省时省力 Word2007两则鲜为人知的技巧

http://www.sina.com.cn 2008年04月07日 08:03  IT.COM.CN

  文/小鱼

  Word是我们常用的文档编辑软件,现在最新版本已经是2007了,word2007除了界面上和以前的版本有很大的区别外,功能上也增强了很多,下面我们就来介绍二个很实用的小技巧吧。

  自定义文档的编号

  在编辑文档的时候,有时候需要输入一些比较复杂的编号,如YHS01、YHS02……之类的,如果手工输入的话比较容易输错,其实我们可以用word来自定义编号的内容。

  我们在需要输入编号的地方点击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“编号—定义新编号格式”,接着在弹出的“定义新编号格式”窗口中选择一下自己需要使用的表格样式,再把编号中不变的内容输入到“编号格式”栏中,具体效果可以在下面的“预览”中看见,点击“确定”按钮就可以在文档中输入该编号了,而且还会自动编号下去(如图1)。

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图1 定义新编号格式

  批量打印信封

  在公司里经常要寄一些资料给退休的员工,一个一个的写信封很麻烦,其实在word2007中,我们可以轻松的来批量打印信封内容。

  首先我们把员工资料输入到Excel文档,列表中包括姓名、地址和邮编就可以了。Excel文档编辑好后,我们打开word2007,点击“邮件”标签下面的“中文信封”按钮,在弹出的“信封制作向导”窗口中点击“下一步”按钮,选择一下信封的样式,如这里选择我们国内的B6信封,选好后点击“下一步”按钮(如图2)。

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图2 信封打印向导

  由于我们是批量打印信封,这里就选择“基于地址簿文件,生成批量信封”,接着在显示的窗口中点击“选择地址簿”按钮来选择前面编辑的Excel文件,选好文件后,我们在信封参数后面选择Excel文档中相应的列(如图3)。

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图3 信封打印向导

  设置好后,我们点击“下一步”按钮来输入一下寄信人的资料,输入完成后就可以点击完成按钮,这时信封的就显示在word文档中了,看看没什么问题的话就可以来进行打印了(如图4)。

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图4 信封制作完成

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