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更快捷更高效 Word办公实用技巧三则


http://www.sina.com.cn 2006年06月28日 10:12 IT168.com

  作者:小杰

    【IT168 实用技巧】Word实用技巧三则,让你使用Word时更便捷、高效。

    一、使用目录,让文章一目了然

    有的文本(如说明、总结、报告、讲话等)长达几十页,读者需花较长时间逐页翻看,才能了解其内容,这在时间就是金钱的今天势必会失去很多读者,也必将给作者本人带来损失。那么如何才能让读者快捷地了解你要表达的内容?办法很简单,只需在文本前面将内容的纲提取出来。如何提取纲?切莫采取打出来的办法,Word已经为我们提供了快捷途径,即插入索引和目录,其过程是:

    1.首先对文章中的各级标题进行样式设置。如将一、二、……这一级标题设置样式为:标题1,将1、2、……这一级标题设置样式为:标题2,依次类推。

    由于Word中默认的标题1、标题2等样式的字体、字形、字号等格式设置可能与作者的要求不一致,可将光标定位于某一标题处,单击“格式”菜单→“样式”命令,打开“样式”文本框,单击“更改” 按钮进行设置。

    2.对各级标题进行样式设置后,将光标定位于欲插入目录的位置,单击“插入”菜单→“索引和目录”命令,打开“索引和目录”对话框,打开“目录”选项卡,进行合适的设置后单击确定按钮,即可自动提取出目录来。

    需说明的是,此时提取的目录内容的格式亦为Word的默认格式,可按更改标题样式的步骤进行更改。对于目录1格式的更改,只需将光标定位于整个目录的起始处(图1),此时在“格式”工具栏的“样式”下拉列表框中显示“目录1”,然后按步骤更改即可;但对于其余目录,如目录2,需将其选中后(图2),在“格式”工具栏的“样式”下拉列表框中才显示“目录2”,此时方可进行更改。
更快捷更高效Word办公实用技巧三则
图1

更快捷更高效Word办公实用技巧三则
图2

    二、使用分节,实现不同页面混排

    使用Word时常遇到这样的情况,有的文本包含大的表格,由于页面限制而分布在几页中,打印后表格内容分散,不便于阅读;有的文档中的表格因较宽,需使用横向页面,而致纵横混排。在这样的情况下,大家往往采取将表格单独用一个文档处理,打印后再装订在一起。这个办法虽然可行,但一般会带来自动插入页码的不连续性。虽然可采取办法使页码连续,但比较麻烦。正规的做法是采取分节设置,实现不同页面混排来解决问题,比较简单。下面以第1种情况为例说明做法。

    1.将光标定位于文档中表格开始处,单击“插入”菜单→“分隔符”命令,打开“分隔符”对话框,设置分节符类型为“下一页”后单击确定按钮进行分节。

    2.单击“文件”菜单→“页面设置”命令,打开“页面设置”对话框,打开“纸型”选项卡,根据表格大小选择合适的大页面,使整个表格位于1个页面中。单击确定按钮后会出现图所示对话框(图3),单击“忽略”按钮完成设置。当没有大页面时可自定义。
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图3
    3.单击“插入”菜单→“页码”命令,打开“页码”对话框,进行合适的设置后,单击“确定”按钮插入页码。

    4.通过上述步骤,只完成了设置,还必须正确打印方能解决问题。正确的打印方法是将表格页单独打印,应将“打印” 对话框中的“页面范围”设置为“当前页”,“缩放”设置为“按纸型缩放”并选择合适的小页面。

    三、AutoCAD图形轻松进Word

    在利用Word编辑文档时,采用Word中的画图工具画复杂的图形费时费力。利用画图软件AutoCAD将复杂的图形画出来,然后放到Word中是一个不错的办法。

    首先在AutoCAD将图形画好,如果要在Word中插入彩色的图形,则在AutoCAD中设置好所需颜色,否则将所有对象的颜色设置成黑色。然后将图形放入Word:

    方法一:首先,在AutoCAD点击“文件”菜单,选择“输出”,会出现一个“数据输出”对话框(如图4),修改文件名后,选择“保存”,返回到AutoCAD画图空间选择图形,就会在指定的位置生成扩展名为wmf的图形文件。然后,进入Word,点击“插入”菜单中的“图片”,选择“来自文件”,找到扩展名为wmf的文件,即可将AutoCAD文件插入到Word。左键点击选择图形,然后点击右键,在弹出的菜单中选择“设置图片格式”,再在弹出的对话框中激活“图片”选项,就可以通过“裁剪”调整图片尺寸了。
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图4
    方法二:首先,将AutoCAD的背景颜色设置成白色:点击“工具”菜单,选择“选项”,在对话框中选择“颜色”(如图5),在弹出的“颜色”选项中选择“白色”并“应用并关闭”(如图6)。然后,调整图形使其充满AutoCAD画图区域,按一下“Printt Screen”键,打开Windows附件中的画图程序,点击“编辑”,选择“粘贴”,图形进入到画图区域,利用“选定”操作选择需要的图形,然后点击右键或“编辑”菜单,选择“复制”选项,进入Word,执行“粘贴”命令。AutoCAD图形即进入Word。
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图5

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图6

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