文/鸣涧

　　Office中的Excel电子表格对于大多数用户来说，是一个必不可少的工具。在XP版中，Excel XP(如图1)又新增加了更多的实用功能，给用户提供了更加方便的操作方式。究竟它给我们带来了什么，就让我们看看吧^_^。

图1

　　导入数据

　　通过导入数据，我们不必重复输入数据，在每次更新数据库时，系统会自动通过源数据库中的数据来更新Excel报表和汇总数据。比如说，将网页中可刷新的数据导入Excel中进行查看和分析，这将对分析股票行情提供更加强大的支持和帮助，另外，它还可以对扩展标记语言(XML)文件创建页面查询等。

图2

　　首先我们看看在Excel中如何导入数据库和文件中的数据。执行菜单“数据/导入外部数据/导入数据”命令，打开一个“选取数据源”对话框(如图2)，然后在“文件类型”中选取所需数据类型，就将大多数数据源中的数据导入Excel中。另外还可以单击“选取数据源”对话框中的“新建源”打开“数据连接向导”(如图3)，利用该向导从外部数据连接中导入数据，用“数据连接向导”导入数据时，可以在Internet Explorer中打开并查看作为结果的ODC(Office数据连接)文件，如果这个文件没有指向OLAP数据源，那么就在Excel或Windows“记事本”，甚至其他Office程序中进行编辑。

图3

　　在Excel中还可以从Web页直接导入数据，只要打开“数据/导入外部数据”，并执行“新建Web查询”命令，系统会提示链接上网，打开来自Web页面的数据，单击［导入］按钮进行导入了。当然了，不但可以从Web页面直接导入数据，还可以从本地已经存储的页面进行查询。

　　设置格式

　　在表格编辑制作过程中，自动出现在工作表上的按钮还可以实现自动更正选项、粘贴选项、自动填充选项、插入选项以及公式错误检查等任务，只要单击相应的按钮即可，无需离开当前工作表或单元格选中相关的选项，这使操作更加的灵活与方便。另外直接在工具栏上单击“合并与居中”命令就能直接合并或者取消合并，对于需要特定列宽的工作表，通过单击［粘贴选项］按钮，再单击“保留源列宽”，就能从其他工作表中粘贴信息而不丢失格式的编排了(如图4)。

图4

　　语音播放

　　由于数据的校对非常麻烦，而语音播放则可以在完成单元格输入后，将数据朗读出来，这样就使验证数据变得轻松了，使输入更加方便。在它的帮助下，我们能将计算机中的所有数据读出，而我们要做的就是一边听一边核对数据就可以了。只要执行“工具/语音/显示‘文本到语音’工具栏”命令(如图5)，然后单击[朗读单元格]命令按钮，Excel就可以为你朗读数据了，此外，还可以按照行或者列进行语音朗读播放，可以分别单击相应的按钮即可实现。对于一个电子表格处理软件来说，这无疑在文档处理的功能上更上层楼。

图5

　　公式和函数

　　表格的运算功能应该说是电子表格不可缺少的功能，Excel XP在这方面得到了增强。当我们在单元格内键入一个函数后，就会出现一条屏幕提示，用来显示该函数的所有参数，以及指向该函数的“帮助”主题链接(如图6)。另外，在函数向导中的推荐函数允许键入自然语言查询，比如“如何确定汽车贷款的月偿还额”，这时函数向导就会返回一个可用于完成该任务的推荐函数列表。在扩充的自动求和功能方面，包含了大部分常用函数的下拉列表，比如可以单击列表中的“平均值”可以计算选定区域的平均值，或者直接连接到“函数向导”选取其他选项的函数命令。在公式与函数运算方面，Excel XP还增加了公式求值器功能，可以通过使用“公式审核”工具栏的对话框，查看按照该公式的计算顺序求值的嵌套公式的各个组成部分，另外，还可以进行公式错误检查，这同语法检查是一样的，Excel可以使用特定的规则来检查公式中存在的错误。

图6

　　关于Excel XP就介绍到这里，其实还有好多新增功能，需要在使用中不断摸索和积累经验，最后还是要说声再见了，下次我们一同走近PowerPoint XP的幻灯世界，领略它的风采。