教您利用WPS表格检测输入数据正确性

http://www.sina.com.cn 2007年06月25日 13:15  WPS Office官网

作者: andysky 

  报表录入人员每天面对大量数据录入,难保不出现一次疏忽。不管数据重要性如何,报表错误总会给工作带来负面影响。 那么,除了录入人员自身输入时目测外还有更简洁高效之法么? 答案是肯定的。WPS表格的“数据有效性”功能可以为您提供便利,有效阻止无效输入,从而提升数据的准确性和制表速度。 “数据有效性”功能众多,限于篇幅,专为您讲解以下内容,大家可以举一反三,解决更多类似问题。

  1.控制成绩表只能输入数值

  2.限制手机号只能输入阿拉拍数字

  3.限制指定位数只能是数字

  4.限制用户有输入字母

  5.限制输入电话号码和手机

  6.根据前单元格字符决定是否输入

  7.控制输入1---10000之间的质数

  注:为了方便您学习,请先下载本文中所需的ET文档。

  一:控制成绩表只能输入数值

   大家知道,学生成绩是用数字表示的,且一般在0-100之间。那么只要掌握这个规律进对之进行相应的限制则成绩录入时则可防范出错(例如输入小数点变成了逗号不利用汇总或者数据超过100分等等)。

  步骤1.先看一个简易的成绩表(见图1),先选中成绩区B2:B11,打开菜单“数据”|“有效性”。

教您利用WPS表格检测输入数据正确性
图1 成绩表

  步骤2.在设置“数据有效性”|“条件”|“允许”处选择“自定义”;在公式处输入=ISNUMBER(B2)*AND(B2<=100,B2>=0)(见图2)。

  公式含义:ISNUMBER(B2)表示必须是数字,AND(B2<=100,B2>=0)表示数据必须在0-100之间;两个条件中用*号连接表示必须同时满足两个条件。

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图2 数据有效性

  步骤3.在出错警告选项卡之样式选择“停止”,“错误信息”处输入“ 你输入了非数字或者不在0--100范围中,请重新输入。”,点确定。

  测试:在B2:B11区域输入大于100或者小于0或者“ABC”等等数据看,系统将弹出提示并阻止您的输入。从而确保成绩录入的范围正确性(见图3)。

教您利用WPS表格检测输入数据正确性
图3 错误提示

 

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