文/屠志成

　　中考已经结束了，高考也已经开始，等考试成绩和录取通知单下来之后，各个学校又要给录取的学生发“喜报”了。对于一个比较大的学校来说，“喜报”的填写是一个费神费力的事情，但是你要是有了Word，“喜报”的批量制作将变得非常轻松，跟我来吧。

　　制作“喜报”模板

　　1、设置页面：打开Word，新建一空白文档，将页面设置为16开横向，手工调整页边距至合适的位置。

　　2、插入文本框：为了使“喜报”上的文字位置更容易控制，我们使用了几个文本框。先插入一个和页边距大小相等的横排的文本框，单击右键，把叠放次序设为置于底层。然后在这个文本框内再插入三个分别对应于“喜报”的称呼、正文、署名的文本框。

　　3、添加文字：在三个小的文本框内分别输入“喜报”的固定内容，有变化的内容(如学生姓名、考试成绩、录取学校等)则不输入，然后设置好字体、字号、间距、行距等。

　　4、组合文本框：由于使用了几个文本框，几个内容在页面上的位置和它们之间的相对位置就比较好确定，但是这些文本框都带有黑实线，不美观，需要做一些设置。

　　先调整文本框的位置和大小，使它们在页面上搭配合理，框内的文字能正确显示(要考虑给插入的数据留下位置)。然后移动光标到每个文本框的边框上，当光标变成十字箭头时，单击右键，在右键菜单中选择“设置文本框格式”，在“颜色和线条”选项卡中，把填充的透明度设为“100%”，线条颜色设为“无线条色”。最后单击某一个文本框，再按住“Ctrl”键单击其他文本框，全选后点右键，选择“组合”，这样4个文本框就组合成为一个整体了，以后不会再出现错位的情况了(如图1)。

图1

　　5、修饰页面：从格式菜单中选择“边框和底纹”，切换到“页面边框”选项卡，在“设置”中选中“方框”，在“线型→艺术型”下拉列表中选择合适的图案并根据需要调整其宽度，在右边的预览窗口中便可以看到效果了(如图2)。

图2

　　建立“喜报”数据

　　打开Excel，在表格的第一行连续输入“姓名”、“成绩”、“录取学校”等字段，然后每行输入一个学生的相关数据，完成后保存。

　　进行邮件合并

　　1、设置类型：打开“喜报”模板，单击“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”，在工具栏上单击[设置文档类型]按钮，选择“信函”(如图3所示)。

图3

　　2、打开数据源：单击[打开数据源]按钮，找到并打开刚才建立的“喜报数据”，选择“Sheet1”(如图4)。

图4

　　3、插入域：把光标移到“学生家长”前，单击[插入域]按钮，选择插入“姓名”，用同样的方法在“分”前和“录取”前插入“成绩”和“录取学校”(如图5)。

图5

　　4、查看合并数据：单击[查看合并数据]按钮，“喜报”上将显示第一个学生的信息，我们可以通过点击“首记录”、“上一记录”、“下一记录”、“尾记录”各项来查看各个学生的信息。

　　打印“喜报”成品

　　1、合并到新文档：单击[合并到新文档]按钮，将打开“合并到新文档”对话框，在“合并记录”中可以选择“全部”、“当前记录”、“从……到……”几种合并方式，一个学生的“喜报”占一个页面，这样我们可以像打印普通文档一样分页打印这些“喜报”。

　　2、合并到打印机：单击[合并到打印机]按钮，将打开“合并到打印机”对话框，在“打印记录”中也可以选择“全部”、“当前记录”、“从……到……”几种打印方式。怎么打印，由你决定了(如图6)。

图6

　　至此，你的“喜报”工厂已出色地完成了“批量生产”的任务，赶快把“喜报”送出去吧，别忘了把模板另存一份，以后每年可都能用得着哟！

　　(责任编辑冲锋队)