办公案例：律师事务所里的“小块头全能管家”

　　在一些特殊行业，对打印需求非常之多，堪称打印机和耗材杀手。而如何有效提高工作效率，节省办公成本开支，就成了这类企业的当务之急。这次我们以北京市天如律师事务所为实例，对如何解决这个问题，进行了实地考察。

　　据天极网了解，天如律师事务所是一家60人左右的中型律所，目前为多家政府机构担任法律顾问，还为众多国内外知名企业提供法律顾问服务，在业界拥有极佳的口碑。因为律师行业的特点，在接受案件和代理时会有大量的文件需要输出和传送，打印处理工作相当繁重。往往一个案子的卷宗就要耗费上百张纸，对耗材的消耗量巨大。再加上天和正处在高速成长期，日益增多的业务，明显增大了其打印需求。

　　走进天如律师事务所位于北京CBD核心商务区的办公场所，简洁的办公环境让以往我们对律师事务所的印象大有改观。在这儿，没有堆积如山的卷宗，也没有看到繁杂的传统办公设备及其连线。天和目前使用的打印设备，是一台精致小巧的激光一体机。据负责采购的张波律师介绍，正因为其小巧全能，才给办公环境带来了变化。

　　“律所发展到一定阶段，我们发现每天都要花费大量时间在文印处理上，一份百页左右的文书，复印下来差不多1/4天的时间也就过去了，提高办公效率的障碍居然来自于传统的 “四大件”文印设备——打印机、复印机、扫描仪、传真机，由于设备采购年份较早，这诸多的大块头设备在性能上已经不能完全满足目前的需要，并且占用了大量办公空间。而且，老机型没有双面输出功能，纸张没有得到充分利用，产生极大的纸张浪费。对于经常外出办事的律师来说，携带厚重的文件出门，也是一个不小的负担。随着卷宗的不断增多，我们不得不占用越来越多的面积空间来存放档案资料，自然，人的活动空间就被逐步挤占，办公室也越来越拥挤局促，因此，我们迫切需要突破现有障碍，提高办公效率，改善办公环境。”张波律师回忆起以前的情况时，显露出一脸的无赖。

　　在更新设备的报告获批之后，天如律所就开始着手进行设备考察。而目前兼具打印、传真、扫描、复印等多种功能于一身的多功能一体机，成为了天如优先考虑的对象。经过多方比较，惠普公司(HP)公司最新推出的适合中型工作组和部门级用户的激光一体机HP LaserJet 3392，获得了负责设备采购的张波律师关注。张波律师表示，无论从品牌知名度、价格、性能还是品质上来讲，都倾向于选择它——外观小巧，集合了打印、复印、扫描、传真和电子装订等多项功能于一身，并且在双面打印、双面复印及电子装订等功能上为用户带来了更多方便。

　　根据以往我们的对HP LaserJet 3392的了解，它采用了惠普“0”秒预热技术，无须等待即可开始打印，还可以节省预热阶段耗费的电量，长期使用下来可以为企业节省不少费用。而且，HP LaserJet 3392标配的自动双面打印和双面复印功能不但可以有效提升办公效率，还可以节省50% 的用纸量。这样一来，外出需要携带的文档比律师们以往所负重的减轻了一半；经过双面文印处理的卷宗和文书存档也将为律所节省一半的空间；节省50%的办公用纸，对于天和这样的律师事务所来说可以多达数吨，在耗材上节省的费用也不少。

　　除了传统意义上的打印、传真、扫描、复印等四项功能一体化，HP LJ 3392还独有PC传真功能。通过PC传真软件可以让律师们轻松通过网络发送和接收传真，不仅方便，保密性增强，而且也能减少一些原件的打印成本。

　　而通常在数十万的大型一体机上才会采用的电子装订器，也成为这款售价仅数千元的LaserJet 3392贴心设计。配有20页的电子装订器，在制作报告和法律文书时更加便捷，进一步提高了工作效率。

　　张波律师告诉我们：“从律所内部的各个部门到外部的来访客户、宾客，大家都对这种轻薄型多功能一体机给我们带来的效率提升和环境改善赞誉有加。事实证明，我们的选择为律所同事们带来了更好的办公体验。”

　　从天和律师事务所的实际情况来看，使用新型多功能一体机，让传统办公设备占用的大量空间得到释放。双面打印和双面复印功能令纸张的消耗量锐减，办公费用中这一项的支出明显减少。卷宗的厚度也得到了有效缩减，这不仅让经常需要外出的律师们满意，而且存放卷宗的档案柜也不再占据那么多的空间。

　　只有为用户创造价值才可能得到用户的喜爱，现在各大厂商推出了品种繁多的多功能一体机，并且挖空心思设计了许多新颖便利的功能。集众多优点于一身，难怪多功能一体机的市场越来越大。我们相信，在未来企业当中必定会更多的利用这些新技术产品，以改善办公环境，提高效率，压缩成本。