作者： 葛雅丽
【eNet硅谷动力专稿】及时信息工具是一把双刃剑，如果使用不当，可能会导致企业和员工陷入水深火热之中。
人性可能不会改变，但技术却会改变。IM在为人们提供便利的同时，也留下了让员
工、监管部门和执法者跟踪的痕迹。和电子邮件一样，IM信息也被视为有法律效应的文件。如果违反萨班斯·奥克斯利法案(Sarbanes-Oxley)，企业就可能被传唤。律师会要求提供工作场所的IM信息进行起诉。美国医学协会可通过健康保健提供者的IM信息，寻找违反健康保险可移植性和责任法案的证据。
监管部门可能会通过IM查找信息，这不是企业员工唯一担心的问题。今年在一起案件中，雅虎指控公司的一些曾任员工使用IM散布商业机密和技术资料，并与雅虎的新创对手分享，而IM通讯内容成为了这起官司的主要证据。
无论喜欢与否，IM仍在我们的工作和生活中存在。企业都在千方百计地阻止员工使用IM，而微软、GOOGLE和雅虎等却在为IM增加新的功能，加速IM的使用。有分析师预测，在不久的将来，IM会取代电邮成为电子通讯的首要工具。
据因特网与美国生活项目(Pew Internet and American Life Project)2004年进行了一项调查显示，在美国每10个成年人中有4人使用IM，该项目报告的联合作者 Amanda Lenhart称："毫无疑问，IM会进一步普及，随着技术的发展，IM会在家庭和办公室更为流行。"在这种形势下，企业如何利用IM来提高生产率，维持对员工的信任，同时又降低安全风险？
首先，企业老板和他们的IT团队必须意识到，IM与电邮一样会留下痕迹，可以被保留和轻易地进入。最近，摩根斯坦利投资银行同意支付1500万美元解决美国证券交易委员会对银行未能保留电邮信息进行的调查。随着IM应用的进一步扩大，对电子邮件方面的监管和立法规定会在IM中得到体现，确保IM信息在服务器和个人用户电脑上保留备案就显得尤为重要。
其次，老们们应明白IM会使业务运营更为有效，生产力永远不会取代保护。对员工使用IM进行限制引起了严重的问题，一般来说，当员工知道自己使用IM被监控时，他们会规范地使用。呼叫中心早就意识到了这一问题，他们有意识地随机保留录音信息以用于审核和培训之目的。一旦这些政策被执行，企业关于IM方面的规定就会进一步增强。
今后，企业一是应该规范IM政策规定，明确什么信息用于IM，什么信息用于面对面、电话、电邮、传真以及传统的邮递方式等。二是要简便培训。如果一项政策在企业内不能正确地得到传达，它就会失去效力和强制力。要使一般员工和CEO都明白，IM是企业官方的通讯工具。三是要增强强制力，确保IM政策的执行。四是要使用IT工具，对IM的安全和政策执行进行调查。如果企业不能很好地控制和管理IM，IM就可能被滥用，企业就必然对此负责。
