一个CIO眼中的十大关系

　　【赛迪网讯】在很多出版社，编辑还不会使用电脑，而商务印书馆已实现了语料库自动选词。在很多出版社的库存都盘不清楚时，商务印书馆实现了单品种核算。作为商务印书馆的CIO信息中心主任，刘成勇眼中的“十大关系”是什么？

　　商务印书馆能够在订货会上成为焦点，也有信息中心的一份功劳

　　一个企业的管理信息系统能否成功实施，关键是企业要踏踏实实地处理十个“R”（Relationship），包括领导与员工、技术与业务、企业与厂商、远景与近期、数据与流程、准备与实施、整体与局部、技术与管理、软件与服务、产品与项目等十大关系。

　　一、领导与员工的关系

　　企业的管理信息系统建设绝对不只是IT技术的应用问题，也不只是财务管理问题，而是对先进管理理念的理解和应用。对于出版社来说，管理信息化涉及编、印、发、财等诸多环节，几乎涉及到所有的业务人员，是全局工作而不是局部工作。

　　只有“一把手”充分重视、分管高层领导保障资源、全力推行，全体员工积极参与、密切配合，管理信息系统的建设才能顺利进行。信息化建设是“一把手工程”，一把手是系统成功的关键。我馆领导高度重视信息化建设工作，2003年10月成立了“商务印书馆管理信息化领导小组”，总经理杨德炎任组长，副总经理江远任常务副组长，有力地保障了项目的成功实施。

　　只有全馆员工参与，系统与业务才能实现高度契合，数据的采集、统计、分析、反馈、决策才是一个完整的闭环体系。

　　二、技术与业务的关系

　　信息技术是生产力，管理信息系统是工具，是包含了先进管理思想和模式的工具，是降低成本、提高效率的武器。但是，如何把这个武器用好，充分发挥效能，依赖于技术部门和业务部门的协同作战。

　　技术部门提供武器、业务部门进行使用的模式是绝对不可行的。这就像驾驶汽车，技术部门知道驾驶技术，业务部门熟悉路况，两者紧密配合才能安全、快速地达到目的地。而要做到这一点，信息中心的组织协调、沟通协作是项目成功的根本保证。

　　三、企业与厂商的关系

　　企业选择好的合作伙伴是项目成功的关键。我们认为，选择一家IT厂商来实施管理信息系统，首先，要考虑该公司有没有一个完整的产品线。许多出版社管理信息系统的实践证明，因一家公司产品线不全而采用多家联合开发的方式，往往由于公司之间的协调问题而导致项目流产。其次，要分析企业与厂商是否在信息化建设方面存在共同的理念。第三，要考察该公司在企业所处的细分市场上是否积累了丰富的实施经验，而不是仅仅用企业规模大小来衡量。

　　北京云因信息技术有限公司拥有书目数据库系统、信息平台和集编务、出版、发行、财务于一体的管理信息系统等非常全面的产品线，利于我馆信息资源的整合。选择云因公司可以缩短系统的建设周期，降低系统建设的风险。

　　四、远景与近期的关系

　　企业管理信息化建设是一项长期的战略任务，需要进行长远的规划。古人云：凡事预则立，不预则废。由于规划涉及到很多方面和较多的不确定因素，因此宜粗不宜细，主要是确定企业管理信息化建设的大方向。2002年底，商务印书馆制定了简称为“四化二网”的信息化发展战略：即办公自动化、管理网络化、资源数字化、商务电子化，外部互联网站建设、内部局域网建设。

　　远期规划和近期目标要有机结合。近期目标可操作性要强，要有明确的阶段划分，要能够在一定时期内取得阶段性成果。理想的结果是从一个胜利走向另一个胜利。我馆管理信息系统按照“总体规划，分步实施” 的原则，分为三期：一期初步实现编务、出版、发行、财务子系统一体化建设，重点建设以财务管理为核心的信息流统一，实现财务意义上的单品种核算；二期实现生产流程管理，加强印制成本的控制，加强管理会计的职能，推动

　　五、数据与流程的关系

　　关于信息化建设有个观点：三分技术、七分管理、十二分数据。只有实现数据的标准和统一，业务流程才能通畅流转；只有实现数据的有效积累，决策才有据可循；只有数据准确，才能证明系统完善。

　　管理信息系统是一个复杂的系统。为了能够取得阶段性成果，不过早地陷入到流程细节问题中去，我们确定了“重点突破”的战略：数据先行，标准先行。一期工程的核心任务是“以财务为核心，实现单品种核算”，凡是涉及到与核心任务相关的销售收入和生产成本问题重点解决；而对编辑出版流程管理等问题放在二期工程解决，这也符合20/80原则。

　　管理信息系统实现了企业数据的全局共享，它处理的对象是数据。数据标准化、规范化是实现信息集成的前提，在此基础上才谈得上信息的准确、完整和及时。我们制订了规范的数据采集、录入制度，强化了业务人员的数据质量观念，提高业务数据采集、录入的准确性，实现出版社内部数据资源充分共享。

　　六、准备与实施的关系

　　前期的准备工作是项目实施必不可少的重要环节，甚至在某种意义上决定着项目实施的成败。在系统正式实施之前，我们做了充分的准备工作，历经市场调研、选择软件供应商、成立管理信息化领导机构、制定实施方案、构建系统运行环境、组织系统培训、需求分析与整理、签订合同等过程，为时9个月，为项目实施打下了坚实的基础。

　　管理信息系统运行需要大量的初始化信息，例如选题信息、材料信息等。信息中心与总编室、出版部等部门一起整理了有关材料，组织人力对信息进行录入，为管理信息系统顺利运行提供了保证。可以说，本项目的成功实施和前期调研工作做得比较扎实是分不开的。

　　七、整体与局部的关系

　　从出版社信息化的大局来说，管理信息系统只是其中的一个有机组成部分，应该将其纳入“四化二网”的框架当中，充分考虑与OA、CM、CRM、SCM、书目数据库、网站、电子商务等系统进行全面、统一的整合与信息共享，不能孤立地进行管理信息系统建设。

　　出版信息化发展到目前阶段，我们认为，如果要进行管理信息系统建设，就应该实施包含编务、出版、发行、财务等业务的、财务业务一体化的、全面的系统，仅仅孤立地实施单个或两三个模块功能，是不合时宜的。我馆实施云因系统之前，由于管理信息系统建设缺乏统一规划，计财处、发行部等部门从自身的业务应用角度，购买或开发适合本部门的管理软件，使我馆管理信息系统建设处于部门级应用水平，重要数据的编码标准和口径不统一，财务、业务数据无法实现共享，形成了信息化建设中备受诟病的“信息孤岛”现象，系统数据无法交换，信息滞后，影响了工作效率。我馆管理信息系统一期工程致力于打破“信息孤岛”，强调财务业务一体化，实现信息高度共享，建立流畅的业务数据的“信息

　　八、技术与管理的关系

　　中国出版社目前的发展现状是管理水平落后于信息技术发展。我们坚持以信息技术促进管理创新，优化管理流程，解决管理制度执行不力、管理的随意性较大等老大难问题。在中国必须强调，利用信息技术促进管理。

　　出版社信息化的过程是一个管理模式转变和业务流程优化的过程，而一个传统出版社要改变其管理方式和业务流程会遇到很大阻力，这也往往成为信息化实施失败的一个关键原因。

　　九、软件与服务的关系

　　软件与服务同等重要。出版社管理信息化是一个过程，而非一个结果。一套软件的上线对出版社而言并不代表什么，而软件带来的企业运作与管理方式的改变和

　　对于大部分出版社来说，目前还没有购买服务的意识，还认为免费服务是天经地义的事情。这种观点是狭隘的、片面的，应该把软件与服务同样看成是IT厂商提供的产品。

　　十、产品与项目的关系

　　出版社进行管理信息系统的建设是根据自己的需求定制，还是利用现成的解决方案？这是一个非常不好回答的问题。我们认为，既不能纯粹地购买产品，也不能完全按照项目来建设，应该在厂商提供的标准产品的基础上，进行个性化定制。简单地购买产品并加以应用，难免有削足适履之嫌，必然不可能完全满足出版社的管理需要。而完全按照项目建设，出版社不但要为此付出昂贵的代价，而且项目失败的风险和概率较大。

　　我馆管理信息系统是在云因公司现有软件的基础上，结合商务印书馆业务特点进行了二次开发。从实施效果来看，我们在较短的时间内，以较低的成本实现了比较全面的系统功能，较好地满足了商务印书馆的管理优化和业务创新的需要。(n101)

　　作者：刘成勇