Excel在班级管理中的应用技巧两则

　　作者：宋志明

　　作为教师，经常会跟学生的各种成绩表格及各种材料打交道。如果我们能充分利用Excel的各项功能，那么必定会事半而功倍。

　　一、学生成绩等级划分

　　作为老师，经常会遇到将学生成绩划分等级的问题。我们通常情况下会考虑使用条件格式或IF函数来解决。但是这两种情况下都会遇到某些限制，比如在较低版本中条件格式只能添加三个，而且IF函数嵌套层数也只能为7层。如果遇到划分等级较多的情况，那么这两种方法就无能为力了。下面的方法可以在这时候大显身手，助您一臂之力。

　　如我们需要根据位于H2:H92单元格区域的学生总分成绩划分成A+、A、A-等共九个等级，比如600分至700分之间的划分为A+级，而580至599分则划分为A级。我们可以先在工作表的空白位置O2:Q10单元格区域将划分等级的分数的下限、上限及相对应的等级列成表格，如图1所示。呆会儿我们就可以借助于它完成成绩等级的划分了。

图1 Excel中划分等级

　　现在单击J2单元格，在编辑栏中输入如下公式“=INDEX($Q$2:$Q$10,MATCH(1,(H2>=$O$2:$O$10)*(H2<=$P$2:$P$10),0))”，完成后，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键完成数组公式的输入。完成后，就可以在J2单元格看到相应的成绩等级了，如图2所示。拖动J2单元格的填充句柄向下拖动至J92单元格，所有学生的成绩等级就划分完成了。

图2 Excel中输入公式 　　二、快速输入姓名序列 　　作班主任，经常要建立各种本班学生的表格，每次都要依次输入学生姓名，非常麻烦。即使是从原有的工作表中进行复制粘贴，也显得挺罗嗦。其实，我们可以让这个工作变得更简单的，只要借助自定义序列来帮忙就行了。 　　首先单击左上角“Office 按钮”，在打开的对话框中点击“Excel 选项”按钮，打开“Excel选项”对话框。在左侧单击“常用”类别，然后在“使用 Excel 时采用的首选项”下，单击“编辑自定义列表”按钮。 　　在打开的“自定义序列”对话框中，单击“新序列”，然后在“输入序列”框中键入姓名。每键入一个姓名按一次回车键。创建序列完成后，单击“添加”按钮，如图3所示。将此姓名序列添加到“自定义序列”列表框中。 图3 Excel中自定义序列 　　我们也可以事先选中某工作表中的姓名序列，然后打开此对话框，这样就可以在对话框的“从单元格中导入序列”右侧的输入框中看到我们所选的单元格区域了，点击右侧的“导入”按钮，也可以将它们添加到“自定义序列”列表框中。 　　以后只要我们输入第一个姓名，然后就可以拖动填充句柄向下自动添加其他的姓名了。只输入第一次就可以，这是不是也很方便呢？