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省力气:巧用邮件合并功能批量打印成绩单


http://www.sina.com.cn 2005年08月24日 10:09 天极yesky

  文/鲁玮

    每到期中期末处理学习成绩单是件令人头疼的事,既要准确又要快捷。如何能利用我们熟悉的办公软件完成这个工作呢?下面我们将给大家介绍如何利用Word 和Excel 这两个软件解决这个问题。

  一、建立学生成绩数据

  要将学生的成绩录入到Excel中,保存为“成绩数据.xls”如图1所示:

省力气:巧用邮件合并功能批量打印成绩单
图1

  录入学生的各门学科的成绩,通讯地址以及

邮政编码以及其他相关信息。除了学科成绩,其他信息以后可以继续使用,邮编和通讯地址可以在打印邮寄学生成绩信封的时候使用。

  二、设计学生成绩单样式

  打开word 设计学生成绩单样式(如图2):

省力气:巧用邮件合并功能批量打印成绩单
图2

  保存为“学生成绩通知单模板.doc”。

  三、批量生产学生成绩单

  现在我们就要开始批量生产学生成绩单了。在工具菜单下单际“信函与邮件”菜单,在展开的菜单中选择“邮件合并”。合并过程分几步进行:

  第一步,选择文档类型。Word提供了“信函”、“电子邮件”、“信封”、“标签”、“目录”五种文档类型。这里我们选择“信函”类型。

  第二步,选择开始文档。可以选择“使用当前文档”,“从现有文档开始”和“从模板开始”。这里我们选择“使用当前文档”。

  第三步,选择收件人。 “选择收件人”中的收件人这里是指待处理的学生成绩数据。点击“浏览”选择前面建立的“成绩数据.xls”文件。出现如下的对话框,选择你的数据所在的表,这里选择sheet1$(如图3),单击“确定”按钮。

省力气:巧用邮件合并功能批量打印成绩单
图3

  出现图4所示的邮件合并收件人对话框

省力气:巧用邮件合并功能批量打印成绩单
图4

  (在这个对话框中可以对数据进行选择、筛选等工作。)

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