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吉林森工“引种”ERP

http://www.sina.com.cn 2003年09月11日 17:06 电子商务

  管理软件与林业系统全面结合的案例在全国也不多见。林业系统虽然可以接受ERP的理念,但毕竟自身对ERP还比较陌生;另一方面,ERP厂商对林业系统也同样非常陌生。两个陌生人的手能够顺利地握在一起吗?

  文/白丽

  提起林业,人们首先想到的是简单意义上的植树—造林—砍伐—获利,在森林资源被轻易透支的今天,人们才似乎觉察到林业资源日渐的匮乏。以前,被人们视为“废弃物”的树根、树梢等积压材如今都变成了有用的原材料,并且被林业企业深加工为目前市场上常见的刨花板、纤维板等板材。

  近两年来,国内进出口企业及海外木材商家纷纷抢滩国内市场。这一竞争虽然使得木材平均进口价格有所下降,但同时也把国内木材市场的经营利润挤得很小,像吉林森工这样大型国有林业企业的日子开始变得艰难起来。

  陌生握手

  对于吉林森工这样的老牌国有林业企业来说,“木头挂帅”的日子已然成为往事,退休人员比较多、设备比较老化这样的旧日包袱,使得整个企业的管理成本居高不下,甚至有时就连企业日常的生产费用都很难维持。为了支撑自己偌大的家业,同时也为了从容应对加入世贸组织后国际林业市场上的竞争,吉林森工的高层开始思考如何快速地由传统林业企业向现代林业企业转变。

  要实现“现代化”,信息化自然就是第一步。在对一些先进企业一番考察后,他们将用友ERP-U8“引种”到了森林里,并开始在集团管理基础比较好的下属企业—三岔子林业局搞试点。

  “吉林森工一共有八个我们这样的林业局,之所以选择三岔子作为试点,主要是由于我们规模比较大,各项建制比较全,林产品加工企业比较多,在吉林森工所有林业局当中具有代表性;另外,资源,主要指人力资源比较丰富,基础条件好一些,计算机普及度、应用程度相对比较高。集团领导想在基础比较好的企业,先搞一个试点,然后再全局推广。”直接负责此项目的三岔子林业局副局长丁源林道出了能够吃上第一个“螃蟹”的原由。

  然而,管理软件行业与林业系统全面的结合在全国还不多见。林业系统虽然接受了ERP的理念,但本身对ERP的实现比较陌生;另一方面,ERP厂商对林业系统也同样非常陌生。有人担心,ERP在“风平浪静”的森工集团能够被接受吗?

  “我们受进口木材的冲击和天然林保护政策的制约,林业局六年之内减产一半,由原来的33万减到17万立方米。所以林业局职工的安置问题,木材的产量都不如以前,困难很多。”三岔子林业局副局长丁源林对此十分感慨:“这种状况要求林业局在竞争面前也需要下点工夫,认真研究如何向管理要效益。林业是一个比较粗放的行业,伐种、造材、然后销售、加工,其科技含量并不是很高。而现在为了适应市场需求,产品规格、型号增加了很多,甚至我们的物资采购就达六千多个品种,所以木材的检验、库存清点等工作非常不方便。我们局建局五十多年了,而且是上万职工的大企业,其纷杂的管理层次,繁复杂的产品种类,分布广泛的地域范围,要想把各方面管理到位,单靠手工化和原来的传统管理模式肯定不行。往往是在这个部门多到可以用个十年八年的材料,另一个部门却在缺货而申请购买,资源的严重浪费不计其数。”

  清理家产

  对于三岔子林业局来说,他们首先要摸清自己的家底。“我们迫切需要及时了解木材销售、管理情况,共有多少种木材,每种木材库存多少,相应的市场价格多少,今天到货多少,每个品种各有多少等情况,以便及时了解市场,改变以前的传统、粗放的管理。”丁源林颇为感慨。

  其实,项目组早在2000年就对企业开始了全面细致的调研,而到2001年年末才正式签订了合同。长达一年的调研,也反映了林业企业实施ERP具有的特殊性和高难度。首先要跨越行业屏障,用友ERP-U8在工业生产企业里驾轻就熟的东西在这里都不按常理出牌,强烈的行业色彩使其二次开发的程度非常高;其次,虽然企业过去的管理基础比较好,但信息化基础薄弱,财务核算、工资管理、材料管理、销售等环节还都有待于加强。由于认识和理念也不到位,丁局长他们开始与用友项目组进行行业研究“原来我们有一些管理不是那么严密,存在某些漏洞。比如有好多手工操作,在数据量比较大的情况下难免出现一些误差。经过与用友公司的多次商谈,决定企业局本级应用总账、报表、应收应付、工资、固定资产、财务分析、采购、销售、库存、决策支持模块,下属8家林场应用总账、报表、工资及固定资产,编制8000余条物资分类编码,建立12套账及自制软件。”

  丁源林所在的三岔子林业局迈出了企业建成以来信息化建设中跨度最大的一步。

  “清理家产是我们第一件要做的事情。”林业局副局长丁源林非常明白基础数据对ERP的重要性,“没有基础数据ERP就是空中楼阁,不可能进行实施。”

  材料管理是林业企业管理中一个非常重要但又困难重重的问题。林业的材料品类繁多:上百个树种,每个品种按径级不同分类,还要分成多种不同长度;三岔子林业局有时一天要销售1000立方米的木材,要按客户的要求,多品种、多规格销售,因此,每天进多少、销多少、什么规格、多少品种等数据都非常复杂;还有,因为企业架构大,辐射面积广,达两千多平方公里,所有基层单位二十多个,各单位有多少的房子、设备,哪里有空闲的、哪里少东西,都是很难查得清的,而这样对材料的管理控制、监控、监督不利。

  通过大量细致的工作,三岔子林业局的全部家产进入了系统。只有及时了解局里每天发生的事情—财务、资金、固定资产,尤其是木材销售情况,才能便于给决策提供依据。

  遭遇险情

  2002年10月,项目终于基本完成,一切似乎都在按照项目组的设想前进。其实,在项目实施过程中却遭遇过了鲜为人知的险情。

  2002年5月,项目组在系统实施过程中发现销售系统并没有发挥预想的作用,由于销售系统的限制,项目也面临着前所未有的进与退、成与败的抉择。对此,用友项目负责人彭伟至今仍然心有余悸。

  “木材销售与常规意义上的产品销售有着很大的差别,需要根据企业现有库存木材和可开发木材的情况来决定,因此对库存情况与储备情况的完全掌握非常必要。这种销售模式与用友ERP-U8过去实施的项目有着显著的区别。”

  首先,由于历史悠久,企业虽然拥有多年累积的丰富经验,但管理办法相对陈旧,经验管理观念根深蒂固;其次,库存积压量大,而且分散在各个林场,无法了解其确切种类和数量,木材品种和规格也在不断更新,但缺乏统一规范的编码;二是企业庞大。众多的人员、复杂的核算结构、相当大的空间跨度、庞大的数据量,使数据的集中时间长、准确率低、共享难;三是行业特点集中。其产品是林业资源,林木的生长周期短的二三十年,长的一百多年;资源恢复缓慢,品种控制难度大。

  由于林业销售有其特殊性。树木砍伐后造材的产品规格、型号比较多;而且由于资源匮乏,木材原材料比较贵。这样,用户在购买时就会精打细算,根据自己的需要选择粗细、长短及材质不同的产品。用户的这种需求造成了企业的销售业务,是多品种、多规格产品的“同时销售”。这意味着,对用户来讲,购买的所有产品是否符合自己的要求,价钱总共多少,都需要在一张单子上反映出来。比如说,用户购买了四个产品共十个品种的木材,那么如果照搬原来的U8系统,最后用户拿到的是十张分项单,而不是一个汇总单,汇总数必须通过手工计算才能得到。这种情况造成企业的销售业务和用户查看销售凭证的工作非常繁锁。

  “由于用户就要求一笔构成一次性的销售业务,在这种情况下,用友U8的销售软件就不适合了,必须要做改动”。面对企业独特的销售模式,用友的增援部队开始进驻企业,花了整整一个月的时间,为其单独开发了一整套销售软件,与U8销售系统配合使用。这样销售模块终于按照企业销售的特殊需求进行了有效的改进,并成功通过项目验收。”彭伟颇为感慨。

  三个变化

  “U8为我们解决的绝不是一个简单的数据流的问题。现在,木材每天进多少、销多少、等级如何、品种如何,全部信息非常透明。领导只要进入这个系统,全部木材库存的结构如何、多少品种、每种木材多长多粗、每一品种值多少钱、卖给谁了、客户有无积欠等等信息都一目了然。”对此,丁源林认识更深刻,“只有及时、全面、准确的信息,林业局才便于发现问题,便于对存在的问题进行及时研究,在重大的经营管理上才能进行科学分析,从而使我们整个管理上了档次、上了水平,对企业的管理产生很大的促进作用。”

  “最大的变化有这么几个字,一个是迅速、一个是准确、一个是全面。迅速:原来一周半的报表,现在可能是几个小时就出来了。准确:就原来手工误差也比较多,失误也比较多,现在应该说是非常精确。全面:这个企业所有管理数据,从财务到材料、到人员到社会保险,到固定资产到一些物资采购,非常全面。领导打开微机想了解当天的情况非常清楚,这样我们能很好地面对市场的竞争,加强内部管理。”让丁源林感到自豪的是,三岔子林业局开了一次现场会,黑龙江大兴安岭、山东等地林业局都慕名前来。“他们都觉得不错。在吉林森工集团我们是第一个试点,目前正准备全面铺开,在吉林森工集团范围内全面应用U8管理系统。”

  经过一番改造,林业局的决策层不但能够及时了解当天的市场情况,而且极大地加强了内部管理。

  现在,工资管理的老大难问题得到顺利解决。过去劳动工资每年工资总额发放、保险提取等等都很复杂,而且也不透明。现在全局近万名职工,要想查某个工人某个月的具体情况,都只用轻轻几下点击就可以全部完成。工资是否发放、是否平衡、及不及时、是否差距过大、有没有其他漏洞都一目了然。在库存方面,丁源林用了一个数据:几年前,库存占用资金是1000多万,现在,只有二三百万。三岔子林业局有一个主库八个分库,领导者并不清楚每个库里分别存放着什么样的材料。往往是这个单位可以用十年八年的材料,另一个单位却缺货在申请购买。“现在非常清楚。现在买材料首先是电脑咨询,查询哪一个厂家比较便宜,然后电话订货,一批用完之后再订;分库有的材料也可以随时调整使用,非常清楚、透明。”

  “下一步,我们要开发一套森林资源管理软件。整个22万公顷的林地、2000多平方公里,每一座山上长了多少树、有多少种树、树龄如何、哪些可以开采、哪些是幼林需要抚育等等庞杂的信息,在新的森林资源管理软件里都要一目了然。这样,对于企业年度计划有非常大的支持,每年采多少、在什么地方采、采哪个区域的成本更低,可以从根本上做到产量控制。另外,还能控制生产布局,应该采哪儿、如何培育都能做到事先规划。”讲到这一点,丁源林非常兴奋,信息化给他带来的冲击可见一斑。


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