Excel函数与数据有效性配合快速填通知书

　　作者： 刘玉岗 原创

　　用Excel函数中的vlookup查询函数和数据有效性功能配合来填写通知书，可以免去老师们一个一个写的繁琐劳动，这下不用写到手抽筋了！

　　第一步：处理学生成绩

　　把学生的期末考试成绩放在Sheet1表中，算出每个学生的成绩总分，为了在后面输函数公式时方便，我在前面加了一列“序号”。把Sheet1表重命名为“考试成绩”。如图1所示。

图1

　　第二步：设置“通知书”模版

　　在“考试成绩”表旁的空白表Sheet2中，设置好“通知书”的基本格式和文字内容，页面设置为B5纸，底色可以设置为默认。如图2所示。

图2

　　右击表“通知书”的A1单元格，选择“设置单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框，选择“字体”选项卡，把字体颜色设置为“白色”，“确定”即可。如图3所示。

图3

　　它的作用在后面就会体现出来。设置好后把此表表名重命名为“通知书”。

　　第三步：插入“查询函数”

　　在“通知书”表的C3单元格输入函数“=Vlookup(A1，考试成绩!A3：J43，2，FALSE)”，如图4所示。

图4

　　此公式的含义是：使用Vlookup查询函数，根据A1单元格的内容，在“考试成绩”表的A3到J43单元格中进行查询，把查询到相同内容的这行的第2个单元格的内容显示在C3单元格中。即根据A1单元格的内容，把考试成绩表中与之相同内容的这行的第2个单元格的姓名提取到此单元格。由此在A10单元格中输入函数“=Vlookup(A1，考试成绩!A3：J43，3，FALSE)”，理解了C3、A10单元格的函数后，根据同样的原理我们分别如法设置B10、C10、D10、E10、F10、G10就可以了。

　　第四步：设置评语的“有效性”

　　选中B11单元格，即“评语”左边的空白单元格，选择菜单栏中的“数据”-“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，选择“设置”选项卡，设置“允许”条件为“序列”，在“来源”的内容框中输入你对学生的评语，注意在每个评语后面用半角逗号(,)搁开，如：“该生在校能够尊敬师长，团结同学，努力学习。,该生平时热爱劳动，刻苦学习，能够帮助同学。”(不带引号)。如图5所示。

图5

　　单击“确定”命令。

　　第五步：打印通知书

　　在A1单元格中输入一个序号后按回车健，在表“考试成绩”中与之相同序号的这一行的学生信息就会自动提取在表“通知书”的相应的各单元格中。然后根据这个学生的平时情况，在“评语”栏中单击下列箭头按钮选择合适的评语就可以了。点击“打印”命令，一张完美的学生通知书就会呈现在眼前。如图6所示。

图6

　　由于在前面对A1单元格的字体已设置为白色，与背景色一致，因此在打印时不至于显出来而影响通知书的美观。