文/韩黎

　　星期一一上班，小李办公室的电话就响个不停：8点要参加一个重要会议，星期三之前要上交一份汇报材料，下午到某基层单位考察，而小李自己的事情也不少：中午需要参加同学的婚宴，晚上要给PLMM过生日……不过小李一点都不着急，他只是启动Outlook2002，将所有的任务都在“约会”中进行设置，每一项工作便都一目了然，而小李，早就悠然自得地 喝茶看报纸去了——因为在做每一项工作之前，电脑都会通过悦耳的铃声提醒他，让他随时从容应对。

　　这就是Outlook2002提供的一项新功能，对约会任务进行分级管理。它提供了十种颜色(即标签)，对各种约会予以区分，给我们要做的各项工作分出轻重缓急，便于作相应处理。这样，我们便可以对一些重要事务率先处理，免得到时候手忙脚乱。

　　让我们看看小李是怎么做的：启动Microsoft Outlook2002，选择“文件/新建/约会”，启动“约会”任务，先把参加会议的约会写进去，在“主题”中输入“参加重要会议”，在“地点”中输入“五楼会议室”，将开始时间分别设定为8:00和9:30，在“提醒”一栏中，你可以设置成提前15分钟提醒你。时间显示分为忙、闲、暂定、外出四种状态，这项功能实质上是让别人查看自己的活动情况的，如果设定为“忙”或“外出”，那么其他人查看你的“日历”时则显示为不可用，也就暂时不会找你或给你安排任务；如果设定为“闲”或“暂定”，那么其他人查看你的“日历”时则显示为可用。标签栏中共有重要、商务、必须出席、需要准备、生日、纪念日等十种标签供你选择，分别配以不同的颜色，代表不同的状态，小李选择的是“必须出席”标签(如图1)。

　　这样，第一项任务便完成了，点击“保存并关闭”按钮，即可把该内容保存到“日历”中，之后，依次将其他几项任务也输入到“约会”中。需要说明的是，如果属于个人范畴的约会，如参加婚宴、生日，你还可以选中右下方“私人性质”栏的复选框，这样别人就无法看到你的私人信息了。

　　好了，所有约会任务设定完毕，到“日历”栏中看一下，是不是一目了然(如图2)？这样，不论有多少应酬和应急性事务需要处理，我们都可以从容应对，再也不会把自己忙得焦头烂额了。