文/X.P.

　　你需要整理你的电子邮件收件箱吗？运用这些Outlook的技巧快速清除你的收件箱 。

　　和纸写信件一样，你刚好也想为今后的不时之备而保存归档一些电子邮件。Outlook给你一种方式，能够自动将收到的邮件移动到另一个文件夹以致这些邮件不会散乱到你的收件箱中。

　　你也可以在一封封的基础上移动邮件。手工移动操作可以通过常用的拖拽方法实现，点击一封邮件并将其拖入目标文件夹。如果你建立了多个文件夹，在全部的文件夹中找到你需要的那个可能会非常杂乱。

　　工具栏上的组织按钮下有可选项。它会打开带有移动单一邮件或建立规则的选项的组织面板。

　　你可以从面板顶部标有“将下面选择的邮件移动到…”位置只移动加亮显示的邮件。下拉列表显示最近使用的文件夹，因此选择你想应用的文件夹变得更加容易。如果所需文件夹一直到列表最底端没有显示，选择“其他文件夹”查看常用选择的文件夹对话框。

　　逐一移动电子邮件消息对于在你阅读邮件之后将其归档也是相当有用的。

　　还有一种自动方式，即在邮件抵达系统时就移动到适当文件夹。Outlook称之为“规则”，它包括一定的方法，你运用该方法设定一些特性搜索收入的邮件，然后按此进行操作。

　　通常情况，规则是建立在邮件的发件人或主题包含的内容的基础之上。建立一条规则最简单的方法就是使用已经在你的收件箱中的邮件作为例子。加亮一封邮件，然后点击组织按钮。在组织面板的第二部分填满了来自加亮邮件的一些细则。此缩略选项部分允许你根据该邮件的发送方或接收方选择移动邮件。“发件人”选项是最常用的。Outlook为你插入发件人的名字，但是你可能想要编辑此部分。大多数的人在他们的邮件中就是使用他们的名字直接转发“发件人”部分。但是其他人会加入他们的电子邮件地址或他们的名字及公司的组合部分。由于这些其他的组合部分，即使是最微小的变化都可能不会触发规则。例如，一封来自“Fred Dagg, Sales Manager”的邮件，Fred在后来修改为“Fred Dagg, Sales Supremo”就不会再激活规则。但是如果你缩短原来的规则为仅搜索“Fred Dagg”，那么它就不会考虑工作抬头的变化而可以继续起作用。

　　至于带有颜色的邮件，组织面板只会为移动邮件准备一些相当基本的选项。要获取全部的规则选项，点击“规则向导”，在此你可以看到全部存在的规则，编辑它们，并且新建规则。

　　Outlook的组织面板的一部分是所谓的垃圾邮件部分。

　　垃圾邮件分为普通的垃圾邮件和成人内容两种。你可以按照不同的方式分别对待每一类的电子邮件。你还可以在你的收件箱中给电子邮件添加颜色或将其移动到其他的文件夹。最有可能的是你想移动它，但是我建议你尝试一下首先加颜色——我过会将解释原因。要移动邮件，使用下拉列表修改“颜色”为“移动”，随后使用右手侧的列表选择你想将它们移动至哪个文件夹。Outlook提供一个称作“垃圾邮件”的文件夹，已删除邮件文件夹或者你可以选择其他的文件夹。不要选择已删除邮件文件夹。为什么所有人对于垃圾邮件过滤器都如此谨慎呢？当然，一种处理讨厌的电子邮件的方式是不错的主意？如果规则可靠地运行将是不错的主意，但实际并非如此。

　　垃圾邮件和成人邮件规则都基于识别不适当的发件人并且搜索关键字的基础。英文还没有其他的方式能够识别这样的邮件，目前这还是最好的方法，但它还是有缺陷。

　　在搜索垃圾邮件时，Outlook能够并且几乎确实地将错误添加颜色或移动你实际需要的邮件。如果它有一个或多个关键字，那么她就被称为垃圾，不管你是否喜欢。

　　因此，不要信任Outlook的垃圾邮件系统到立刻删除邮件的程度，要么给它们添加颜色，要么移动到垃圾邮件文件夹，然后等你空闲的时候再检查它们是否有用。