Introduction

　　简介

　　在今天的数字经济社会里，大大小小的企业都会用到软件。由于软件的应用，企业的营运更有效率，员工更有生产力。软件还帮助您享受到电子商务所带来的诸多便利。

春季房展惊喜无限 张国荣风采依旧一周年 金犊奖玩创意最正点 AC-尼尔森互联网调查

　　但是要充分利用软件，就必须依照一定的管理方式。与管理公司其他重要资产一样，软件必须得到妥善管理。软件管理不当，将使公司的软件丧失生产力与效率上的完整价值，同时也会容易掩盖软件使用中的侵权行为。软件侵权行为是指安装与使用未经授权的软件，这是一种非法行为，将会对您的公司造成代价极高的后果。

　　非法软件比较容易出现问题，使您无法使用电脑及其资讯，而且您购买的非法软件将无法获得应有的保障及技术支持，一旦遇到软件出了问题，企业只能依靠自己，自行解决问题。非法软件也是电脑病毒的主要来源之一，电脑病毒往往会损毁全公司的珍贵的数据资料。

　　另外，软件侵权还必须承担法律责任。它将使您的公司按所侵权行为的情节轻重，付出巨额罚款及可能面临刑事诉讼。软件业一直在积极追查软件侵权者，因为他们让使用合法授权软件的使用者花费增加，并且导致投资在新软件研发上的可用资金减少。

　　-商业软件联盟(BSA)随时准备协助您制定健全的软件管理策略，以使您的公司避免遇到此类严重的问题。

　　Benefits

　　有效的软件管理的益处

　　软件是公司的一项重要资产，妥善管理此项资产具有如下益处：

　　最显著的好处在于成本的控制。软件在信息技术预算中约占25%，所以，密切注意软件的采购、支持与培训员工使用软件的费用，以及须将软件安装在哪些硬件上，这些对于财务方面来说都是非常重要的。所谓良好的规划，是指公司只购买需要使用的软件，员工只能使用有合法授权的软件，只花钱升级已在使用的软件，而且可以通过有计划的采购与升级获得大量折扣。

　　成本控制的关键步骤，是将软件视为不同的开支项目来编列预算。这样做有两个好处，第一，您可以井然有序地计划软件的采购与升级。另外编列软件预算，可以预期需求，并且避免过多的支出或意外的费用。第二，可以精确地追踪购买的软件，从而您可以更容易地查找出企业内未获授权的软件。

　　只采购您所需要的授权软件时，相应地您可以降低软件升级的费用，因为您知道正在使用中的软件产品及其数量，可以只对新功能很有用的软件进行升级。一个经过协调的软件升级政策可以确保您整个企业与业界标准以及科技进展同步前进。

　　此外，控制软件的采购与升级，也就意味着节省硬件的费用。通过针对有需要的员工安装软件，您可以避免对无此需要的员工进行软件升级、新增或更换硬件，而且通过从电脑中删除不需要的软件，可以释放出空间来存放数据资料或其他软件，同时也不必增加储存空间。

　　规划软件购买及升级，您的员工将可随时掌握全年的软件配置，他们会更富有生产力，更能预期情况的变动，因而保持高效率。此外，这项程序也可为引进新软件或新员工时所需要的任何培训与支持作说明，让您更快地规划并促使员工提高生产力。

　　因此，适当的软件管理能节省时间、金钱，让员工更富有生产力、保持全公司的软件与信息的协调，并且使您的公司更容易适应外在的变动。

　　Risks

　　使用非法软件的风险

　　如同录影带或音乐光碟一样，电脑软件也是创作者所拥有的知识产权。不论取得的方式如何，如果未经制造商或出版商明确许可而使用软件，即为非法行为。大多数情况下，取得了出版商许可证明的同时，您也就获得了经过授权的合法软件。而所谓“购买”软件，十之八九其实都是在购买使用该软件的授权，根据授权合约所述，您并不拥有该软件，您买到的只是有限的使用、复制和分发程序的权利。

　　一般来说，一项经授权的软件程序，一次只能安装在一台电脑上，虽然合约中通常列有条款，允许您基于归档或灾难恢复用途进行“备份”。如果您未遵守授权条款，比方说，在数台电脑上安装同一项单一使用者的软件程序，就是侵权，软件出版商可以对您或贵公司采取法律行动。

　　保护软件的方式并不仅限于授权。著作权，有时还有专利法，可保护软件免于未获授权的复制、发行和销售。法律对网络方面的软件保护也有所规定，禁止使用者在线上载、下载或传输未获授权的软件。触犯这些法令的人，或是坐视员工触犯法律的公司，都有可能面临民事与刑事诉讼，其后果从作为反面教材进行公众宣传而造成的难堪到巨额民事赔偿和刑事罚金。

　　使用非法软件还有其他严重的后果。软件业者提供给其合法客户的，除了软件程序本身，还有各种产品服务：使用者手册及其他文件、问题通知、培训、支持服务、维修和升级。合法软件也可确保您取得合法的软件所有人所制造的高品质产品。

　　非法软件则毫无好处。更有甚者，它很可能是过时的软件版本、含有错误的测试版本、可能会损坏资料或隐藏有害病毒的劣质软件。上述任何一项问题一出现，很快就会升级成损失惨重的灾难，其代价之高，远远超过了您通过购买非法软件所“省下”的钱。

　　非法软件以诈欺方式，掠夺软件作者在创作上所应获得的合理酬劳，并且掠夺贵公司应该获得的软件的完整价值，它也可能损坏您的资料、毁及您的商誉、使您遭罚款或者遭刑事处罚。简而言之，使用盗版软件对每个人都没好处。

　　Managing

　　软件管理的方法

　　有效管理软件的四大步骤

　　步骤一：

　　首先，您的企业文化，必须让所有的员工了解软件的价值，明白合法使用软件与非法使用软件的差异，并且保证会正确使用软件。要做到这点，您必须对此有清楚的政策声明，声明中必须指出，公司的目标是管理软件以获得最大的益处，只使用合法软件，并且详述公司在采购合法软件上的程序。

　　有效率的软件采购程序包含以下几个方面：

　　-由一个采购部门或其他指定单位负责统筹办理一切采购软件事宜；

　　-规定所有的软件采购要求均以书面形式提出，并取得部门经理的批准；

　　-确定所要求的软件是在公司支持使用软件的清单上；

　　-只向信誉可靠的授权经销商购买软件；

　　-只与信誉良好的“应用程序服务提供商”(ASP)合作，并且确定您保管好与该ASP相关的授权与文件；

　　-每次购买软件皆取得原版的使用者资料(例如，手册、注册卡等等)、授权与收据；

　　-禁止员工直接购买软件，或是把购买软件的帐款记到他们的费用里；

　　-确定员工未经特殊批准，不得从网络上下载软件。

　　每一家公司都应问自己一个问题：“我们到底需要什么样的软件？”该问题的答案对于保证有效地购买及使用软件，具有重要的意义。此外，该答案亦能指导您努力达成并维持良好的软件管理。

　　一般而言，您的分析应能回答下列问题：

　　-就效率和效果而言，您是否使用了正确的软件？

　　-您的员工对现在使用中的软件是否感到满意？

　　-是否有其他的软件能使您的员工以更有效率和效果的方式进行工作？

　　-有没有一些软件，您目前拥有但以后不再需要了？

　　通过对部门╱员工软件需求的评估，您能够为每一台电脑定出适当的软件方案，同时，也能发现目前并未使用的软件，以便公司决定是否要保留此产品。

　　步骤二：

　　订出政策之后，下一步就是清查软件资产。

　　只有知道公司内所有的电脑上都安装了哪些软件—桌上电脑、笔记本型电脑、以及安装了办公室软件的家用电脑—您才能够决定如何进行。

　　一个准确的清查可以解答如下问题：

　　-我们使用了我们所需要的最新或最适合的软件版本？

　　-我们使用了可以被删除的过时的或不必要的软件？

　　-我们需要取得其他哪些软件，才会变得更有生产力或更有效率？

　　-每一个员工都有正确的配套的软件可用？

　　-员工都已经过适当的培训，能够使用我们拥有的软件？

　　-我们公司里有非法的、未获授权的或无许可的软件或软件复制品？

　　有许多工具可供您完成清查软件的工作。BSA网站www.bsa.org免费提供这些工具给贵公司，不管您使用哪些工具，请确认您对每一台电脑上安装的每一项软件，收集到如下信息：

　　-产品名称

　　-版本号

　　-序号

　　您也应该清查您电脑上软件的相关资料，包括：

　　-用来在您的电脑上安装软件程序的所有磁盘、光盘或其他存储媒体；

　　-各原版手册及参考文件；

　　-各授权文件；

　　-购买软件的发票、采购证明或是可证明软件合法性的其他证明文件，包括购买时软件已安装在内的电脑的发票。

　　一旦完成清查，请仔细将软件的文件、原版软件与其他资料存放在安全之处。如此一来，您就可以利用软件出版商所提供的服务、升级等等，而且在遇到灾难时，也比较容易重新安装软件。

　　步骤三：

　　有了清点资料之后，您可以对安装在公司电脑上的软件和授权条款所允许安装的软件进行一下比较。(记住，某些授权允许您对单一来源的软件程序进行特定份数的复制，或是让一定人数的使用者通过网络同时使用软件。授权会告诉您数目。)另外，请记得，光拥有软件的原版光盘或软盘，并不一定表示您有授权软件。只有原版的授权书才能授权您使用软件以及详细解释条款的权利。

　　一旦在公司内发现任何非法软件，就应该从电脑中加以删除。您也可以利用这个大好时机，提醒员工关于公司的软件政策以及非法软件所带来的危险。

　　现在您可以根据清查之后发现的公司需求比较一下电脑上留下的合法软件。您可以针对您想保留、升级或舍弃的那些您合法拥有的软件，作出明智的决策。

　　如果某些电脑上有不需要的软件，可以将它们移除。若有必要，可以将软件升级，这样一来，每个人所使用的软件版本，都是最适用于公司的版本，并且，您能够购买您所需要的合法的新软件。

　　根据清查、升级、新采购及员工的意见，您现在可以建立一份正式的软件清单，列出公司允许员工使用的软件。清单中必须包括软件名称、序号、版本号、授权许可复制的数量或使用者人数，安装软件的电脑，未来准备新增、升级或舍弃软件的电脑。

　　步骤四：

　　有效率的软件管理是一个持续的过程，您需要监控大家的遵守情况、防止使用非法软件、随时更新所支持的软件清单、并且为未来三年预先规划。在公司内指定专人负责整个过程，以便将此项工作集中处理，是很合理的。

　　定期抽查每台电脑，确定没有人出于疏忽或蓄意而在电脑上安装非法软件。而且象对其他重要资产一样，每一年对电脑作一次清查。若有员工离职，请确定他们使用的软件仍留在公司内，并且他们未带走或保留备份。

　　Prevention

　　预防工作场所内的侵权行为

　　将您的软件资产安置妥当之后，您必须监控您的工作场所是否有非法软件……以下是五种普遍的软件侵权类型，了解每一种类型，将有助于您与您的员工避免非法软件问题。

　　使用者侵权

　　使用者侵权是指公司员工进行未经授权的软件复制，它有以下几种情况：

　　-以一个授权的软件备份在多台电脑上安装使用；

　　-复制磁盘以供安装及散布之用；

　　-没有可以升级的版本的合法软件，却盗用升级版的优惠；

　　-采购教学版或其它有限制或非零售的软件，而没有供商业用途的授权；

　　-在工作场所内外交换磁盘。

　　这些做法必须禁止。

　　客户端╱服务器滥用

　　当网络上有太多员工在同一时间使用服务器上的一项中心软件时，就发生客户端╱服务器滥用的情况。如果您有局域网络，并且在服务器上安装了软件供多人使用，您必须确定有足够的授权允许您这样做。如果您的使用者人数比授权所允许的人数还多，此即为“滥用”。您可以通过确保员工了解授权限制；通过安装“计量”软件，使仅限于授权允许的人数可以登录；或是通过购买另一项授权，使其涵盖您所需要的使用者人数，来解决这个问题。

　　在线侵权

　　软件业在确保网络充分发挥潜力方面，扮演了最主要的角色。到目前为止，软件业者以各种方式，促成了网络的成功，他们提供可用来建立、显示与交换内容的方法，并且提供某些最让人想得到的内容本身。但是，网络上的知识产权侵权行为限制了软件业，并且显著降低了它对全球经济的积极的影响。网络上有数以千计的侵权网站，在这些网站中的任何一个，几乎都可以找到市面上销售的每一项软件产品。因此，网络侵权可能是电子商务所面临的最大威胁。

　　有许多出版商提供授权软件的版本的线上销售，但是网络上也充斥着众多专卖盗版软件的不良从业者：

　　-盗版软件网站，免费供人下载软件或是交换上载程序。

　　-网络拍卖网站，提供仿冒、渠道外销售、侵犯著作权的软件。

　　-对等式网络，能够让人在未获授权的情况下传送有著作权的软件。

　　以传统方式购买软件的规则，应该适用于线上软件的采购。公司应当针对员工何时、是否、或者经谁批准可从网络下载或购买软件，制定出一套明确的政策。

　　BSA提供以下秘诀，帮助公众与企业确定他们在拍卖网站上买到的是合法软件：

　　-如果软件产品订价过低于一般市售软件，就可能是非法软件；

　　-注意未附带文件或手册的产品；

　　-注意那些外观看来不象真品的产品，比方说贴有手写标签者；

　　-注意那些提供“备份”软件的销售者；

　　-注意那些贴有教学版、原厂委托制造(OEM)、不得转售(NFR)或CDR的产品；

　　-将不同出版商的软件编辑到一张光盘片上；

　　-除非您知道它是一项安全的交易，否则不要提供您的信用卡详细资料；

　　-万一您成为软件欺诈案的受害者，请与BSA之类的组织查询。

　　硬盘预装软件

　　某些电脑经销商会在电脑硬盘上预先安装非法软件，以期增加其商品的吸引力，此即为硬盘预装软件。当您洽询“加值经销商”(VAR)，销售或安装新软件到您办公室的电脑上，也会出现同样的疑虑与问题。

　　只要保证您公司的所有硬件与软件都由公司集中管理，而且全都是向信誉良好的供应商采购而来，就可以避免购买到此类非法软件。最重要的是，购买硬件时，请索取随机软件的各原版授权证明、磁盘以及相关文件。

　　仿冒

　　仿冒是以直接模仿为意图，将有著作权的产品非法复制及销售。就套装软件而言，常可见到包含软件程序的光盘或磁盘、以及相关包装、手册、授权合约、标签、注册卡及安全警示的仿冒。有时候一眼就可看出产品是仿冒的，但是大多数时候很难辨识，请注意下列警讯：

　　-软件售价看来“划算得离谱”；

　　-放在光盘盒中配销的软件，没有合法产品基本所附随的包装和资料；

　　-软件缺乏制造商的标准安全警示；

　　-软件缺乏合法产品基本所附随的原始授权或其他资料(例如，原始注册卡或手册)；

　　-软件所附的包装或资料被复印或是印刷品质极差；

　　-拍卖网站提供的软件；

　　-光盘的外观为金黄色，和合法产品的银色外观不同；

　　-光盘包含一家软件厂商以上的软件，或是所包含的软件一般情况下不作为“套装软件”出售；

　　-软件通过邮购或在线销售，经销商无法提供其软件为合法软件的保证。

　　Conclusion

　　结论

　　完善的软件管理需要时间与努力，但是绝对物有所值。如果您已遵循上述所列出的程序，您就已经开始充分享受到您的软件所带来的全部益处---更使贵公司免去因使用非法软件而被惩处之祸。

　　BSA代表软件业多家蜚声国际的公司，愿积极协助您充分利用业界的创新产品。BSA是全球主要软件开发商的代言人，它在国际市场上与各国政府及消费者互动，其成员公司代表全球成长最快速的企业。BSA对电脑使用者进行软件著作权方面的教育；极力推动可促进创新并且扩大商机的公共政策；并且打击软件盗版。

　　BSA网站www.bsa.org提供了关于全球软件管理、政策、提案以及与著作权方面的各种资讯，同时，BSA在全世界65个国家提供反盗版热线电话，以报告软件盗版的线索。BSA的中文网站为www.chinesebsa.org。

　　以下是公司软件政策声明的范例供您参考，不管您的政策内容如何，请确定：新员工领取的资料袋中包含有这项软件政策声明；将它发给所有现任员工，张贴在公司的布告栏上；在公司内部的网络上可以取得。每位员工都必须承认此项政策以及违反政策的后果。同时，雇主也必须采取措施，教育员工合法使用软件

　　Sample

　　范例

　　有关使用个人电脑软件的公司政策

　　1.(公司名称)获得多家公司授权使用其电脑软件，(公司名称)并未拥有本软件或其相关之文件，除非获得软件商之许可，无权加以复制，为备份之用途例外。

　　2.在客户端╱服务器与网路应用程序方面，(公司名称)员工仅能依合约条款规定而使用本软件。

　　3.(公司名称)不得经由因特网下载或上载未经授权的软件。

　　4.(公司名称)员工如在公司内发现有任何不当使用软件及其相关文件的情况，应立即呈报单位主管或(组织名称)的法务部门。

　　5.根据现行适用的法律规定，涉及非法复制软件的个人可能遭受包括罚金民事赔偿与刑事处罚。(公司名称)绝不允许非法复制软件。员工如有复制、取得或使用未获授权的电脑软件的行为，将按情节轻重进行处分。(包括开除在内。)

　　6.如对任一员工是否能复制或使用某一软件持有疑问，请于采取行动前向有关负责的经理洽询。

　　本人充分了解并同意遵守(公司名称)有关软件使用的各项政策。

　　(员工签名及日期)