跳转到路径导航栏
跳转到正文内容

秘书文员必备技能:Word文档打印不求人

http://www.sina.com.cn  2012年02月15日 07:46  中关村在线微博

  作者:刘菲菲

  每年2月和3月都是求职招聘最繁忙的季节,作为一个初入职场的新人,在实际工作中难免会遇到很多问题。除了人际关系、沟通方式、工作态度等方面,职场新人还会因为软件运用不熟练,使得工作效率总是无法提升。

  毋庸置疑,工作技能的熟练程度,是一切成功的开始。当你每天收发邮件、撰写各种文档、编制各类表格的时候,有没有想过,为什么有些同事就能处理得精巧细致、游刃有余?尤其是秘书、文员等职位,更需要熟练掌握Office等办公软件的应用技巧,比如打印文档。


秘书文员必备技能:Word文档打印不求人
Word文档打印不求人

  打印文档可以算是工作过程中最常用到的技能了。一般来说,打印Word文档时只要点击Word中的“打印”按钮,打印机就会按照Word中的默 认设置,将文档从第一页打印到最后一页。但有时,老板可能会需要一些不一样的打法,比如将一个文档从后往前逆序打印出来,或者一个文档中,有的页码需要横 向打印,有的需要纵向打印等等。遇到这样的问题,新来的秘书文员们该如何是好呢?

  1.逆序打印不用手动翻页

  如果有一篇页数较多的文档,打印出来后需要按照从后往前排列好,你会怎么做?将它们按正常顺序打印出来后,再手工将所有的页逆序整理一遍吗?如 果是20页的文档也许可以,如果是200页……其实Word 2010中,设置打印选项就可以实现逆序打印。在打印预览界面,点击“打印机属性”。

职场新人培训手册:秘书文员必备技能
打开打印机属性

  在弹出的对话框中切换到“高级”选项卡,将最后一项页序设置为“从后到前”,然后点击“确定”按钮保存设置即可。

职场新人培训手册:秘书文员必备技能
改变页面打印顺序

 

  2.同一文档打印时页面方向不同

  如果要让同一篇文档打印出来既有横向纸张,又有竖向纸张,可以将光标放在要改变方向的页面最开始处,然后进入打印预览,点击“页面设置”。


职场新人培训手册:秘书文员必备技能
打开Word页面设置

  在“页边距”选项卡中,将纸张方向设置为“横向”,并且将底部的“应用于”设置为“插入点之后”。

职场新人培训手册:秘书文员必备技能
纸张方向改为横向

  点击确定保存设置后,从刚才放光标的那页开始,后面的页面就都变成了横向纸张。如果只需要将中间的一页或几页横过来,那么就再将光标放到要改回竖向的页面最开始,用同样的方法将后面几页再竖过来。

职场新人培训手册:秘书文员必备技能
个别页面横向打印

  

  3.取消不需要打印出来的附加信息

  在打印一篇文当时,可能会莫名其妙的打印出一些附加信息,如批注、隐藏文字、域代码等,通常情况下这些信息都是不应该出现的。要避免打印出不必要的附加信息,可以打开Word的“选项”菜单。


职场新人培训手册:秘书文员必备技能
打开Word选项

  切换到“显示”设置,在最下方的“打印选项”中取消勾选不需要内容。

职场新人培训手册:秘书文员必备技能
取消不需要打印出来的附加信息

  4.在打印预览界面下编辑文档

  在打印预览界面中通过放大和缩小,可以预览文档最终的打印效果,其实只要点击打印预览工具条中的“放大镜”按钮,就可以在打印预览界面中直接编辑文档了,而不用关闭打印预览。

分享到:

新浪简介About Sina广告服务联系我们招聘信息网站律师SINA English会员注册产品答疑┊Copyright © 1996-2012 SINA Corporation, All Rights Reserved

新浪公司 版权所有