文/老汪

　　又到年终岁末，汇总、统计、分析工作相当繁重，销售人员会考虑今年的销售、支出是否平衡，盈利了还是亏损了；市场人员同样会统计今年的市场费用到底如何了？是否达到应有的效果，即便是家庭主妇可能也要拿出小账本，细心盘算每个月的钱都花在哪里了？最近，新推出的一款国产办公软件——永中Office恰好具备这方面的功能，可以轻松地完成年终总结工作。

　　永中Office把与时间有关的一些财会应用称为“时间序列应用”，可以帮助用户快速建立复杂的管理统计分析。我们来做一个公司2002年销售表（如图1），具体步骤如下：

　　定义字段

　　选择菜单中数据时间序列定义字段对话框，在字段名中输入“期初余额”，然后点击[添加]按钮（如图2）。设置字段属性，点击[添加]按钮。

　　照此方法完成“收入、支出、期末余额”的定义。期末余额需要选择公式，可以点击[字段公式框有变]的按钮，弹出公式生成器对话框；也可以在函数中选择时间序列，然后选择Lag，完成函数Lag(期末余额，-1)。

　　可以看到财务上经常用到的销售额、成本、毛利等有了意义明确的公式，如“期末余额+收入-支出=期初余额”，这样的表示方法比“A1-B2”要清楚明了许多。

　　定义基本期间

　　定义完字段后来定义基本期间。如果我们想做年度报表，只需对每个月、每个季度的情况做一个汇总，那么可选择基本期间为“月”或者“季”，如果我们希望对每一天、每一周的情况都熟稔于心，那么不妨将基本期间定义为“日”或者“周”，方法很简单：

　　选择菜单中的数据时间序列定义基本期间对话框，弹出定义基本期间对话框（如图3）。选择基本期间类型，天、周、月、季、年或期间，设置基本期间数目，即具体想要多长时间的，三个月还是半年、一年。输入起始日期，点击[确定]按钮。

　　定义加总期间

　　进行到这一步，也许有人会说，我需要在年度报表中看出每个季度的情况，有没有简单的办法，让我不用通过分类汇总等等办法，同样可以得到结果（如图4）。

　　选择菜单中数据时间序列定义加总期间，可以定义基本类型，如天、周、季以及时间长度和起始日期。

　　公司2002年销售表清楚的展现在眼前（如图5），月度、季度、年度报告信手拈来，一目了然。

　　如果这时候你的老板一纸令下，把前两年的情况一并汇总上来，比较一下今年的经营状况，怎么办？按照前面教的方法再重新来一遍，然后把两个表格贴到一块，汇总一下，常规方法大概如此。但是用永中Office大可不必这样麻烦，你只要输入相关得数据，一张无限扩充的表便瞬间而成（如图6）。

　　选择菜单中数据时间序列重新定义基本期间，将原有的12个月改成24个月或者36个月。打开菜单中数据时间序列重新定义加总期间，将季度或年度汇总放在前方表格之后。

　　只要你的数据足够多，手头的表格便可无限扩展而来，它大得甚至超出了你的想象。

　　如果领导工作繁忙，没有时间看如此庞杂的报表，让你用简单的文字表述一下，匆忙之间最容易出差错。有没有更好的办法，让文字与数据同步，在一个文件中既保存文字又保留数据呢（如图7）？

　　电子表格中瑞德公司2001年1~3月，期末余额=期初余额+收入-支出。在文字处理中引用了三个月的期末余额。复制三个月的期末余额，然后粘贴链接到文字处理中。当单元格F5中的收入发生改变后，相应的单元格F7中的期末余额也发生改变。这时文字处理中引用的数值也随之改变了（如图8）。

　　使用永中Office ，你不用再担心数据链接是否正确。因为采用粘贴链接而形成的数据文件小而紧凑，即便打开一个含有大量链接的文件所用的时间也非常少。更重要的是永中Office保证了数据链接的一致性和完整性。

　　有了这样的功能，你的年终汇报是否可以轻松一点呢？