门诊病人：虹桥上海城物业管理公司

　　求诊方向：物业管理信息化

　　出诊医生：安富软件(上海)有限公司

　　行医资质：协同管理软件始恿者，已成功研发出专业版和通用版本，并为多家用户化解了管理上的“病痛”

　　坐落于上海虹桥开发区内的虹桥上海城气势雄伟，除了拥有两幢超大型办公写字楼外，还有规模宏大的商场和地下车库，它是一个集购物、办公、住宅为一体的高档商务楼。管理着这群甲级写字楼的物业管理公司包括有：行政、培训、财务、管理、监理和工程部等在内的6个大部门，以及下属超过12个子部门。

　　这些部门经常需要合作来完成某项工作，但在实施“虹桥上海城物业管理系统”前，往往令人顾此失彼。如何协调部门与部门之间、员工于员工之间的工作安排？如何让纷繁复杂的业务流程变得轻松自如？一时间这成了物业管理公司的心头之痛，如何未雨绸缪、防患于未然，虹桥上海城物业管理公司走上了一条“求医”之路，他们迫切在寻找一个基于现代信息技术、集成物业管理业务流程、能实现各个部门之间协同工作、提高办公效率的解决方案。好在他们找到了安富软件这个好医生，以安富TeamFusion应用平台为基础的协作管理解决方案，安富TeamFusion平台能够为团队的沟通、工作和信息共享，提供丰富的、可扩展的功能。

　　症状：四大环节“不能承受之痛”

　　作为虹桥上海城这样一幢高级商务楼的物业管理公司，虹桥上海城物业管理公司越来越感觉到传统的管理手段已经跟不上现代化物业管理的需要。这些“病症”具体表现在四大方面：部门业务、协作办公、个人办公和系统管理上“不能承受之痛”。

　　首先是业务方面，由于业务涉及的内容很多，像租户管理，投诉处理、装修施工、仓库领料、年度预算等等，大大小小不下几十项，对内、对外流程十分烦杂。仅以管理部为例：涉及办公楼管理和商场管理，里面又分投诉处理、报修服务、租户交楼、租户退楼、租户退房、装修办理、验收、租户入驻、订水、铭牌制作、电话开通等等。管理部的一位负责人告诉记者，随着虹桥上海城A栋的开放，入驻的客户直线上升，这些看似简单的服务，由于没有完善的电脑管理系统做支撑，让我们往往顾此失彼。

　　其次，在物业管理中协同工作是一大特点，他接着细说到租户租房程，首先是由市场推广部根据租户的要求，签订租赁意向书，发展商提供交房标准图纸制作通知，商场管理部通知总包单位制作图纸，向租售处转交标准图纸，发展商确认后提供交房标准施工通知书，总包单位施工后，交楼给管理部。在这个功能中，市场推广部、商场管理部、租售处、发展商和总包单位之间必须协同完成这项流程。由于这些工作和流程涉及部门与部门、人与人、人与部门之间的沟通，任何一个环节出现问题，或相关人员在通讯与沟通上偏差，都会引起意想不到的麻烦，让我们头痛不已。

　　如何使每个人的办公效率达到最高，如何满足不断日益增加的商务和服务的需求，充分发挥所管理的物业的各项人才、设备和信息优势，提高经济效益，以达到最大的投资回报率及用户满意率，在实施安富协同物业管理系统之前，这些都是困扰虹桥上海城物业管理公司的“心头之痛”。物业管理终于痛下决心，无论如何都要医好这些“痼疾”。

　　处方：分步实施安富管理系统

　　安富软件公司在为虹桥上海城物业管理公司号脉之后，开出的第一个处方是：上物业协同管理系统。采用的主要疗法是应用最先进的协作、工作流和SMS技术，打通经脉：实现物业公司的对外业务、部门协同工作的自动化和网络化；修炼内功：实现内部信息共享、内部资源整合、内部决策支持，以及对外业务的电子化办公；通则不痛：实现公司员工之间，以及部门与部门之间的协同工作。

　　该处方的特色是将传统工作流模式和协作、SMS等新技术的结合，将在物业管理业务的规范化、网络化的发展要求方面发挥重要作用。处方的主要成分包括：部门业务、协作办公、个人办公和系统管理四个子系统。

　　部门业务：

　　部门业务包括：管理部、工程部、行政部、培训部、财务部和通用功能。这个子系统的功能主要是对外业务的工作流程，用户是通过TeamFusion任务的形式来使用这些流程的，所有的业务流程的任务和协作办公的任务都会在个人办公子系统的待办事宜中汇总，即每个用户只要打开个人办公的待办事宜就可以知道当前需要处理的所有任务。用户打开任何一个任务，在该任务中都会有一个提示栏，提示用户在当前的任务步骤应该执行哪些操作。

　　任务的提醒是通过Email、TeamFusion即时消息或SMS发送给当前步骤的负责人，而这些提醒的方式是预先定义在流程中的。如果流程发生了改变，系统的管理员可以使用管理子系统中的流程定义工具，对流程进行可视化修改。

　　虹桥上海城物业管理任务中心主界面：

　　协作办公：

　　协作办公可以分成四个大类，即协同办公、工作流程、资料管理查询和个人办公。该子系统中主要包含的是虹桥上海城物业管理公司内部行政事务处理的功能，部门与部门、人与人、人与部门之间需要通过相互沟通、协作或即时的相应来完成工作。安富软件提供的系统有最全面的通讯与沟通方式(Email、TeamFusion即时消息、提醒机制、SMS、讨论工具等等)，文件资料的共享和管理能力，和完善的权限控制机制。

　　虹桥上海城物页管理工作流页面：

　　个人办公：

　　这个子系统为每个用户提供了针对个人的功能，譬如：联系人管理、个人通讯和待办事宜等等，为用户提供事务的处理中心，集中处理所有类型的任务，提供便捷多样的通讯手段。

　　安富协作办公系统的各个功能都是以任务为中心，即用户只要打开一个界面就可以了解所有需要完成的工作，加上结合了Microsoft Exchange的Email功能，使用户体会到最人性化的个人办公方式。

　　系统管理：

　　该子系统主要是提供给系统管理员的，系统管理员可以在这里注册用户、为用户设置权限，以及修改现有的流程，监控和修改产生错误的流程等等各种管理工作。

　　考虑到系统的即时性和界面的人性化，同时为了方便用户的操作，该系统采用C/S结构(客户端/服务器)。客户端是在TeamFusion标准客户端的基础上，增加了定制的用户界面。

　　对于该处方，安富软件公司建议虹桥上海城物业管理公司分阶段治疗。一期目标是部门业务子系统中的通用功能、管理部门中的办公楼管理部分；部分协作办公子系统；个人办公子系统中的联系人管理、个人通讯、待办事宜和内部邮件；以及整个系统管理子系统。二期目标是部门业务子系统中的商场管理部分、行政部和财务部分；协作办公子系统中的工作流程。第三期目标是完成剩余的内容，最终达到“治病救人”的目的。

　　特点：低成本高疗效副作用小

　　在该处方中安富软件公司采取了一些关键技术，使得整个治疗系统成本低、疗效高，而且药性副作用小，颇有特色。

　　首先是安富TeamFusion协作技术平台采用了微软.NET框架，大家知道.NET的特点与协作技术平台非常契合，实际上提供了很多对象类和模型，能有效降低开发成本。由于安富技术协作平台的几乎全部用C#语言编写，几乎使用了所有的.NET框架技术，包括Windows Forms、Web Forms、Web Services、安全等，因此目标客户将包括所有的微软Windows客户。

　　其次，Web services让应用程序可以共享数据，以及更强大地调用其他应用而无需考虑哪些应用是如何开发的、他们运行的操作系统和平台及用来访问他们的设备。尽管XML Web services仍然各自独立，但他们相互可以松散地联接起来，形成一个协作组，完成特定作业任务。由于安富软件用Web Services作为TeamFusion协作技术平台的构件块，带给客户更多的实用价值。

　　第三，安富软件仔细研究了工作流管理联盟制定的工作流标准，并在系统中实现了符合WFMC定义的规范，用图形化方式达到从系统的过程定义到WFMC定义的模型WPDL的完全转换，从而使系统的扩展性和兼容性大大增强，能实现和第三方系统的无缝连接。

　　第四，使用该处方的副作用小，应该讲数据安全和用户安全是安富软件在本应用系统中考虑的重中之重。安富的协作办公系统采用了最先进的数字认证和数据加密技术，以此来保证用户的身份确认和数据的安全。

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