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通向Excel智能化的N条捷径


http://www.sina.com.cn 2006年01月12日 13:41 赛迪网--中国电脑教育报

  【赛迪网讯】智能判断Excel重复数据

  在一个Excel工作表中,若要判断各个单元格中的数据是否重复并统计出重复的行号,可使用函数令其自动执行操作。假设,要统计显示于A1~A12单元格中的数据。首先,在B1单元格中输入代码:

  =IF(COUNTIF($A$1:$A$13,VLOOKUP(A1,A2:$A$13,1,0))>1,CONCATENATE("重复行号:",MATCH(A1,A2:A$13,0)+ROW(A1)),"")

  而后,在B1单元格中会显示与A1数据重复的行号。下面,选择区域B1~B12,点击菜单栏“编辑”→“填充”→“序列”,在弹出对话框中查看“类型”项目,在此选择“自动填充”,其余选项保持默认设置。确认操作后,B2~B12之间的重复行号均会自动填充。

  快捷搜索相同的数据

  在Excel中,若要从众多的数据快速查找到相同的一组数据,可利用其筛选功能。先选择数据列的最上方的单元格,再点击菜单栏“数据→筛选→自动筛选”。而后,即可在该单元格上看到一个向下箭头按钮,点击它,在弹出菜单中选择欲查找的相同数据即可。

  自动填写IP地址

  如果需要在Excel中输入在大量本公司局域网的IP地址,人工操作是非常耗时的,这种情况下我们可使用以下方法使其自动完成输入。首先,在数据列的第一行和第二行输入IP地址。然后,选择这两个已输入IP地址的单元格,点击工具栏上的“复制”按钮。此后,会看到该区域又被添加为虚线边框,把鼠标置于该区域的右下角,会看到一个十字形光标,点击拖拽该光标至需输入IP地址的结束位置。放开鼠标后,将看到所有IP地址均按规则自动填充完毕。

  提示:按照用户的习惯性思维,往往会考虑使用Excel的“自动填充”实现这一效果,但可惜在本例中此项功能并不奏效。

  自动计算销售金额

  在如图4所示的表单中,若要计算出某个员工一个月内的销售金额,可以使用筛选再求和的方法,也可以使用函数计算。方法1:定位于“人员”单元格,点击菜单栏“数据→筛选→自动筛选”,而后点击新增的该单元格向下箭头按钮,在弹出菜单中选择一个指定的姓名,过滤其他人员,而后选择所有销售金额中的数据,再点击工具栏上的“自动求和”按钮即可获得计算结果。方法2:定位于某人一月汇总销售金额输入位置的单元格后,输入公式代码:

  =SUM((B列始行数:B列结束行数="目标员工姓名")×(D列始行数:D列结束行数="1")×(C列始行数:C列结束行数))再按“Ctrl+Shift+回车”确认公式即可。

  智能化判断数据有效性

  1. 自动弹出说明提示

  对于需要注释说明的单元格数据,我们可为其添加提示功能,以帮助用户能够更明晰地了解当前内容。在选定Excel表格中的指定单元格后,点击菜单栏“数据→有效性”,而后在弹出窗口中切换到“输入信息”标签页,在此输入选定单元格时显示的标题及信息。

  2. 自动弹出错误提示

  我们还可以设置在Excel中当输入不符合条件的数据时自动提示。按以上方法调出“数据有效性”窗口后,切换到“出错警告”对话框,在此可选择出错警告的图标样式与标题及错误信息。

  3. 限制输入数据的条件

  默认状态下,在Excel中可以输入任何数据,而你若是想让指定单元格的数据只能是日期、时间或是有大小、长度等限制,即可使用Excel有效性功能。在“数据有效性”窗口中,查看“设置”标签页,在此点击“允许”下拉列表,在此选择允许输入数据的条件,例如“整数”、“小数”、“序列”、“文本长度”等,而后再按需进一步详细设置。

  -自动添加表头

  有些用户在打印多页Excel表格时发现,仅第一页有表头,而第二页以后就看不到表头,只能手工添加,其实只需要调节一下打印设置即可。在Excel中点击菜单栏“文件→页面设置”,而后在弹出窗口中切换到“工作表”标签页,在此查看“打印标题”项目,在“顶端标题行”中输入每页打印的表头内容,再预览一下效果。

  隔行数值自动求和

  有时出于特殊需要,得把一个Excel表格中的单数行数值及双数行数值分别相加(即隔行数值相加),统计出最终结果。但表格太长,手工计算实在是太耗时,此时就需要寻找一个捷径。首先,在当前表格数值的右侧添加一列。然后,在第一行和第二行单元格内输入不同的字符(如a、b),再使其自动填充整列。下面,点击菜单栏“数据→筛选→自动筛选”,此后在添加列中分别选择那两个不同的字符,即可筛选出单行与双行的数值。选中这些数值后,点击工具栏上的“自动求和”按钮既可。(n101)

  作者:朱粱

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