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信息化:新时代集团的新账本


http://www.sina.com.cn 2006年06月20日 16:24 互联网周刊

  在国资委要求央企全面进行财务改革的前夕,新时代在10个月时间内完成了整个集团财务信息化的改革

  2005年9月,国资委下属企业新时代集团财务管理信息系统正式通过验收。

  新时代集团是以中国新时代控股(集团)公司为母公司,联合部分省国防科工办所属
企业组建的国有大型企业集团,集团公司总资产目前已经达到96亿元。和其他所有国资委下属大型企业一样,新时代集团也曾面临财务改革的难题。加入新时代集团的有88家军工公司(厂),散落在全国19个省。在实施集团财务管理信息系统前,这种跨地域的分布现状一直给集团的财务管理造成巨大压力。

  不仅是新时代,国有大型企业内部的财务信息失真、财务资金管理失控已经成为当前国有企业改革和发展中迫切需要解决的重大问题。国资委成立之初,李荣融就曾就关于加快推进企业财务管理信息化建设问题作出过明确指示:“这项工作不仅关系到企业发展,还关系到国有企业改革的成败,不推不行。”

  “企业财务管理的核心是资金,资金是企业的血液。企业对财务的管理,说到底是对资金流量的集中管理与控制。” 总经理余海龙说。

  10年前的隐患

  2003年,余海龙就给因 “非典”肆虐“赋闲”在家的集团财务部全体人员布置了一个共同的“家庭作业”:思考集团财务管理工作的信息化改革问题,而统筹这项工作的重担落在了集团总会计师刘维勇头上。

  作为集团总会计师,刘维勇对财务信息化并不陌生。1994年,新时代集团的下属公司就曾经陆续开展了财务信息

化工作,包括购买硬件和财务系统软件设施。

  然而,正是这些当时曾给企业财务管理带来相当便利的设施,到10年后的现在,却成为集团财务信息化道路上的强大阻力—核算制度不统一;应用的财务核算软件版本不统一,造成财务数据集团管理难;数据分散给集团财务管理带来极大的不便;集团数据的合并汇总不及时;信息化平台多,造成大量的重复工作;缺乏集团数据的整体分析平台—这一切的现状,无不成为新时代财务管理的绊脚石。

  几十年财务工作的经历,刘维勇心里明白,加强财务资金管理,不只是事后算帐、做帐、统计、结算,而必须是把财务资金管理作为整个企业管理的核心,使之贯穿到生产经营的每一个环节,从企业洽谈合同、收取订单乃至再前面的市场调查、项目可行性论证开始,就必须认真考虑企业的财务和赢利能力,以保证企业取得最大的经济效益。刘告诉记者:“从这个意义上讲,财务管理是一个大概念。”

  从基础核算到财务管理的飞跃

  2004年底,新时代集体的财务管理信息化项目正式实施。针对集团的财务信息化现状,金蝶和新时代集团组成了项目组,制定了“整体规划,分步实施”的三步走行动策略—财务核算体系建设,财务管理体系建设,决策支持体系建设。

  在此之前,新时代集团下属企业基础核算软件系统就有3种以上,加之各家使用的不同版本和管理水平的差异,集团财务部在对数据进行收集、合并和分析时往往需要重复录入,增加了不必要的人员成本。计财部主任马驰对此感触颇深:“系统集中统一的意义,反映到财务尤其明显。重复录入在带来更大工作量的同时,也难保不出现一些人为的差错,时效性也无法得到保证。”

  由于集团子公司分布在不同的地区,财务数据分散,这给集团财务管理带来不小的麻烦。而原软件系统大部分为单机版,并且数据分散在全国各地的服务器上,集团对各下属单位数据的查询管理非常滞后,容易造成数据失真。

  针对这些问题,项目组将新时代集团下属各企业原有的基础核算软件统一成金蝶K/3,同时将数据库集中到总部统一管理,各下属单位通过互联网远程接入,进行基础操作。

  基础核算系统统一后,集团财务管理体系就被提上日程。这一体系建设的首要问题是解决会计制度的一致性,同时更重要的是保证会计制度的可执行性和执行力度。

  此前,国家

财政部在对国资委管理单位在加强核算的同时,加强了预算管理,要求各单位加强预算的编制和分析,使预算落到实处。刘维勇告诉记者,集团数据的分析建立在集团财务合并的基础上,因此集团数据合并的及时性、合并角度的灵活性对集团财务管理非常重要。为此,新时代集团请来了咨询公司,结合新会计制度做了管理咨询。在管理咨询过程中,针对核算和数据分析要求,金蝶实施顾问给出了相应的意见,同时提供了合并账务产品,通过产品对核算制度进行统一管理,使下属单位无权随意修改科目和集团制定的核算项目规则,以此来保证核算制度的执行力。

  合并报表系统是基础核算走向集团管理的标志,2005年2月,系统升级后的合并报表开始实施,目前实现了月度13张、季度报表26张、年度报表40张。

  刘维勇说:“这一系统,将新时代集团的出表时间提前了整整13天。三级合并报表,目前7天就可以做出。”

  数据的价值

  数据的价值新时代集团每季度作一次经营分析,数据的归集整理非常重要。随着市场竞争的激烈,集团对经营分析指标要求的周期越来越短,人工整理数据已经无法适应需求。集团财务信息系统的管理驾驶舱模块,在后台设置好相关程序,可由系统定时取数进行各种指标分析。这种方式,一方面使分析结果减少了人为因素造成的失真、口径不一致等问题,同时大大提高了工作效率;另外,管理驾驶舱提供了一系列的分析指标,这些指标自成分析体系,为集团的数据分析提供了分析思路;同时管理驾驶舱通过自定义各种分析模型,随需应变体现个性化的管理分析要求。体现在企业的整体经营状况上,能够通过穿透性分析,对反应不良的指标进行深入研究。

  新时代财务管理信息化的另外一个显著特点是,数据分析一方面要从投资关系的法定关系进行数据的合并分析,同时由于下属企业涉及到很多行业,又需要从行业角度进行数据分析。按照以往的分析方法,需要将基础数据重新进行收集汇总整理,工作量非常大。而目前通过对合并报表系统的特定设置,使数据能够随意组合,不但满足目前的多角度数据分析要求,同时也非常适应目前市场变化快的要求,具有非常强的拓展性。对此,刘维勇这样解释:“我们通过分行业设置合并方案,可以了解集团各行业的盈利状况,从而在资金、人员配置上能更侧重于盈利较多的行业,保证资金更加合理和有效地利用。”

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