用Excel建立一套小型人事数据管理系统(3)

    3、 采用“记录单”录入信息

　　通过对一些人事信息项进行函数设置后，我们便可以开始录入信息了。逐行的键入人事信息，会让人很快产生疲劳感，甚至会出现串行或输错信息的工作失误。我们可以采用Excel自带的“记录单”功能来解决这个问题。请点击编辑栏中的“数据”―“记录单”如图(三)我们可以用“Tab键进行项目的换行录入如图(四)。”

图三 记录单

图四 Tab键进行项目的换行录入

　　4、 用“窗口冻结”功能可以进行简单的数据查询

　　当我们录入完数据后，我们希望能够非常方便的查询信息，但是由于信息库所涉及的项目很多，我们常常会遇到这样的情况:看到左边的信息又看不到右边的信息，或者看到下面的信息又不知道此信息所对应的信息项。这时我们可以采用“窗口冻结”功能。例如我现在想保留各信息项，同时保留每个人的编号、姓名、部门，让其他信息可以根据需要进行查找，这时我们可以点击D3单元格，然后点击编辑菜单栏的“窗口”，选择“冻结窗口”，就可以出现如图(五)情况:

图五 查询信息

　　这样我们会非常容易查到某人相关信息，但是值得注意的是设置窗口冻结的规律:如果你想冻结第2行请将光标放到第3行单元格处，进行冻结窗口设置。如果你想冻结C列，请将光标放到D列单元格处，进行冻结窗口设置。如果你即想冻结第2行又想冻结C列，请将光标放到他们的交叉单元格D3上进行设置。如果想取消冻结功能可以点击“窗口”菜单选择取“消冻结窗口”功能。