作者：刘小如

　　济南佳宝乳业有限公司(以下简称佳宝)的信息化建设有点与众不同，它既不是一把手工程，也没有专门的信息中心部门，却在信息化建设伊始就单刀直入地“杀”进了那些涉及许多人利益的部门。

　　需求带来责任

　　佳宝公司是集奶牛饲养、乳品加工销售、科研开发、水产经销、商业服务于一体的企业。为了提高企业竞争力，人员做了极大的精简，负责公司整个资金运转的财务部门只有4个人，工作量达到了极点——一年365天中有200多天都在加班，并且有时还感觉工作没有做到位。工作的责任感让财务部的负责人对工作方式产生了怀疑。

　　经过比较、调查，他们意识到要想解决目前劳动强度大、工作效率低的问题，必须搞会计电算化，走信息化管理的道路。1999年初，佳宝与浪潮通软合作，仅花2万元就实现了财务工作的信息化建设，带来的结果非常明显。拿财务部做报表来说，系统实施前财务部每月17号结账，次月10号交报表。上了财务系统后，结账时间改在了23号，5号就可以交报表了。财务系统的应用，不仅使大家从繁杂的工作中解脱出来了，也使财务工作细化、规范化了，实现了由粗放型管理向细化型管理的转变。

　　在财务信息化带来显著成效的同时，他们也发现基层部门有关数据不能迅速传给财务部、业务执行情况无法把握、无法及时发现管理中的漏洞等问题，这在很大程度上给财务负责人敲响了警钟，如果不把佳宝公司的相关部门及相关业务实施信息化，瓶颈会越来越明显，一定要把信息化在整个佳宝公司推下去。

　　责任创造方法

　　财务部与企管处、审计处等部门交流，同时还邀请所有管理人员一起参加相关的信息化培训课，三次交流以后，得到了领导的支持。大家也从思想上逐渐接受了信息化。他们在认真分析后决定从公司的生命线——销售公司(包括销售、库存、采购)这一部门下手。而领导也明确表态，对于信息化过程中的问题会积极解决，帮助实施小组克服困难。

　　当时的状况是，所有有经营业务的单位都会有不同程度的呆坏账问题。以前，销售人员往往先打白条来取货、发货，中间发生的退货、换货等环节无法详细记录。这样一旦出现问题，根本就不知道是那一环节造成的。销售公司是公司的生命，其业务状况在领导心中的位置很高，如果销售公司的信息化工作做好了，就会得到领导的支持，能为佳宝公司下一步的信息化建设打下基础，从而推动公司整体的信息化建设。

　　如何打胜这一仗？有三个要素，实施小组想得很明白。一是资金有保证。按照销售公司的需求，12万元左右就可以完成信息化建设。这笔钱，公司完全可以承担。二是做好人的工作。销售公司的信息化建设无形中会或多或少地影响到某些人的工作习惯。而面对领导、同事、员工这三个层次的人来说，采用不同的方法，确保信息化实施是关键所在。对上层领导，用事实说话，用成绩来证明行动；对同事，做思想工作，勾画美好前景；对销售公司的员工，借公司每年一次竞争上岗的计划及销售人员工作性质的特点，安排多时间段的培训，并有相关考核。第三个要素是找一个能提供全方位支持的IT厂商。佳宝并没有太多的信息化实施经验，对于IT技术知识掌握也不多，所以必须找到一个能支持多种服务且反应及时的IT厂商。在经过对多家IT厂商考察后，佳宝选择了浪潮通软。

　　这三个要素，是佳宝人在实施时摸索出来的方法，事实证明，效果明显。

　　方法与实践的较量

　　实践的过程，让全体成员得到了信心，也克服了难处。销售公司信息化的建设，在一定意义上改变了以前的业务流程，规范了管理。

　　对于不同的客户，系统有不同的处理方式。信誉好的单位，系统上有专门的模块来管理这些客户；对于有特殊申请的，如果得到领导批准，系统也可以灵活地处理。而对于那些私自做主把货赊给用户的销售人员有了极大的限制。因为，信息化的建设，规定了每个业务人员的信用限额，这使得销售人员必须把前一天的货款交上来，才能提今天的货，否则超过信用限额就开不出提货单。这样一来，不仅解决了呆坏账的问题，同时，利用计算机查询，对用户有了更清楚的认识，通过了解用户的购买量情况，可以更好地发展客户。

　　销售公司信息化的建设，使业务的每一环节都很清楚，清晰透明的销售数据让上层领导非常放心。呆坏账的解决，让实施小组成员得到了更多的信心与支持。而信息化带来的工作方式的改变，却不是一下子就可以让所有的人都能接受的。特别是在系统的实施前期，由于业务的特性与系统的通用性之间，需要一个磨合期，在这个时期，总是出现一些问题。这样一来，不但领导不理解，也引来了同级同事的不理解及个别员工的不配合。在这个磨合期如何来抵挡住来自各方的压力，让相关人员配合业务把信息系统运用起来，这又是一大挑战。因为有些人员往往以此为借口，反映信息系统的种种不好，哪怕最后把信息系统调整到了最佳，而没能应用起来，这也是最大的失败。这时所有小组成员心里很明白，除了强化实施设计好的方法，还必须随时接受新的问题，把握好原则。

　　经过半年的实施，销售公司的信息系统现在已正常运转了。下一步的信息化建设，就是要在全公司来推广，最终实现资源共享。销售公司这道难关都过了，还怕什么？所以对以后的信息化建设，实施小组有了更大的信心。佳宝公司发展速度很快，目前已成立专门的信息部门，由专人负责，不管有多大困难，一定要把这件事推广下去，使佳宝的信息化建设与未来投资5亿元的佳宝工业园相匹配。

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