的电脑硬件应该支持语音输入。

　　图2

　　手写体输入使用手写体辨认可将文字输入到Office文档中。Office XP支持多种手写体输入设备，如图形输入板、PC输入板、鼠标等。更酷的是，在Word和Outlook中，还可以选择将文字保留为手写体的形式。

　　其他新增常规功能

　　图片和图形的真实感增强Office XP采用改进的图形系统(GDI+)，使用该图形系统，图形和艺术字将具有更平滑的轮廓以及可调整的用真实颜色调和的透明度级别。在调整图片大小时，图片的显示将更加清晰。

　　辅助功能Office XP支持Active Accessibility 2.0技术，该技术使得辅助功能选项(例如，屏幕阅读器或屏幕放大器)更加有效。

　　用Exchange Server 2000存储文档用户可以将Office文档存储在Exchange Server 2000上，并且通过“打开文件”、“新建文件”和“保存文件”对话框对其进行访问，就像使用任何其他Office文档一样。

　　抵御宏病毒在配置Office时，网络管理员可以删除Visual Basic for Applications(VBA: Office的编程语言)。这样可以减少通过Office文档传播宏病毒的可能性。

　　Web发布

　　不少用户可能会说，Office 2000已经具有这种功能。不错，不过，使用Office 2000的“另存为”所制作的Web文档，里面包含许多针对Office的代码，以便用户下次再使用Office打开这些文档的时候，还能保留HTML文件本来不支持的特性。这样一来，虽然方便了需要在Office和浏览器之间共享文件的用户，但同时，也使得编辑出来的HTML文件体积庞大，影响了在网络上的传输速度。微软后来针对这一问题推出了HTML Filter，帮助用户获得精简的HTML文件。现在，Office XP已经内置了这个功能，用户在保存HTML文件的时候，可以选择使用。比如在Word中，如果需要将一个文档保存为不包含Office代码的网页格式，可以选择“文件”、“另存为Web页”，并在“文档类型”中选择“筛选过的Web页”。

　　另外，使用Access、Excel、PowerPoint、Publisher和Word还可以将某个Web页面保存为单独的文件。这是一种特殊的Web档案文件格式——MHTML。该文件格式可将Web页面的所有元素(包括文本和图形)保存到单个文件中。没有安装Office的用户使用Internet Explorer 5.0以上版本也能够打开这种文件。

　　强大的语言功能

　　从Office 2000起，微软就采用了与语言无关的程序内核技术。比如，不论是英文版、法文版还是日文版的Word，编辑文档的时候都支持多语言，其不同只是菜单文字、拼写检查词典和帮助系统等。这就大大方便了诸如跨国企业等部门中使用不同语言的员工来处理文档，且保证了文档的兼容性。现在，Office的多语言支持进一步得到加强：所有的Office程序都能够支持Windows 2000所支持的全部语言。Office还支持通过Unicode编码的中文字符的最新扩展字库，汉字总数接近7万个，大大方便了某些特殊领域的应用。

　　用户可以在所有Office程序中输入多种语言的字符，包括字符体系复杂的东亚语言，即使系统软件不是东亚语言版本(以前只有Word、Outlook和Windows 2000才支持该功能)。

　　不过，该功能只有在安装了该语言的Office XP Multilingual User Interface Pack或Office校对工具后才可用。此外还必须通过“Office语言设置”启用该语言的支持。

　　错误预防与恢复

　　除了软件的新增功能以外，用户最关心的就是运行稳定性。谁也不想看到自己辛辛苦苦编辑的文件由于软件本身的缺陷而遭到破坏。微软此次为Office XP引入了全新的安全技术，使得文档有了多重保护。这些措施包括：

　　文档恢复和更安全的关闭如果程序遇到错误或停止响应，则正在处理的文档可以恢复，不像以前那样，程序窗口僵在那里，或者刚一报错就立即退出，让人无可奈何。现在，如果使用Office XP的任一程序的过程中出现错误，下一次打开程序时，该文档将显示在“文档恢复”任务窗格中。

　　Office安全模式Office XP可以检测并隔离启动问题。您可以忽略该问题，以安全模式运行Office程序，并继续工作。比如在Windows 2000中，某个程序出现死锁，可以先使用任务管理器强行退出已经停止反应的程序，之后再次启动该程序，系统就会问用户是否使用安全模式启动。在安全模式下，依然可以编辑文档，但某些功能可能会被禁用。

　　Office崩溃报告工具可收集有关程序崩溃的分析信息，并将其发送到公司的信息技术部门，从而让工程师修正这些问题。

　　小编：通过以上的介绍，相信大家已经对Office XP的主要改进有了大致的了解。由于篇幅所限，本文不能面面俱到，更无暇深入探讨其中的某些功能。我们将在以后的文章为大家详细介绍Office XP各个模块的新增功能，尤其是那些能为日常应用带来更高效率的功能。(责任编辑Ray)

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