文/魏玲

　　在实际工作中，如果编辑几十、几百份格式一致，数据字段相同，但数据内容不同，且每条记录单独成文、大量单独填写的文件，如邮件信封、工资单、人事简历表等，常常使人感到头疼，这时若采用Word的邮件合并功能就可以方便快捷地解决问题。

　　现以编辑成绩通知单为例，利用一个已经建立好的Excel表格数据，表中有单位、姓名、准考证号、理论考试成绩、上机考试成绩及计算出的总成绩，说明具体操作步骤。

　　第一步：主文档操作

　　1. 单击“工具”菜单中的“邮件合并”命令，可打开“邮件合并帮助器”对话框，单击“1主文档”项中的[创建]按钮，在下拉列表中选择需创建的主文档类型。如图1所示。

图1

　　2.在出现的提示对话框中，单击[新建主文档]按钮。若单击[活动窗口]按钮，则使用当前文档作为主文档；若单击[新建主文档]按钮，则新建成立一个主文档。

　　3.在“邮件合并帮助器”对话框的“1 主文档”项中则会增加一个[编辑]按钮，单击它，在下拉列表中选择需编辑的主文档名。

　　4.在主文档中输入文字、图形等，并设置格式。主文档是将要生成的多个合并文档中的内容相同的部分。如图2所示。

图2