互联网及移动技术改变传统会议

2013年02月01日 01:57   第一财经日报 微博   

  李静颖

  公司年会、经销商大会、同学会……节前纷至沓来的各类会议活动,让会务组织者们又开始马不停蹄地忙乎开来。大到会议场地的选定、参会名单的确认,小到与会嘉宾的航班时间确认、参会者的饮食习惯,事无巨细的背后是繁琐的办会流程。

  能轻松组织一场会议是每个主办方最大的心愿。为此,万涛说这段时间来找他的人特别多,因为提升办会效率正是其所创办的31会议网瞄准的方向。

  在互联网时代,传统行业一旦插上这双翅膀总能带来意想不到的变化。万涛告诉《第一财经日报》,瞄准会务这个行业是因为这个行业分散,且总体的信息化水平并不高,如果能有工具来改善传统会务服务,提升办会效率,这就是机会,这个工具就是互联网及移动技术。

  “这在技术上是完全可以实现的。”万涛说,“通过互联网以及移动技术,把会议的组织、服务、管理、营销数字化,在移动客户端实现即时管理,将会议流程标准化、简洁化。”

  “会务+IT”模式

  随着中国经济走势的不断向上,国内MICE(Meetings会议、Incentives奖励旅游、Conventions企业会议、Exhibition展会)和会展服务产业的服务需求也全线走高,一批顺势而为的企业应运而生。

  在万涛看来,眼下企业扮演的是会议主办方助手的角色,通过集成的“会务助手”软件,可以把筹备会议中遇到的问题化繁为简。

  比如套用事先设定的模板完成会议活动的专业网站;根据会议的需求,自主选择预先设置的关键字段,以此来管理参会人员信息,对其进行智能过滤;通过短信平台设置参会提醒,统一发送时间;在手机上安装电子签到应用,及时掌控到会现场人员的情况,方便主办方接待及安排食宿,节省人力及资金成本。甚至还可以为会议设置专属APP,免去会前大量的资料打印功能,做到会议无纸化。

  这种借助技术的“会务+IT”模式,31会议网并非是第一个吃螃蟹的。

  全球最大的会议管理技术公司Cvent是这一领域的标杆,其2011年最新一轮的融资已超过1.36亿美元。Cvent成立于1999年,目前其提供的服务包括会议场地选择、在线会展管理、电子邮件营销和网络调查等等,为40个国家9万多个会议主办方提供过服务,诸多大型企业如可口可乐、美国富国银行、大都会人寿保险公司等都是他们的客户。

  此外,从事小型活动票务销售的Eventbrite公司在2012年的票务销售总价值已经达到10亿美元,以及做私人聚会邀请的Meetup公司等都已有超过10年的发展历史。

  根据万涛提供的数据,目前国内与31会议网合作的供应商已有几千家,而发布信息的主办方已达到上万家,深度合作的则约为几百家,而这些数字仅是起步。

  把办会做成大生意

  或许,Cvent已经成功的做法会成为一盏指明灯。据悉,Cvent之所以能取得现在的成绩,在提供的所有服务中,最成功的就是Supplier Network。这是一个免费的网上市场,这个市场将活动策划者与全世界的15万家酒店、饭店和一些其他的场所连接了起来。

  目前在国内,上述提及的31会议网、场地网等企业正在做类似的业务,主办方通过关键字输入可以在网站上找到匹配的场地信息,该业务在31会议网上线一个季度以来,已初显成效。

  万涛向记者直言,由于会议中介服务模式在国内因诚信问题尚未有大规模验证,因此在发展这个业务的时候就非常小心,现阶段主要还是提供软件服务,希望软件服务积累足够多的企业用户,为下一步的业务发展奠定基础。

  另外,在他看来,办会是一个整体项目,帮助客户找场地是一个很重要的步骤,但这还远远不够,必须关注其他的因素,如策划公司、供应商以及参会人的需求等,只有集合多种因素才能够比较完善地解决会议主办方面临的问题。

  然而,要把这笔生意做大并不容易,在办会这件事上,IT技术壁垒并不高,相反资源拓展才是门槛。“主办方、供应商及参会者就好比是三角形三个顶点上的螺丝,要同时拧动这三个螺丝才是真正挑战。”

  但万涛觉得,这个过程也不可能是一步到位,随着行业的逐步发展,会有人来提供更加综合性的服务。“会务服务接近O2O模式,会议领域也需要结合电商和O2O领域的经验,找到合适的业务模式。”他说。

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