第1页:沟通不畅易疏漏
明天,第四届世界互联网大会将在乌镇召开,在12月3日到5日的三天时间里,来自全球范围内的各国政府、国际组织以及知名的IT巨头和专家精英们将汇聚一堂,就"发展数字经济 促进开放共享--携手共建网络空间命运共同体"这一主题,畅抒己见共同讨论互联网行业的未来。但不知大家是否想过,组织如此盛大的会议底会有多么复杂,而目前的互联网技术又会如何解决这一难题呢?
沟通成本高昂
近几年来由于互联网和云计算的飞速发展,越来越多的公司开始使用一些例如今目标、钉钉、之类的办公软件。但出于习惯,大部分员工在筹备活动尤其是沟通环节还是更喜欢像RTX、QQ和微信这种生活中常用的聊天软件,而这就造成一个忧桑的问题:沟通成本高昂。
以笔者为例,上个月曾参与过一次峰会的筹办,由于后期才开始介入,直接导致前期和中期所有的筹办事项和相关资料完全一无所知。毕竟中途加入之前的聊天记录都无法看到,至于文件什么的更是无从谈起,这直接导致笔者初期的工作都集中在先找同事要中前期资料上,而在整理期间,新的资料又在不断更新,进一步加剧资料整合的困难度,从而拖累工作效率。
后来在笔者跟业内朋友吐槽这个事情时,朋友一脸茫然,说你们为何不用专业的办公通讯软件呢?像我们公司一般都用今目标来沟通。不管你什么时候加入,之前的聊天记录和文件由于都保存在云端,新进入的同事都可以快速浏览所有记录,省去自行整理的麻烦。笔者后来一想,还真是,看似一个简单的通讯工具,实际上对于项目和日常工作的影响确实巨大的,而一套专业的OA办公软件中,通讯交流只是其中一个小小的功能。为了进一步体会,笔者在朋友的推荐下,申请了今目标的账号进行体验,开始体会专业OA办公软件的魅力。
通知公告易遗漏
既然是组织峰会,甭管是成百上千的参会人员也好,还是工作人员也好,都可能涉及到多个企业,多个项目小组,发个公告弄个通知都是一件非常麻烦的事情。如果你以为发公告通知只是往群里一丢就万事大吉的话,笔者只能说,骚年,你啊,too young too native。想想你自己,微信群有几个是开提醒的?错过个通知那不是再正常不过么?
屏蔽群应该是大部分人的选择
不过对不起。如果您要是重要嘉宾,错过个比如发言顺序或者分会场会议地址什么的,那估计跟您对接的工作人员就得疯了。如果你是工作人员要错过个领导重要指示,你就可以收拾东西滚蛋了。而如果不想出现这种悲剧,那么就应该使用专业的商用办公软件。
群实例
以今目标为例,借助强大的分组功能,除了可以实现普通的建组功能外,更可以架设分级群组,即在一个大组下,建立不同的小组来精细划分成员外。而发送公告和通知之后,可以看到谁看了谁没看。像是一些重要嘉宾,可以在会前紧急通过电话的方式提前通知,从而保证会议的正常进行。
谁看谁没看一目了然
第2页:化整为零解难题
资料分散审批繁琐
组织会议另一个蛋疼的问题就是提交各种资料。比如申请展位或者广告位置,你不管是发送个公告也好,还是群发邮件也好,到时候密密麻麻交过来绝对能给你看蒙了,当然这不是最悲剧的,最悲剧的在于,如果资料不符合,你一个个解释完后,还得一个个再发回去回复。像笔者就曾经遇到过一次,由于太多不合格的需要发回去,结果漏发了一个,除了被领导埋怨外,厂商也是一肚子不高兴。
在体验今目标的时候就发现其审批功能如果用来处理这种事情就是小菜一碟。先把人拉来,然后发个公告,把要求写里面,接下来厂商们一个个提交资料。我所需要做的就是,合格的一键审批后入档,而不合格的,直接当场在文档下回复修改意见自动打回,一般公司看到后再提交基本都可以过关。
审批功能可缓解资料收集环节问题
从这个小例子中我们可以看出协同办公的含义所在。除了要求可以更加灵活的分配和组织人员外,还必须能兼顾碎片化的项目与人群结合。而在这方面,从笔者体验的诸多商用办公软件来说,今目标是最好的,而原因就在于其独家功能:主线。
化零为整的主线
对于大部分商用办公软件来说,上面提到的很多功能有些也能实现,但唯独今目标提供了一个整合所有分散资源的功能,也就是上文中提到的主线。
根据模块来区分不同层级事务
像乌镇世界互联网大会,如果动用主线功能那么所有的一切琐碎细节都可以很好的整合在一起。由于主线功能的分层功能,因此除了可以横向各个不同的事务并列进行,更可以利用时间轴依据不同的事务进行纵向推进。
这种做法的最大好处在于,可以让整个项目进展的有条不紊,主办方可以像站在沙盘前一样,清晰的看到各个事务的进展状况,一旦某一个环节出现问题时,可以第一时间发现并迅速解决。而看似分散的不同事务因为强大的通讯功能将参与者捆绑在一起,并划分为一个又一个的机动小组。而这也正是今目标的公司云架构协同理念,没有生硬的人员分类,人员的分组完全基于负责的事务和项目,从而打破部门与部门和上级与下级之间的隔阂。
传承精髓快速复制
相信参会的朋友们都应该知道,很多大型会议都是连续性的,每年都会召开一次。在过去,尽管模式都很成熟,包括会议流程和相关资料安排等等都维持不变,但是由于传统商用办公软件不具备有传承性,因此每年都需要重新来设置分组和安排。
总结模板
但今目标的强大在于,可以快速复制和部署上一个项目或者会议的相关架构设置,而对于使用者来说,只需要替换一些相关的文档资料(有些部分甚至都不用替换)即可快速开展一个新的项目或者会议,而这正是技术推动生产效率的最佳案例。
结束语
如果回到30年前,相信大部分公司或企业都对商用软件不屑一顾。如果说最初的本地化商用软件帮助国内企业完成了启蒙工作,让生产力和效率开始与世界进行接轨。那么现在像今目标这样诞生于云平台的SaaS类专业商用办公软件将帮助国内企业完成弯道超车立足于世界舞台之巅的机会。而笔者相信,未来可以实现这一梦想的公司,必将属于那些拥有前瞻思维,积极拥抱新技术来提升自身核心竞争力敢想敢干的企业。
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