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电脑文件管理的八条小技巧

http://www.sina.com.cn 2008年01月15日 11:57  IT168.com

  作者:xunneth

  成堆的有用无用的纸、杂乱无章的书籍和办公用品散落在各处,这就是我们办公桌上的一般情形。在电脑的内部,在电脑的桌面上,在“资源管理器”中,也同样充斥着无序与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率,当许多人面临这个问题时,认为硬盘空间又不够了,电脑性能又不跟不上了,需要再换一台新的电脑了。事实上,我们真正需要的是坐下来,好好花时间将电脑里的文件真正管理起来,会为自己日后省下更多的时间。

  文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取,所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来,放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理,从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立,我们都要按照自己的工作和生活需要,分为大大小小、多个层级的文件夹,建立合理的文件保存架构。此外所有的文件、文件夹,都要规范化地命名,并放入最合适的文件夹中。这样,当我们需要什么文件时,就知道到哪里去寻找。这种方法,对于相当数量的人来说,并不是一件轻松的事,因为他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。下面,我们将帮你制订一套分类管理的原则,并敦促您养成好的文件管理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧,这些技巧并不是教条,可能并不适合你,但无论如何你必须要有自己的规则,并坚持下来,形成习惯。

    一、发挥我的文档的作用

    有很多理由让我们好好地利用“我的文档”,它能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到,有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。我们可以利用“我的文档”中已有的目录,也可以创建自己的目录,将经常需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘,在重装系统时可能会误删除的问题,可以在非系统盘建立一个目录,然后右击桌面上的“我的文档”,选择“属性”。在弹出的“我的文档 属性”窗口中,单击目标文件夹下的“移动”按钮,然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上操作,再重新指向此文件夹即可,即安全又便捷。

    小提示:如果你使用Windows 2000/XP,则移动“我的文档”文件夹时,其下的所有文件会自动移过去,但如果你使用Windows 9x,则需要手工将C:\My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夹中,否则可能会丢失数据。

    二、建立最适合自己的文件夹结构

    文件夹是文件管理系统的骨架,对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构,需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同,接受的信息也会有很大差异,因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如,有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师,就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。

    同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名,同类的文件最好存储在同一目录,如图片目录用image,多媒体目录用media,文档用doc等等,简洁易懂,一目了然,而且方便用一个软件打开。这样,当我们想要找到一个文件时,能立刻想到它可能保存的地方。

    三、控制文件夹与文件的数目

    文件夹里的数目不应当过多,一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件,浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。

    这种情况下,就得考虑存档、删除一些文件,或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。

    另一方面,如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件,也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。

    四、注意结构的级数

    分类的细化必然带来结构级别的增多,级数越多,检索和浏览的效率就会越低,建议整个结构最好控制在二、三级。另外,级别最好与自己经常处理的信息相结合。

    越常用的类别,级别就越高,比如负责多媒体栏目的编辑,那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹,老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹,也应当是一级文件夹。

    文件夹的数目,文件夹里文件的数目以及文件夹的层级,往往不能两全,我们只能找一个最佳的结合点。

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