智能文档：唤醒真实的世界

　　□ 周 蒙

　　割裂的信息世界

　　熟悉计算机应用的人都知道计算机里的信息有两种主要的存在形式：非结构化的文档信息和结构化的数据信息。这两种泾渭分明的信息把信息世界割裂成了两个部分，这两个

部分的连接往往要靠大量的人工操作完成。如办公过程中产生的文档中如果有一些数据需要利用数据库进行管理的话就不得不用人工重新录入──即使文档是电子版的也不例外。

　　这种情况就像在割裂信息世界的这条河上只有通过最原始的摆渡方式来实现沟通。这种情况造成了信息化过程中最大的两个孤岛：办公软件与企业管理信息系统的脱节。

　　作为最典型的应用，办公软件是基于文档的应用，而企业管理信息系统往往是基于数据库的应用。企业的

　　对绝大多数办公人员而言，Office文档无疑是他们最熟悉和最易于接受的信息输入和表现形式，但由于Office文档是非结构化的数据形式，而管理信息系统处理的多是结构化的数据，因此，几乎所有的管理信息系统都会定制开发一大堆的数据输入界面和数据表现方式。

　　这种状况一方面使管理软件

　　更为糟糕的是，当企业不断地改变管理方式和业务流程时，开发商就非得不停地更改数据库和这些输入输出的界面与方式。这种情况常常使一些像ERP这样的管理软件陷于实施黑洞中没有尽头。

　　一个最简单的例子是企业的人力资源管理，企业每来一个新人都需要建立一份员工基本档案。所有员工的档案汇集成一个数据库后将使员工的资料查询和统计变得非常方便。一般员工在应聘时就会提交一份简历的电子文档，建档所需的绝大部分信息在这个文档里都会有，但目前的情况是，人力资源不得不重新录入新员工资料，因为一般以Word建立的电子文档与人力资源管理系统无法进行数据的自动交换。

　　类似的情况比比皆是，而所有问题的产生都源于结构化数据与非结构化文档信息的割裂。基于此，打破这种割裂，实现结构化数据与非结构化数据的融合将成为解决这种问题的根本途径。正是在这种背景下，智能文档发起了一场对传统文档和信息系统的革命。

　　文档革命的脚步

　　6月中旬，书生公司宣布推出了其idoc(智能文档)解决方案，为智能文档向传统文档和信息系统挑战打响了第一枪。

　　与传统文档不同的是，idoc做到了结构化数据与非结构化文档的融合，它以XML技术为基础使文档中的信息可以直接与数据库交互，使之既可以将idoc文档中的信息直接输入到数据库中进行管理，也可以从数据库中直接提取数据从而实现文档内容与数据库的实时动态交互。

　　仍以人力资源管理为例，如果员工的简历是以idoc格式建立的文档，那么，负责人力资源管理的人不必重新录入数据，idoc文档中相应的信息可以自动匹配到数据库中。如员工的生日就自动存放到数据库中的生日字段。

　　有专家预测，智能文档的出现将会对管理软件、电子政务等一系列的计算机应用产生根本性地变革。专家表示，“智能文档的出现使文档不再只是一个信息表现的静态画面，而是一种可以与其他文档、数据库等进行动态数据交互的一个信息门户。透过这个门户，你可以看到一个动态的、真实的信息世界。这就像原来的一幅静态画面变成了一扇通往实景的窗口。它不仅让人们可以捕捉到实景瞬时的美丽，而且能让人了解到真实的动态世界。”

　　由于智能文档具有文档的易用性和与数据库交互的能力，它将对管理软件和电子政务产生变革性的影响。对于管理软件而言，开发商将不必再费大量的心血在数据库编程和输入输出界面的开发定制上。而且，用户需求发生改变时，一个稍懂计算机的业务人员便可以自己通过对文档的修改来适应新的需要。这使得管理软件的开发和应用都大为简化，从而使管理软件迈上一个新的台阶。

　　据了解，除了与数据库的交互能力外，智能文档集成了数字纸张技术，这种技术不仅使idoc文档与纸介文档可以有同样的版式，而且可以根据要求对不同的用户提供不同的应用级别，如阅读、复制、修改等权限。此外，它还集成了电子公章、数字签名等数字身份识别技术，这样，它从技术上实现了电子文档的可信任性。

　　这些特点使idoc可以成为具有法律效力的电子文档，为实现电子政务中各种手续真正的网上申报，解决目前电子、纸介双重申报问题提供一种有效的途径。

　　书生公司董事长王东临称，智能文档的诞生是电子文档发展历程中的一次革命性跃变，其意义不仅在文档本身，而且影响到与之相关的一系列领域。idoc作为数字纸张技术应用的一个典范，它将使数字纸张技术真正走近大众，最终成为像互联网技术一样对人类生活起到深远影响的技术。