文/三月阳光

　　7、要是大家要对生成的的索引格式进行编辑调整的话，就可在索引对话框中对有关内容进行选择、自定义或更改。通过选择相应的标签选项，选择不同的索引格式；

　　8、倘若大家要将@、＊、￥之类的特殊符号标记为索引项的话，那么首先选定文档中的单个符号，接着执行索引命令，在随后打开的对话框中，将“主索引项”框选中，然后随此符号键入“;#”字符，最后用鼠标单击“标记”按钮；

　　9、在进行编制索引时，Word XP会将符号放在索引的开始部分；要是所选索引格式包含用于字母组的标题，那么符号将归为一组，放在数字标志#标题之下；大家既可以删除该数字符号，也可用“符号”等其他标题来替换它；

　　10、倘若进行了索引操作后，突然又对文档的内容进行了修改，那么以前的原索引就不准确了，此时大家需要更新索引，具体的方法是在要更新的索引中单击鼠标，再按下键盘上的F9键，这样就能完成更新索引了，不过大家要注意的是以前的索引或添加的格式就会消失了；

　　11、倘若大家遇到索引的页码与文档中的页码不相符的情况时，可以用鼠标单击索引后，再直接按键盘上的F9键，程序就能自动对其进行更新；

　　12、要是进行了索引之后，文档中显示XE或TA域等的隐藏文字的话，那么大家可以单击工具栏中的“显示/隐藏”按钮来将它隐藏起来，再进行更新索引操作；要是文档包含以隐藏文字格式出现的分节符或分页符的话，那么大家可以删除隐藏文字格式，再进行更新索引操作。

　　四、巧用播放功能来欣赏MP3音乐

　　不知大家有没有使用过Word XP程序的播放功能来欣赏过MP3音乐？相信许多人不要说使用这个功能呢，就连Word XP程序能播放音乐也感到好奇！其实大家只要利用Word XP插入对象功能和自动更正功能，就能巧妙实现在Word XP程序中快速播放MP3音乐的目的：

　　1、在Word XP的程序界面中，大家可以在菜单栏中用鼠标单击“插入”菜单项，从打开的下拉菜单中依次执行“对象”/“由文件创建”/“浏览”命令，然后在打开的文件选择对话框中，选中需要欣赏的一首MP3音乐；

　　2、同时用鼠标选中“链接到文件”和“显示为图标”这两个选项，然后再用鼠标选中插入的图标；

　　3、返回到Word XP程序主程序界面上，用鼠标依次执行“工具”/“自动更正”命令，在随后打开的设置框中，大家可以设置图标的替换词，例如“同一首歌”；

　　4、完成上面的设置后，大家只要输入“同一首歌”时，Word XP程序就能自动插入MP3音乐的链接图标，此后大家只要用鼠标双击对应的图标，就能欣赏到美妙的音乐声音了。

　　五、巧用断字功能实现美观排版

　　所谓断字功能其实就是以连字符的方式，来将单词从自动换行的位置处断开，从而达到排版美观的目的。一般来说，许多人为了美观排版常常将段落的对齐方式设置为两端对齐方式，此时要是在某行的结尾有一个词特别长，而在这一行中显示不下的话，Word XP程序就会自动把这个单词移动到下一行中去显示，这样一来，就会出现文档中有些行的文字间距过太，从而影响了排版的美观，为此大家可以利用断字功能来解决这个难题：

　　1、在Word XP程序界面中，用鼠标单击“工具”菜单中的“语言”选项，选中“断字”标签，打开“断字”标签页面，用鼠标选中“自动断字”选项；

　　2、接着在这个标签页面的“断字区”设置栏中，输入除右页边距之外一行中的最后一个单词右边的空白间距的最大量，再在“连续断字次数限为”框中设置最多允许连续几行以连字符结尾；

　　3、除了自动断字功能外，Word XP程序还允许大家用手工方式来断字；在“断字”标签页面中单击“人工”按钮，这样程序会寻找所有可以断字的地方，并自动在可以设置断字的地方预先加上连字符，鼠标指针闪动的地方是程序缺省的断字位置；

　　4、要是大家单击“是”按钮的话，就表示接受程序缺省的断字位置，对于有多个可以断字位置的单词，将鼠标移动到任意连字符的位置处，再单击“是”按钮，就能在该连字符处设置断字；

　　5、要是有哪些地方不想设置断字的话，那么大家可将鼠标定位在这个段落中，然后打开“段落”设置对话框，用鼠标单击“换行和分页”标签，在随后的标签页面中将“取消断字”选项选中，最后单击“确定”按钮，就能将对应段落的断字设置取消。

　　六、巧用压缩功能来减少图象尺寸

　　在日常的处理和编辑信息过程中，大家经常要使用压缩工具对文件或文件夹进行压缩以便获得更多的可用磁盘空间。但是如果大家手头上没有什么压缩工具，能不能进行一些相关的压缩操作呢？答案当然是肯定的，在这里笔者就以Word XP压缩图象为例来谈谈如何在没有专用压缩工具的情况，对处理对象进行压缩操作。

　　一般我们在制作个人主页时，常常需要将图片保存为JPG或GIF格式，如果图象尺寸很大的话，我们还需要借助专门的图象软件来编辑，以便减小图象文件尺寸，从而可以让图象在网上容易下载显示。虽然现在有很多图象工具软件能实现此功能，但如果大家手头恰好没有这类图象编辑软件的话，笔者建议大家不必千方百计去找了，因为Word XP就能很出色地完成任务。经过实践总结，笔者发现Word XP本身对图象就有着极佳的压缩效果。不过这种压缩不同于压缩软件的压缩，笔者所说的“压缩”在这里只是指通过合理的处理图象，来能达到减少图象占用系统空间的目的，下面就是其具体的操作步骤：

　　1、如果大家需要在Word XP的文档中插入图象的话，一般人都喜欢将事先保存在粘贴板上的图片直接粘贴到文档的指定部分，但这样做将使普通文档的容量变得很大。合理的方法应该是先将粘贴板中的图片，粘贴到Windows的“画笔”程序中，然后将这个图象保存为一个BMP格式的文档；

　　2、接着在需要插入指定图象的Word XP文档中，将鼠标移动到指定位置处，然后再单击菜单栏中的“插入”菜单项，从弹出的下拉菜单中选择“图片”菜单项，再从随后弹出的快捷菜单中选择“来自文件”命令，并在弹出的文件选择对话框中找到上面保存好的BMP文档，最后单击确定按钮就可以将指定图象插入到相应的位置了；

　　3、保存上面的Word XP文档后，笔者查看了生成后的文件容量大小，发现这种向文档中插入图象文件的操作竟然比直接通过粘贴板将图片插入到文档后所生成的文档尺寸小多了，从这种意义上来说，我们显然已经达到了压缩文档容量的目的；

　　4、如果我们还想继续减小通过上面步骤产生的文档容量的大小的话，还可以在这个文档中，单击菜单栏中的“编辑”命令，随后从弹出的下拉菜单中选择“全选”菜单项，这样Word XP程序就会自动选中该文档中图象和文字，此时大家再单击一下“编辑”菜单下的“复制”命令；

　　5、然后在Word XP的主程序界面中，单击“文件”菜单项下面的“新建”命令，来重新建立一个空白文档，接着用鼠标右键单击文档的空白处，从弹出的右键菜单中选择“粘贴”命令，来将刚才复制的内容拷贝到新文档中，最后再把新生成的文档进行保存，保存结束，再检查新生成的文档尺寸又比第三步生成的文档尺寸减少了一些。(完)