个人电子邮件9大注意事项

　　CNET科技资讯网 2月2日国际报道 每一天，我们都和客户及同事互通电子邮件，但你是否曾想过，你发出的信件透露了多少个人的信息？

　　我所指的不是你实际传给某人的信息内容，而是你的邮件在不经意间所传达出的形式与格式。有太多时候，遗漏的或不慎加入的小细节，都可能暗示你是懒惰、无能、粗心、不可信赖或不专业的人。

　　我建议你留心下列E-mail信息的事项：

　　1. 拼字

　　每个英文单字的拼音是否正确？这一点用拼字检查即可轻松解决，但还是读一遍你写的内容。记住，拼字检查抓不出拼音正确但用法错误的字。

　　2. 文法

　　整篇信息的文法是否正确？不只英文老师会对文法吹毛求疵，如果你的写作在文法上有误，收件者很有可能误会你的意思。通常，错误的沟通还不如完全不沟通。

　　3. 签名档

　　你的邮件是否都包含一个简短、专业的签名档，提供你个人的联络信息？不要让收件人必须查阅他们自己的通讯簿，才能联络到你。把你个人的联络方式插入每一封信息里。另一方面，你不需要提供完整的个人历史，包括出生地、最喜欢的颜色和紧急联络人等信息也可免。

　　4. 主题栏

　　善用主题栏传达有用的信息。让收件人知道你要他们知道的事情，以便他们决定该如何处置。无用或引人误解的主题非常讨人厌。

　　5. 格式

　　你是否曾有意识地写出一大段让人难以吸收的文字？把你的想法分成简明的段落，方便收件者一目了然。这用不了多少时间，只要记得在自己思绪转变时按下回车(Enter)键。但可别太过头，在文中留下一大片空白。总之，要让格式强化你的信息。

　　6. 长度

　　一般而言，电子邮件以精简为佳。你是否注意到电子书的惨败？部分原因就在于人们不喜欢在屏幕上阅读长文。(当然，E-mail新闻稿是例外。)

　　7. 重要性高低的标示

　　这是我个人的小毛病之一。我很讨厌别人把明显不重要的E-mail标示成最高优先级。这显示出你完全不在乎收件者的时间和注意力，或者你在身心方面失调，导致你有妄自尊大的幻想。不论如何，这都不会让人留下好印象。

　　8. 注意带宽

　　如果你的信息只有短短几句，不要附上一个大的图形签名文件，看起来真的很浪费，对那些还在使用接号连接的收件者而言，更是浪费了许多宝贵的时间。若非必要，不要传送大文件。

　　9. 收信回条

　　这是我个人的另一项小毛病。除非是非常重要的合约或有时效性的文件，不然我习惯私下看我的E-mail。当我看到某人要我对非紧急的邮件寄送回条，我会觉得对方不信任我会确实看他的信件。

　　偶尔，在发信给某人之前，我会先寄给自己，看看这封信在我的Outlook收件夹里是什么样子。结果可能非常惊人，因为借由这种检查，我会发现各种我无意传出的东西。我鼓励你这么做，你或许也会意外地看到，你的E-mail反映出多少自己。

　　文/Paul Glen