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内容管理:KMS的重要组成部分


http://www.sina.com.cn 2006年05月18日 13:48 ChinaByte

  随着企业管理水平的提升和宏观、微观竞争的加剧,越来越多的中国企业开始着手通过知识管理来提高企业的管理水平,更加注重人力资源在企业管理中的基础性作用,激发员工的创造性,提高整个组织利用和创造知识的能力,最终获取创新优势,从而巩固或获取自己在市场竞争中的优势。

  搭建适用、易用、符合企业特点的知识管理系统平台是知识管理实施中的重要部分。知识管理实施中虽然设计组织战略、文化、制度和外部环境等各种方面的影响,但如果没有一个适合知识工作者需求、简单易用的知识管理系统平台则是不可想象的,因为今日的知识工作者面对的工作是更繁杂、大量的信息获取、处理和应用。

  在2003年美国纽约举行的Knowledge Nets 2003会议上,关于知识管理系统的方面,人们达成的共识是:除了知识管理文化的提升外,内容管理和社区工具依然是知识管理系统应用的基础。根据美国生产力和质量中心(APQC)内容和知识管理经理Farida Hasanali的演讲,内容管理支撑主要包括以下几个方面:门户的管理、内容创造和编辑的管理、内容的评价管理等。

  我们都知道,在知识管理中涉及对显性和隐性知识的管理。显性知识指那些可以用语言、文字表述出来的知识,这些知识如果在合适的条件下知识工作者有能力将其通过语言和文字的形式表达出来得以保存;而隐性知识只那些很难用语言和文字表述的知识,就如同样是汽车修理的工程师,A工程师可能只通过听

发动机的声音就可以判断出大致的问题出在哪里,而B工程师则需要用仪器一个一个的监测。A工程师这种仅通过听发动机的声音就快速确定汽车故障的知识就是隐性知识。知识管理的IT系统其优势在于对于显性知识的管理方面,就是对那些能够表达出来的知识进行有限的管理,这些知识的载体可能是一篇文档或者是一个演讲的录像带或者视频资料。而隐性知识的管理则需要通过企业文化、有效的激励措施、知识工作者显性化能力的提高(上升到理论)、合理的制度(例如要求A工程师带一个徒弟)、实践社区(CoPs)的思维碰撞等形式进行有效管理。

  隐性知识的管理一直是知识管理中的一个难点,不同类型的企业采取了不同的方法,根据业务类型、本组织知识工作者特点、不同的业务流程需要采取随许应变的方法;显性知识的管理则相对比较成熟,知识管理的系统(软件、工具、平台)在其中承担了较大的作用。而在知识管理的系统中,内容管理的工具则起到了基础性的作用。我们可以简单的将内容管理定义为:有效的管理、创造和表达(表示)公司的内容,这个内容可能包括文本、PDF、视频、音频等各种格式。所谓的内容则包括了许多组织内知识工作者显性化的知识、经验总结,所以在这个角度说,内容管理工具作为了组织知识管理系统的基础工具存在。在美国生产力和质量中心搭建的信息(知识)平台上,集成了Interwoven的内容管理,Verity(该公司已被知识管理领域的另一个大鳄Autonomy收购)的搜索工具和ATG的门户工具。

  人们总是认为创造知识十分重要,而忽略了创造出来的知识的维护也极端重要。这也是我们为什么在许多企业中都能看到那些不断的“重复发明轮子”的人,而许多已有的知识不能被重用从而降低企业效率、提高成本的原因。这也是知识管理必须实施的重要原因之一。在这个方面,内容管理则可以承担起重任。

  但是,相比较于知识管理系统的实施,内容管理项目在中国更多的被看作是技术部门的事情,内容管理软件更多的被看作是一个技术项目,而且人们更多的是关注内容管理在网站上的应用。同时人们认为,内容只是面对外部的,与企业的内部无关。内容管理的对象既是外部的又是内部的,包括内部的数据和信息,内容管理包括的数据和信息量就要无限增大,这个时候就需要一个搜索引擎让用户能够容易的找到这些信息,而当仅仅找到这些信息不能够使人理解的时候,则必须使通过搜索引擎可以找到与这些信息相关的人(信息的创建者、编辑者),这就类似于知识库和专家黄页;而内容管理是技术部门的事情,他们负责内容的产生和发布。这是一个很可笑的现象,你不可能奢望你的

打印机对你打印出来的文稿内容负责。内容管理的创建、编辑、发布流程必须要规范和与相关的知识工作者结合,这样才能保证内容的创建、更新是一个动态的过程。

  工具不会说话,内容管理的工具也一样。

  在知识管理的理念指导下,组织中知识管理的推动者们需要充分利用各种成熟的工具来达到提升组织智商,提高

竞争力的目的。在我国,我们也看到了一些这样的实践,一些组织正在利用内容管理的工具来作为组织知识管理的基础平台,取得了不错的效果。相信随着内容管理厂商和知识管理实施企业的成熟,将会有越来越多的这方面的应用。

  (作者为中国知识管理中心高级顾问)

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