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企业管理的财务问题

http://www.sina.com.cn 2003年03月27日 14:13 赛迪评测

图1

图2

  赛迪评测信息化方案评估中心 叶宜强

  财务管理是企业管理的重中之重,也是企业信息化的核心内容。可以说,企业所有的生产经营活动都与财务管理密切关联。

  透视传统企业财务管理存在的种种弊端

  企业已经从过去采用的手工记帐方式,发展到后来普遍采用的会计电算化。早期财务管理软件虽然主要用于会计核算方面,但它为规范企业会计核算行为、建立健全财务制度、提高会计工作效率及会计数据质量发挥了重要作用。

  然而,现代企业无论是体制机制、经营环境还是业务流程、组织结构都发生了深刻变化,传统的财务管理模式,包括计算机辅助手段存在着诸多弊端,已无法适应现代企业运营的需要。

  重事后审计轻内部控制

  外部会计包括向股东、债权人和公众提供会计公开信息,处理企业与外部供应商或供应商之间不断变化的关系。而不少企业往往只重视利用外部会计提供的事后信息进行财务审计以揭示舞弊和违纪行为,而实践证明事后管理难以防范和杜绝财务违规。另外,落后的技术手段也难以有效监视客户财务(应收帐)及供应商财务(应付帐)。

  与此相对照,企业的内部控制(内部会计或管理会计)机制仍不完善,缺乏对资金的计划、运作、预算和控制的能力。而对财务数据进行分析利用,将会计信息与企业经营管理活动有机联系起来,才能及时了解和掌握企业经营、财务状况及变化趋势,有效控制、监管和评价企业经营绩效。

  不能有效控制间接成本

  生产成本包括直接成本和间接成本。传统成本核算方法主要用于分析和监视制造工序中的直接成本,包括工资、物料、设备价格等。然而,控制间接成本(如销售和管理成本)同样重要,因为:减少制造环节虽然降低了直接成本,但外部采购却会使间接成本增加;附加的产品服务和潜在采购人员也将增加间接成本;新产品可能需要更高的开发费用和全面质量管理成本等。而对间接成本的控制,传统方法往往难以奏效。

  策略成本管理和价值链分析能力弱

  以价值链分析为主要内容的策略成本管理模式是指,控制整个经济过程的成本,实现从单纯核算自身的经营成本向核算整个价值链成本的转化;与处于价值链上的其他厂商合作共同控制成本,通过分析和利用企业内部与外部之间的相关活动达成整个企业策略目的;把影响产品成本的每一个环节(即项目调研、产品设计、材料供应、生产制造、产品销售、运输、售后服务)视为成本控制的重点,逐一进行作业成本分析,实现产品成本的最低化,而利润在整个生产周期的最大化。

  然而,传统的成本中心财务核算体系是根据企业组织结构和职责范围(如部门)去构筑成本结构的。这种体系虽然能够确定在那个部门增加了成本,但却不能指明利用了何种资源以及如何利用的。而且,这种方式数据量有限,对成本的优化通常只能局限于成本中心级,进行局部改进。另外,传统的成本管理把成本降低的着力点放在对生产成本的单项控制上,忽视了项目调研、工艺设计、产品设计对产品成本的影响,而实际上这三项之和占到了90%的产品成本。

  传统财务软件不能满足电子商务应用的要求

  过分强调中国特色,会计信息缺乏国际可比性;

  体系封闭,无法实现网络化管理和支持信息化应用,不能适应网络时代企业的需求;

  单币种、单语言,难以满足财务国际化的需要;

  与产、供、销等业务环节信息共享不够。

  以现代企业财务管理模式取代传统

  建立现代企业制度是发展社会化大生产和市场经济的必然要求。现代企业制度的特征是产权明晰、权责明确、政企分开、管理科学,其组织形式是多元化、多角化、集团化经营。显然,现代企业制度的推行要有相应的会计管理模式来配套。

  建立管理体制

  现代企业体现了集团化、跨地区经营、业务范围广、分支机构多、物资流量、资金流量大等新特点。新建立的财务会计管理体制必须能够处理好企业总部机构好与下属分支机构之间的关系、统一性与自主性的关系、集权与分权的关系。主要做法包括:

  从商品经营为主转变为以资本经营为主;

  总机构成为投资中心和分配中心,分支机构成为成本中心和利润中心;

  适当集中财权,强化管理;

  健全内部机制,强化财务监管;

  实行目标管理,健全激励机制;

  统一采购物资。

  建立组织机构

  根据不同企业,实行不同的组织机构类型:

  超脱型,即在董事长下设财务总监,分管企业财务会计业务;

  专家型,即在总经理下设与副总经理平行的总会计师,负责分管企业财务会计工作。

  分权型,即在总经理下设负责企业财务会计工作的副总经理。

  建立管理体系

  包括三个层次:

  一般会计,即传统意义的财务会计,它按照《企业会计准则》和《具体会计准则》及有关财务会计制度的要求,处理企业各类账目,按时向税务部门与社会保险等部门交纳税费。

  责任会计,用于通过解决企业内部会计管理上责任不清的问题,以提高企业的经营管理水平和经济效益。

  管理会计,以企业内部管理为主,面向未来的规划和控制日常发生的一切经济活动,通过对企业价值的预测、计划、控制和决策,包括企业财务目标的制订、利润规划、财务预算的编制、财务控制与成本控制、投资决策和融资决策、新产品开发预测和销售预测等,为企业管理的加强和决策服务。

  现代企业财务信息化解决之道

  IT技术为财务信息化提供了强大工具,特别是通过实施ERP这样的集成系统可以较好地解决现代企业财务管理问题,主要做法包括设置通畅的业务流程、搭建科学的组织结构、全面管理财务相关数据、灵活处理各种会计事务、与相关业务紧密集成等。

  ERP主要采用外部会计和内部会计两个模块实现财务管理信息化功能,它们的侧重点图1。

  用外部会计功能模块解决企业会计核算问题

  供应商处理

  通过应付款系统(AP)来管理企业与供应商有关的会计数据,它解决了信息、现金管理和支付过程的集成问题。基本方法包括纪录供应商数据、处理供应商发票、预付款管理、付款方式管理等。

  客户处理

  通过应收款系统(AR)来管理企业与客户有关的会计数据,它与总帐、销售物流和订单输入、按订单设计生产、预算等业务方案集成。基本方法包括纪录客户数据、信用管理、应收帐的监视和管理、催款处理等。

  一次性帐目处理

  包括一次性供应商和一次性客户帐目,可以采用比标准帐目更加简化的方法来处理这类帐目,如只生成一个通用的供应商主纪录,而不必为每个供应商生成主纪录。

  债权人子公司/总公司处理

  用于处理从子公司(或分支机构)采购而付款则对总公司帐户的情况。与标准供应商的财务处理不同,它管理总公司和子公司两个相互关联的主纪录,这样使帐目更新自动同时完成。

  总帐处理

  总分类帐系统简化了外部会计处理过程,它提供清晰而完整的结构,即公司代码、业务领域、会计科目表:

  灵活而集成的过帐系统过程,即帐目过帐与企业应用功能模块和财务子模块紧密集成(如采购、资产会计核算、成本控制系统);

  财务数据录入;

  多币种管理;

  未清算帐目管理;

  完整标准文档输出,按法律要求生成结算报表(会计分类帐);

  灵活的报表生成器,提供日结、月结和年结的自动化过程。

  报表合并

  该功能是为有多个合法实体的公司设计的,用以汇总不同货币、不同国家的不同子公司和合资公司的会计信息,如公司之间帐务抵消,包括应收和应付款项、费用和收入、投资所得、库存盈亏、固定资产转移等。

  采用内部会计功能模块解决企业的业务规划和控制问题

  内部会计功能模块对传统的成本中心会计核算能力进行了补充,它从跨功能、面向过程的角度考虑成本,即根据资源使用情况将成本记入业务过程的借方,将成本中心的成本分配到业务流程中,这种方法使管理者更好地规划资源,如图2。

  成本中心会计

  这个会计方案支持成本预算(标准成本的确定)、标准成本与实际成本之间的差异对比、成本报告与分析等。有关发生的成本都记录到相应的成本中心以分别进行核算,相关数据则同时或定期成批地传送到产品成本模块以及获利分析模块作进一步处理。

  定单和项目会计

  这是个全面网络化的管理会计系统,带有定单成本结算的详细操作规程。该系统收集成本,并用计划与实际结果之间的对比来协助对定单与项目的监控。系统提供了备选的成本核算及成本分析方案,从而有助于优化一个企业对其业务活动的计划与执行。

  产品成本核算

  本核算方案可以进行成本核算与成本分摊功能、收集有关物流与技术数据、对单个产品与服务进行结果分析等,旨在对成本结构、成本要素及运营过程进行监控,并生成对单个对象或对整个一段时期的预测。而且,还能进行基于价值或数量的成本模拟估算。成本模拟得出的信息可用于对企业运营过程进行优化。

  获利能力分析

  获利能力分析模块将帮助确定能够产生最好效益的产品或市场以及确定特定定单的利润构成。同时,销售、市场、产品管理、战略经营计划等模块也将根据从该模块所提供的第一手面向市场信息进行下一步的分析处理。据此,企业能够判断目前在现存市场中的位置,并对新市场的潜力进行评估。

  利润中心会计

  它提供的软件方案面向那些需要对其战略经营单位进行定期获利能力分析的企业。该系统使用期间会计技术来收集业务活动成本、运营费用和结果,从这些信息确定每个业务领域的获利效能。

  执行信息系统

  执行信息系统(EIS)为管理部门提供一个软件方案,从企业的各个不同部分收集包括成本发生在内的各种数据,进行加工汇总使之成为可服务于企业决策的格式。

  综上可知,ERP系统的应用打破了传统的财务运作方式,使财务管理从简单的记账变成分析控制,实现了:

  数据来源唯一

  企业经营运作的数据来源只有销售订单和采购订单,订单上的原始数据成了公司信息流、物流和资金流的源头。

  数据实时生成

  每个作业都会实时地反映,每项控制都会实时地得到结果,每份报表都会实时地生成。数据生成和传输是基于每一个业务动作而不是批处理。过去库存要定期盘点清理,应收、应付账款要每月核算一次等。现在,采购、生产、销售、库存等环节的业务数据可以自动生成会计凭证,实时转换成应收款、应付款等数据。

  信息共享

  通过对企业业务流程的规范化,经营管理的各项数据真正形成信息流,每个部门是信息流上的一个环节,依靠统一的系统数据,按既定流程规则运作,做到让有权限的人“通透”地共享。形成支持多业务、多地域的事前预算、事中控制、事后准确核算的财务管理模式。

  业务集成

  财务和企业的产、供、销各环节完全集成,并能产生互动,整个企业是一个整体。

  精准控制

  每次作业都是准确的、可量化的,财务不但能了解销售、采购、库房、生产的全部过程,而且伴随着每个作业,财务将作相应的反应,并实施监控,杜绝“客观造假”隐患。

  

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