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修订公文有妙招 Word审阅功能应用一例

http://www.sina.com.cn 2002/06/04 14:16 赛迪网--中国电脑教育报

  文/温传伟

  一日,学校急需修订讨论一份材料,可打印机偏偏又罢工了,若到外面去打印,一是往返距离较远,另一个原因可是比较麻烦:花钱的事可要经过申请、批示、签字、报销等手续呀……,看着头儿为难的样子,我顺口说了一句,可以进行网上修订呀,说干就干,我们赶紧召集参与修订的人员做了详细的讨论,下面是我们总结出来的方法,实现的效果还真不错,今天也让大家分享一下吧。

  现在许多学校都建立了校园网,并安装了相应的校园网配套应用软件,在信息共享、交流等方面效果很好,但在某些方面的应用还不成熟,有待完善。如对于制定的文件、计划、规章制度等的批注和修订,就解决的不好,就说我们学校吧,刚刚我们讨论的问题以前就不能完全在校园网上完成,其实若将校园网的文件共享功能和Word的审阅功能结合起来使用,不失为一种较好的解决方法。

  起草

  由起草者写出草稿后,在办公室微机上将草稿设置为完全共享(一定要设置密码),并通知审阅者,告知共享的文件夹名称及密码,限定在一定时间内审阅完毕。

  审阅

  审阅者通过“网上邻居”找到起草者建立的文档后,直接在起草者的微机上打开Word文档,开始审阅。利用Word中的审阅功能,可以在不修改原稿的情况下对文件进行建议性审阅,而且可以多人对一个文件加入不同的批注,最后由文件起草者统一阅读批注,考虑审阅者需要对文件进行修改,对于审阅的材料可以保存为不同的版本从而多次进行修改、讨论,这样可以通过校园网将文件修订完毕,最后一次性打印出来即可。这样大大减少了文件修改的工作量,缩短了审阅周期,提高了工作效率,节约了办公经费。下面是一些具体的操作步骤:

  1、如果没有打开审阅工具条,请在工具栏上右键单击,选中“审阅”,打开“审阅”工具条(如图1)。

  2、如果对文档中的某一部分有不同看法,先单击“审阅”工具栏上的[突出显示]按钮,光标变为笔的形状,然后用“笔”画过要突出显示的文字,完成后,再单击[突出显示]按钮,光标还原。突出显示某些字后,这些字就有了背景颜色,默认的背景颜色为黄色,当然也可以自己设定。


图1

  3、将有问题的文字突出显示后,可以插入“批注”进行说明,将光标定位于要插入批注的地方,单击[插入批注]按钮,在文档下方打开一个插入批注窗口,输入需要批注的内容后单击[关闭]按钮后完成(如图2)。


图2

  4、审阅文件时,如果想直接在原文件上修改,就单击[修订]按钮,进入修订状态,这时对文件的修改被记录下来。如果键入新的文字,它将被加上下画线以标明是添加的文字,如果删除了一段文字,这些文字也不会在文件中消失,它将被设置成中画线以标明是一个建议的删除。文件被修订后,修订的文字显示不同的颜色,光标移到上面时,会显示出修订者的姓名和修订时间等。

  5、审阅者审阅完毕,保存文件后关闭退出即可,下一个审阅者可继续打开文件进行审阅。如果两个审阅者“撞车”,同时要打开文件进行审阅呢?这不用担心,后来者是不能打开已打开的文件的(此时会有提示出现),他只能以副本的形式打开,不会干扰先到者的工作的。

  定稿

  所有审阅者审阅完毕后,定稿者就可以开始工作了。定稿者在审阅加入批注的内容时,只要将光标移到突出显示的文字上,在文字上就会自动显示出加入的批注和加入者的姓名。如果要阅读下一个批注,只要单击[下一批注]按钮,光标就会自动跳到下一批注处。如果要删除阅读过的批注,只要将光标移到突出显示文字处,单击[删除批注]按钮即可。

  定稿者在审阅修订内容时,将光标移到修订处,根据需要来决定是“接收修订”还是“拒绝修订”。如果同意修订者的建议,就单击工具栏上的[接收修订]按钮,修订的内容就生效了,新添加的内容会变成文件的一部分,删除的文字会真的被删除。如果感觉修订的部分价值不大,就单击工具栏的[拒绝接收]按钮,修订的文字不见了,而单击工具栏上的相应按钮,可以查看“前一处”或“下一处”的修订。

  对于修订的文件,可以单击工具栏上的[保存版本]按钮,保存为不同的版本,供审阅者继续审阅、讨论、修订,直至最后定稿。

  使用此方法,整个审阅过程都是在网上进行的,不需将文档打印出来再修改,既提高了工作效率,又节约了办公经费,何乐而不为呢?


  


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